Espacio Gerencial, es un rincón donde trataremos temas de Liderazgo y Gerencia, Dirección de personas y empresas, cuyo objetivo es brindar herramientas, técnicas y experiencias para ser un buen Líder.
El Líder y las reglas.
Las reglas son necesarias para mantener el orden y la disciplina dentro de una organización. Las normas de convivencia, el reglamento de comportamiento, el código de conducta, son algunas de las diversas maneras en que las empresas denominan a lo que ellos quieren expresar como leyes, y son de cumplimiento obligatorio para todos los empleados por el bien de la organización.
Algunas personas se apegan a las reglas con naturalidad, a otras, simplemente les cuesta cumplirlas. He conocido personas que parece que les gustara “retar” a los jefes y precisamente faltan al código de conducta a propósito para luego escabullirse de la sanción o del llamado de atención.
¿Cómo se establecen las reglas? Con sentido común. Las reglas no deben ser una camisa de fuerza para los empleados, son un marco referencial o un código de conducta que perfila cuál debe ser el comportamiento del personal de una organización.
¿Cuáles pueden ser algunas reglas? Recordemos antes de definir qué cosas se deben normatizar y cuáles no, que se debe emplear el sentido común y la lógica, nada que atente contra el bienestar de las personas ni de la empresa, tampoco que agreda la moral, la cultura y/o la religión de los empleados.
En este sentido tenemos:
- El horario de trabajo:
Se debe ser muy enfático al momento de contratar al personal, que la empresa posee un horario de entrada y uno de salida, o lo que es igual a un horario de actividades. Ejemplo: Se inicia el trabajo a las 8:00 am y se termina a las 5:00 pm. Esto simplemente significa que cada empleado debe iniciar sus actividades a las 8:00 am, no es que van a llegar a las 8:00 y mientras se desayunan, se arreglan o conversan con los compañeros para ponerse al día de los asuntos personales empiezan a ser productivos a las 9:00 am, no señor. Tampoco es que a las 4:30 pm empiezan a recoger, apagan el computador, no atienden a más nadie o van a detener las máquinas porque “ya están a punto de salir”.
- La hora de almuerzo:
Algunas empresas ofrecen servicio de comedor, por lo cual, y dependiendo de la cantidad de trabajadores, acordarán turnos para el almuerzo. En algunos casos, dependiendo de la actividad de la empresa, en la cual no se pueden detener las máquinas o se atiende a los clientes en horario corrido, los operadores o las personas de atención al cliente se dividirán en dos grupos para almorzar, con la finalidad de atender los procesos de producción y atender las necesidades de los clientes.
En este punto, algunos empleados logran flexibilizar o negociar la norma, por ejemplo, una secretaria necesita asistir a una reunión del colegio, puede negociar la hora de entrada trabajando en su hora de almuerzo, para lo cual, en vez de tener 1 hora y media, tendrá solo 30 minutos. También puede darse el caso de que un empleado trabaje tiempo extra para compensar los retrasos que por el tráfico haya podido acumular.
- El uso del teléfono celular:
Algunas personas poseen responsabilidades sobre equipos o maquinarias que requieren su concentración y atención, por lo que, simplemente se indica que no pueden utilizar su teléfono celular sino en la hora de almuerzo o descanso. Igual ocurre con los empleados que deben atender a clientes de la empresa, es muy incómodo para un cliente que quien los atienda se haga a un lado para responder una llamada o un mensaje.
- Uso del uniforme, equipos de seguridad personal y de la identificación:
Existen organizaciones que dotan a sus empleados de uniformes de trabajo, lo cual forma parte de su identidad corporativa, sin embargo, existen empresas que por la naturaleza de sus actividades (explotadoras, manufactureras, productivas, transformadoras, comercializadoras o de servicios) deben cumplir normas de seguridad, higiene y ambiente, por lo que se ven obligadas a dotar de los implementos de vestido y de seguridad, que según el cargo, el empleado debe utilizar.
Por ejemplo: Un operador de una maquinaria especializada, debe utilizar zapatos de seguridad, guantes, casco, lentes protectores, chalecos de color amarillo o naranja, protector auditivo. Mientras que una recepcionista o un ejecutivo debe usar traje formal, zapatos de vestir, corbata.
