Penjelasan Lengkap Manajemen Organisasi ( Makalah )

BAB I
PENDAHULUAN

Manajemen organisasi adalah cabang ilmu manajemen yang fokus mempelajari proses pengorganisasian dari proses perencanaan hingga pelaksanaan dan pengendalian (kontrol), serta memimpin setiap sumber daya yang ada pada suatu organisasi dengan tujuan untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.

Dalam suatu organisasi, baik organisasi profit maupun non profit pastilah memiliki tujuan-tujuan yang ingin dicapai. Mustahil tujuan tersebut bisa dicapai jika tidak ada manajemen organisasi yang baik dalam organisasi tersebut. Manajemen organisasi ini berkaitan erat dengan manajemen sumber daya manusia. Karena dalam organisasi obyek utamanya adalah manusia-manusia yang ada didalamnya.

Jadi, fokus pada manajemen organisasi ini pada manusianya, kemudian baru pada elemen-elemen pendukungnya.
Salah satu point penting di dalam manajemen adalah mengenai fungsi dari manajemen tersebut, dan pada kesempatan ini penulis akan memberikan penjelasan lengkap tentang manajemen yang sudah penulis rangkai di dalam bab pembahasan.

PERMASALAHAN

A. Pengertian Manajemen?
B. Prinsip-prinsip manajemen?
C. Fungsi-fungsi manajemen?
D. Tingkatan manajemen?
E. Keterampilan yang harus dimiliki manajemen?

BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Manajemen

Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Istilah manajemen memiliki berbagai pengertian. Secara universal manajemen adalah penggunaan sumberdaya organisasi utk mencapai sasaran dan kinerja yg tinggi dalam berbagai tipe organisasi profit maupun non profit.

Secara bahasa atau etimologi manajemen disadur dari bahasa Perancis Kuno yaitu ménagement yang artinya adalah seni melaksanakan serta mengatur. Dari asal usul katanya saja sudah dapat kita terka bahwa sebenarnya manajemen adalah sebuah seni. Mengapa seni? Simple, karena jika kita sudah memasuki dunia manajemen maka kita akan menemukan keindahannya. Bukankah seni itu indah?

Lalu dimana letak keindahannya? Memang, seni itu relatif. Tapi kita memiliki asumsi yang sama bahwa apapun yang teratur, rapi, dan terstruktur itu indah. Sebagai contoh sederhananya saja adalah ranting pohon.

Ranting pohon itu menjalar tumbuh tidak teratur, tetapi ketidak teraturannya itu teratur sehingga tercipta suatu keindahan. Contoh lainnya adalah corak batik. Kebanyakan corak batik itu “hanya” seperti goresan gambar yang tak berpola. Tetapi, ketidak teraturan dalam corak batik itu teratur sehingga terbentuklah suatu keindahan atau “seni”.

Lalu apa hubungannya dengan manajemen? Ingat definisi diatas, manajemen itu bertujuan untuk mengatur. Logikanya manajemen ada untuk mengatur sesuatu yang belum teratur. Ataupun mencari keteraturan dalam suatu ketidak teraturan sehingga terciptanya sebuah pola yang baru.

B. Prinsip-Prinsip Manajemen

Prinsip manajemen adalah dasar-dasar atau pedoman kerja yang bersifat pokok yang tidak boleh diabaikan oleh setiap manajer/pimpinan. Dalam prakteknya harus diusahakan agar prinsip-prinsip manajemen ini hendaknya tidak kaku, melainkan harus luwes, yaitu bisa saja diubah-ubah sesuai dengan kebutuhan. Prinsip-prinsip manajemen terdiri atas :

1. Pembagian kerja yang berimbang.

Dalam membagi-bagikan tugas dan jenisnya kepada semua kerabat kerja, seorang manajer hendaknya bersifat adil, yaitu harus bersikap sama baik dan memberikan beban kerja yang berimbang.

