Sistemas de costos para el mejoramiento contable//parte 1 (caso PYMES)

Como seres humanos consideramos de gran importancia conocer cada uno de los bienes que poseemos o intercambiamos, por ende se es necesario llevar un registro de manera aritmética, para dejar constancia de los hechos que transcurran; recurriendo a símbolos, elementos gráficos, entre otros, que permitan conocer lo que ha ocurrido.
Hoy en día se ha buscado las mejores técnicas o herramientas para registrar o controlar todo con lo que tiene; involucrando en ello a la ciencia social específicamente a la rama contable, la cual, permite de forma clara y concisa clasificar, analizar cada uno de los bienes, y de esta manera medir hechos económicos, es decir, explica el desarrollo de “proyectos”, para así crecer y de igual forma poseer una organización o entidad.

De modo que, se denota a la contabilidad como una ciencia social que permite clasificar, analizar y estructurar cada uno de los movimientos o transacciones financieras, que realizan dentro de las entidades. Así mismo, la contabilidad es una herramienta empresarial de gran importancia siendo esta la base sobre la cual, se fundamentan las decisiones gerenciales y por lo tanto, las decisiones financieras.

Ahora bien, así como existe la contabilidad general, también existe la contabilidad de costos, la cual proporciona los pasos a seguir para la determinación de los costos de producción, por ser estos imprescindibles para el control administrativos de las entidades. Para realizar de manera minuciosa la recopilación de todos estos datos, se debe contar con un sistema de costos que le permita conocer con exactitud, la utilización de los recursos y así definir con seguridad su precio de venta.

Sin embargo, la adaptación de la contabilidad de costos y sus sistemas están condicionados por características, ya sea de la entidad o de la producción; por ejemplo en las empresas manufactureras se debe conocer primeramente que tipo de actividad y producto realizan, para denotar el tipo de sistemas de costos necesarios. Es de vital importancia resaltar, que existen diferentes sistemas de costos, los cuales se encargan de clasificar, acumular y asignar de manera cuantitativa los elementos de producción a los productos, entre estos sistemas se encuentra el de costo por proceso y el de órdenes específicas; estos permiten a las empresas conocer la rentabilidad y eficiencia de su producción bajo cualquier enfoque, como por ejemplo por producción individual o lote, es por ello que dicho sistema debe ayudar a la implementación de un control dentro de la entidad.

No obstante, existen Pequeñas y medianas Empresas (PYMES) que tienen un sistema de costos inadecuado, de acuerdo a las características del proceso de producción, ya que, en algunos casos estas entidades ofrecen sus productos al gusto del cliente, sin tener control de abastecimiento con los proveedores, perdiendo oportunidades más ventajosas. Igualmente, no tienen capacidad técnica de las grandes empresas, ni personal especializado en ninguna de las áreas, es decir que su tecnología es limitada, sus costos administrativos son muy elevados, su capacidad financiera es mínima en comparación a grandes entidades y el personal profesional en el área de costo es escaso. Un ejemplo de estas empresas son las compañías dedicadas a las artes gráficas o publicidades, las cuales realizan sus productos de acuerdo a las exigencias de un cliente.

De allí la importancia de verificar la información contable obtenida para que el servicio prestado sea de beneficio para el cliente como para la compañía, rindiendo la utilidad deseada. Por otro lado, se debe reconocer las características ideales para la implementación de la contabilidad de costos y sus sistemas, en relación a la descripción de los bienes y servicios prestados, los costos en los que se incurre, es decir, los elementos que intervienen (materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricación). Ya que, a través de la identificación de estas especificaciones se podrá determinar el sistema de costos acorde para la compañía.

Un sistema de costos por órdenes específicas o de trabajo da a conocer a la empresa el costo total de un producto, dependiendo de las particularidades que el cliente decida, ya que a esta orden de trabajo se le sumaran cada uno de los elementos utilizados para su elaboración. Por lo tanto, este sistema es el más apropiado en entidades donde los productos que se fabrican son diferentes debido a su forma, tamaño, densidad y a los materiales a utilizar para su elaboración. Además, la mayoría de empresas de servicios utilizan el sistema por órdenes específicas.

Asimismo, para ser incorporado un sistema de costos por órdenes específicas, la entidad poseerá ciertas características como son: una fabricación por lote y variada, su producción deberá ser flexible, se realizara el producto conforme a las especificaciones de los clientes, su procedimiento es más costoso y fluctuante, su producción no tiene un ritmo constante, ni continuo, por lo que debe existir una planificación cuidadosa de la producción, sus productos son para un mercado en específico, entre otras.

Cuando se implementa un sistema de costos por órdenes específicas o de trabajo en las compañías se deberá realizar ciertos formatos que beneficien en la recolección de la información contable como es el caso de un formato donde se refleje el pedido que el cliente realiza, ya que de esta forma se satisface de manera más precisa las necesidades del cliente. De igual forma, uno donde se refleje las unidades a fabricar y sus características, dicho formato ayudara a resumir cualquier margen de error o confusión que exista en las diferentes áreas de producción y así se alcanzara el objetivo deseado de manera más eficiente. Controlar el tiempo en el que se le invierte a la ejecución del trabajo solicitado por parte de los empleados, la requisición de compras, permitiendo consultar varios proveedores para así aprovechar las oportunidades en cuanto a calidad de materiales con un costo menor, lo cual le brindara a la empresa ventajas competitivas dentro del mercado.

En el caso particular de aquellos costos que no son aplicados al 100% a la producción (costos indirectos de fabricación) se debe considerar la implementación de una tasa de aplicabilidad real, para evitar perjudicar a la producción, asignándole costos irreales.