Por otra parte, el uso del carne de identificación, algunas empresas poseen cientos de empleados, por lo que es difícil que todos se conozcan o conocerlos a todos. Algunos empleados pueden trabajar en otras oficinas o sucursales, así como en otras áreas de la empresa cuando ésta es una planta. Por otro lado, los carne sirven para identificar a la persona, el cargo que ocupa y en algunos casos, dependiendo del nivel de riesgo, señalan el tipo de sangre ante una emergencia médica. Los que atienden al público deben estar identificados para que lo llamen por su nombre, con la finalidad de ofrecerle confianza al cliente.
- Presentación personal:
Algunas reglas son más que lógicas o sobreentendidas, por ejemplo, el aseo personal, el aseo de la indumentaria de trabajo, el cuidado de las manos y del rostro. Esto se menciona porque algunas personas sudan en exceso y a veces hay que recordarles que son la imagen de la empresa y por tal deben estar siempre impecables, imagínense a un vendedor con las manos sucias o a una recepcionista despeinada.
- Ausencias temporales del puesto de trabajo.
Cuando algún empleado se deba ausentar por espacios cortos de tiempo, para ir al baño, asistir a una reunión en el trabajo, atender un asunto fuera de su sitio de trabajo, debe notificarlo a su compañero más cercano o a su jefe inmediato, con la finalidad de que siempre se sepa dónde está en caso de que se le necesite.
- Gastos de representación:
Hay organizaciones que pagan a sus ejecutivos las cuentas o gastos de viaje, cuando éstos se ven en la necesidad de viajar para atender situaciones especiales. Estas actividades corren por cuenta dela empresa, bien sea que les proporcione los recursos o que sea contra reembolso. En cualquiera de las dos formas, el ejecutivo debe entregar los soportes de todos los gastos según las instrucciones de finanzas (facturas a nombre de la empresa, tickes de vuelos, gastos de transporte y restaurantes). En algunos casos, la empresa cubre los gastos de viaje hasta cierto límite, vuelos en clase turista, hoteles 3 estrellas, comidas hasta cierto límite, no incluye bebidas alcohólicas ni lujos.
- El respeto:
Cada persona es un individuo con características propias, y las relaciones entre empleados se pueden dar de diversas formas, sin embargo, se debe mantener un lenguaje apropiado donde se evite el uso de palabras, frases o gestos que atenten contra el bienestar de los demás, por ello algunas empresas prohíben el uso de sobrenombres, gestos y palabras vulgares.
Las empresas desarrollan una cultura propia, es decir, hay organizaciones que tienen “tradiciones” como por ejemplo: hacer una misa de acción de gracias en el aniversario de la misma. Si la empresa tiene algún empleado que no sea católico, no puede obligarlo a que asista a dicho evento ya que atentaría contra su fe.
Normas de seguridad
Existen normas de seguridad que deben ser cumplidas estrictamente, esto con la finalidad de evitar o reducir al máximo los incidentes y accidentes laborales. Entre ellas tenemos:
- Apagar los equipos y las luces de las oficinas cuando se termine la jornada.
- Mantener el aseo de su puesto de trabajo.
- No ingerir alimentos y bebidas en el puesto de trabajo.
- No fumar en el puesto de trabajo ni en las instalaciones de la empresa, solo en las áreas indicadas para ello.
- No traer niños ni mascotas al trabajo.
- Los insumos, materiales y equipos de la empresa deben mantenerse dentro de la empresa.
- Estacionar en retroceso y en las áreas señaladas.
- Permitir al personal de vigilancia la revisión del vehículo y bolsos al entrar o salir de las instalaciones.
- Caminar por el paso peatonal.
- Usar los implementos de seguridad en las áreas donde se indique su uso.
- No desatender las normas de seguridad.
Cada empleado debe estar consciente de que el cumplimiento de las normas es por garantizar su salud, seguridad y bienestar dentro de la empresa.
Un Líder no debe ser un fanático a las reglas, esto quiere decir que las reglas son negociables de acuerdo a ciertas situaciones o características que las pueden hacer manejables para solventar una situación. Pero estas negociaciones las debe hacer el Líder o ser manejadas a través de él. Nunca verá a un Líder de cacería buscando a ver quiénes están incumpliendo las normas, pero cuando detecte algún caso debe hacer las observaciones inmediatamente.
Su servidor