1. Pemberian kewenangan

Pemberian kewenangan dan rasa tanggung jawab yang tegas dan jelas Setiap kerabat kerja atau karyawan hendaknya diberi wewenang sepenuhnya untuk melaksanakan tugasnya dengan baik dan mempertanggung jawabkannya kepada atasan secara langsung.

1. Disiplin

Disiplin adalah kesedian untuk melakukan usaha atau kegiatan nyata (bekerja sesuai dengan jenis pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya) berdasarkan rencana, peraturan dan waktu (waktu kerja) yang telah ditetapkan.

1. Kesatuan perintah

Setiap karyawan atau kerabat kerja hendaknya hanya menerima satu jenis perintah dari seorang atasan langsung (mandor/kepala seksi/kepala bagian), bukan dari beberapa orang yang sama-sama merasa menjadi atasan para karyawan/kerabat kerja tersebut.

1. Kesatuan arah

Kegiatan hendaknya mempunyai tujuan yang sama dan dipimpin oleh seorang atasan langsung serta didasarkan pada rencana kerja yang sama (satu tujuan, satu rencana, dan satu pimpinan)

C. Fungsi-Fungsi Manajemen

Manajemen oleh para penulis dibagi atas beberapa fungsi, pembangian fungsi-fungsi manajemen ini tujuannya adalah:

1. Supaya sistematika urutan pembahasannya lebih teratur
2. Agar analisis pembahasannya lebih mudah dan lebih mendalam
3. Untuk menjadi pedoman pelaksanaan proses manajemen bagi manajer.

Fungsi-fungsi manajemen adalah serangkaian kegiatan yang dijalankan dalam manajemen berdasarkan fungsinya masing-masing dan mengikuti satu tahapan-tahapan tertentu dalam pelaksanaannya. Fungsi-fungsi manajemen, sebagaimana diterangkan oleh Nickels, McHug and McHugh (1997), terdiri dari empat fungsi, yaitu:

a. Perencanaan

Perencanaan atau Planning, yaitu proses yang menyangkut upaya yang dilaku-kan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi. Di antara kecenderungan dunia bisnis sekarang, misalnya, bagaimana merencanakan bisnis yang ramah lingkungan, bagaimana merancang organisasi bisnis yang mampu bersaing dalam persaingan global, dan lain sebagainya.

b. Pengorganisasian

Pengorganisasian atau Organizing, yaitu proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang cepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan bisa memastikan bahwa semua pihak dalam orga¬nisasi bisa bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi.

c. Pengimplementasian

Pengimplementasian atau Directing, yaitu proses implementasi program agar bisa dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktivitas yang tinggi.

d. Pengendalian

Pengendalian dan Pengawasan arau Controlling, yaitu proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, di¬organisasikan, dan diimplementasikan bisa berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.

Banyak ahli yang berbeda pandangan mengenai fungsi manajemen akan tetapi esensinya tetap sama, bahwa:

1. Manajemen terdiri dari berbagai proses yang terdiri dari tahapan-tahapan tertentu yang berfungsi untuk mencapai tujuan organisasi.

2. Setiap tahapan memiliki keterkaitan satu sama lain dalam pencapaian tujuan organisasi

Secara diagramatis, jika kita kaitkan antara tujuan organisasi (yang harus dicapai secara efektif dan efisien) dan sumber-sumber daya organsaisi dengan fungsi-fungsi manajemen yang baru saja diterangkan, maka dapat dilihat pada Gambar berikut ini:

Gambar tersebut menerangkan bahwa fungsi-fungsi manajemen diperlukan agar keseluruhan sumber daya organisasi dapat dikelola dan dipergunakan secara efektif dan efisien sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.

Kegiatan-kegiatan dalam fungsi menajamen

• Fungsi Perencanaan (Planning)

a. Menetapkan tujuan dan target bisnis
b. Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut
c. Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan
d. Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis

• Fungsi Pengorganisasian (Organizing)

a. Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan amenetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan
b. Menetapkan struktur ornganisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab
c. Kegiatna perekrutan, penyeleksian, pelatihan, dan pengembangan sumber daya mansuia/tenaga kerja
d. Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat

• Fungsi pengimplementasian (Directing)

a. Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan
b. Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan menjelaskan kebijakan yagn ditetapkan

• Fungsi Pengawasan (Controlling)

a. Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah diretapkan
b. Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan
c. Melakukan berbagai alternatif solusi atas bnerbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis.

D. Tingkatan Manajemen

Tingkatan manajemen pada suatu organisasi atau perusahaan dikelompokkan pada 3 tingkatan manajemen yang berbeda yaitu:

1. Manajemen Lini Pertama (first-line management)

Tingkatan manajemen lini pertama merupakan tingkatan manajemen paling bawah pada sebuah organisasi yang bertugas untuk memimpin dan mengkontrol pekerja non manajerial pada sebuah organisasi atau perusahaan. Tingkatan pada manajemen ini tidak membawahi tingkatan manajemen yang lainnya.

Manajemen ini disebut juga sebagai manajemen operasional yang terlibat secara langsung pada proses produksi dan bertanggung jawab untuk menyelesaikan berbagai rencana yang telah ditentukan oleh tingkatan manajemen yang lebih tinggi. Tingkatan manajemen awal ini dipilih oleh manajemen level menengah. Diantara keahlian yang utama dibutuhkan adalah keahlian komunikasi, pengambilan keputusan, manajemen waktu dan teknikal.

Beberapa contoh tingkatan manajemen lini pertama adalah penyelia (supervisor) atau pengawas, manajer lokasi, manajer perkantoran, manajer departemen, manajer shift, atau mandor.

Manajemen tingkat awal memiliki berbagai kegiatan yang harus dilakukan seperti :

• Memerlukan ketrampilan teknis (keahlian yang mencakup prosedur teknis, pengetahuan dan keahlian dalam bidang khusus) dan kemampuan komunikasi yang baik.
• Menyusun perencanaan jangka pendek (harian, mingguan dan bulanan).
• Mengarahkan sejumlah karyawan yang berada di bawah komandonya.
• Memberikan informasi terkait keputusan yang diambil oleh manajemen kepada para karyawan dan memberikan informasi terkait kinerja, hambatan, kesulitan dan tuntutan dari para karyawan kepada manajemen yang lebih tinggi.
• Menjaga hubungan baik antara manajemen tingkat menengah dan para karyawan.
• Bertanggung jawab dan memberikan laporan secara langsung kepada manajemen level menengah.

1. Manajemen Tingkat Menengah (Middle Management)

Tingkatan pada manajemen level menengah merupakan manajemen yang antara manajemen lini pertama dan manajemen puncak. Tingkatan manajemen ini memiliki tanggung jawab atas pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak.

Manajemen tingkat menengah mempunyai tanggung jawab pula terhadap segala kegiatan yang dilaksanakan oleh tingkatan manajemen di bawahnya bahkan terhadap beberapa karyawan operasional. Manajemen level menengah ini ditunjuk oleh manajemen puncak. Kemampuan yang dibutuhkan di antaranya adalah keahlian konseptual, komunikasi, pengambilan keputusan, manajemen waktu dan juga teknikal.

Contoh tingkatan manajemen tingkat menengah seperti kepala departemen (manajer pemasaran, manajer keuangan, dll) atau HOD, kepala bagian, pemimpin proyek, manajer cabang (cabang perusahaan atau unit lokal), manajer pabrik, Junior Executive (asisten manajer pembelian, asisten manajer pemasaran, dll) dan manajer divisi.

Peran manajemen tingkat menengah pada suatu organisasi adalah sebagai berikut :

• Memerlukan ketrampilan manajerial serta kemampuan teknis.
• Menjadi perantara antara manajemen puncak dan manajemen lini pertama.
• Merencanakan rencana jangka menengah antara 1 – 5 tahun.
• Berkoordinasi dengan departemen yang ada atas semua kegiatan yang dilakukan.
• Menjalankan perintah, kebijakan, dan rencana yang ditetapkan oleh manajemen puncak.
• Bertanggung jawab secara langsung kepada manajemen puncak seperti Dewan Direksi dan CEO perusahaan.
• Memberi saran atau rekomendasi kepada manajemen puncak sesuai dengan kondisi yang ada.

1. Manajemen Puncak (Top Management)

Klasifikasi tertinggi ini terdiri dari sekelompok kecil eksekutif. Manajemen puncak mempunyai tanggung jawab pada semua manajemen organisasi. Tingkatan manajemen puncak memiliki tugas membuat rencana aktivitas dan strategi perusahaan secara global dan mengarahkan jalannya perusahaan.

Direksi adalah wakil para pemilik perusahaan atau pemilik saham. Mereka ditetapkan oleh para pemegang saham perusahaan dan CEO ditunjuk oleh dewan direksi perusahaan.

Untuk manajemen tingkat ini, keahlian utama yang diperlukan adalah keahlian dalam hal konseptual, komunikasi, pengambilan keputusan, manajemen global, dan manajemen waktu.

Peran yang paling utama pada manajemen puncak adalah :

• Dibutuhkan kemampuan konseptual dibandingkan kemampuan teknis.
• Mampu memobilisasi sumberdaya yang dimiliki perusahaan.
• Bertanggung Jawab penuh terhadap keberjalanan perusahaan kepada dewan direksi, pemerintah dan masyarakat umum.
• Menentukan perencanaan, tujuan dan kebijakan perusahaan atau organisasi.
• Mempersiapkan rencana jangka panjang perusahaan.
• Manajemen puncak bekerja melalui pemikiran, perencanaan kemudian memutuskan sehingga disebut juga dengan otak organisasi atau Administrator.

E. Keterampilan Yang Harus Dimiliki Manajemen

Dalam sebuah organisasi, keberadaan seorang pemimpin atau manajer mutlak diperlukan. Hal ini dikarenakan dalam organisasi atau perusahaan haruslah ada seseorang yang dapat memimpin, mendorong, dan menjadi panutan anak buahnya. Pemimpin atau manajer ini merupakan sosok yang bekerja melalui orang lain untuk mencapai apa yang menjadi visi dan misi perusahaan/organisasi dengan mengkoordinasikan berbagai kegiatan yang ada dalam organisasinya.

Karena peran utama seorang manajer adalah untuk memimpin, memotivasi, dan mendorong karyawan untuk bekerja sama dalam mencapai tujuan organiasi, maka setiap manajer harus memiliki ketrampilan dasar di bidang manajemen bisnis agar dapat mengelola timnya secara efektif. Untuk dapat meraih apa yang menjadi tujuan perusahaan/organisasi, seorang manajer harus mampu merencanakan, mengatur, dan mengendalikan sumber daya yang ada, termasuk sumber daya manusia. Sehingga penting bagi seorang manajer untuk memiliki skill dan kualitas yang mumpuni agar dapat melakukan tugasnya dengan baik.

Beberapa skil yang harus dimiliki oleh seorang manajer adalah :

1. Keterampilan konseptual

Hal ini terkait dengan kemampuan dalam membuat konsep, ide dan menyampaikan gagasan untuk kemajuan perusahaan. Ide-ide tersebut dituangkan dalam rencana kegiatan atau sering disebut rencana kerja. Selain itu manajer hendaklah juga memiliki visi ke depan, misi yang jelas, program kerja yang aktual, serta menjaga competitive advantage dalam organisasi.

1. Keterampilan komunikasi

Seorang manajer harus mampu berinteraksi dengan baik dengan banyak orang. Saat berkomunikasi dengan bawahan, maka dia harus dapat berkomunikasi secara persuasif dan bersahabat. Ketika berkomunikasi dengan rekan kerja harus saling menghormati dan saat berkomunikasi dengan jajaran manajemen dan konsumen, dia harus dapat melayaninya dengan baik. Menjaga komunikasi yang baik dengan semua orang akan mendorong orang-orang disekitarnya menjadi tim terbaiknya.

1. Keterampilan teknis

Memiliki kemampuan dalam bidang informasi teknologi atau bidang lainnya merupakan keunggulan atau nilai lebih bagi seorang manajer. Memiliki ketrampilan teknis merupakan bekal yang harus dimiliki oleh seorang manajer, sehingga dia tidak hanya memahami konsep, namun juga dapat menciptakan efektivitas dan efisiensi.

1. Keterampilan manajemen waktu

Seorang manajer harus mampu mengalokasikan waktu untuk mendapatkan hasil yang optiomal. Kemampuan ini akan diuji pada saat menyusun rencana sebuah project, dimana tidak hanya masalah manajemen waktu saja yang harus diperhatikan, tapi juga membuat skala prioritas.

1. Keterampilan membuat keputusan

Kemampuan untuk mengidentifikasi masalah dan dapat meninjau secara komprehensif, termasuk memberikan solusi dalam memecahkan masalah adalah ketrampilan yang harus dimiliki setiap manajer. Mengambil keputusan hendaklah tidak dilakukan dengan terburu-buru, namun seringkali manajer harus mengambil keputusan dengan cepat di saat yang mendesak.

1. Keterampilan kepemimpinan

Manajer harus benar-benar menjadi seorang pemimpin dan tidak mengindahkan hal-hal yang tidak perlu. Menjalankan program kerja dan evaluasi membutuhkan komitmen dan ketegasan. Manajer yang tangguh akan mendorong terciptanya trust di lingkungan kerjanya dan menciptakan teamwork yang solid.

Berbagai ketrampilan tersebut merupakan skill dasar yang harus dimiliki seorang manajer. Dengan memiliki ketrampilan manajemen tersebut, maka seorang manajer dapat menjalankan tugasnya secara profesional dan efektif.

BAB III
PENUTUP

Kesimpulan

Dari beberapa penjelasan di atas penulis dapat mengambil sebuah kesimpulan bahwa manajemen merupakan sebuah ilmu dan seni yang mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Adapun fungsi-fungsi manajemen meliputi beberapa hal yaitu:

1. Planning merupakan fungsi manajemen yg berkenaan dengan pendefinisian sasaran utk kinerja organisasi di masa depan dan utk memutuskan tugas-tugas dan sumber daya-sumber daya yg digunakan yg dibutuhkan utk mencapai sasaran tersebut.

2. Organizing merupakan fungsi manajemen yg berkenaan dengan penugasan mengelompokkan tugas-tugas ke dalam departemen-departemen dan mengalokasikan sumber daya ke departemen.

3. Leading fungsi manajemen yg berkenaan dengan bagaimana menggunakan pengaruh utk memotivasi karyawan dalam mencapai sasaran organisasi.

4. Controlling fungsi manajemen yg berkenaan dengan pengawasan terhadap aktivitas karyawan menjaga organisasi agar tetap berada pada jalur yg sesuai dgn sasaran dan melakukan koreksi apabila diperlukan.

Tingkatan Manajemen terbagi dalam 3 level

1. Mnajaemen Tingkana Pertama
2. Manajemen Tingkatan Menengah
3. Manajemen Tingkatan Atas

Keterampilan yang harus dimiliki Manajemen

1. Ketrampilan konseptual
2. Ketrampilan komunikasi
3. Keterampilan teknis
4. Keterampilana manajemen waktu
5. Keterampilan membuat keputusan
6. Keterampilan kepemimpinan

DAFTAR PUSTAKA

Rahmat, Definisi Manajemen, disalin dari website: http: //blog.re.or.id/definisi-manajemen.htm
Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan, Dasar-Dasar Perbankan, Jakarta: Bumi Aksara, 2004,
Hasibuan, Malayu, Manajemen= Dasar, Pengertian dan Masalah, (PT Bumi Aksara: Jakarta), 2005
Trisnawati Sule, Ernie, Pengantar Manajemen, (KEncana: Jakarta), hal. 8
http: //jurnalmanajemen.com/tingkatan-manajemen/