Administrasi perkatoran merupakan pekerjaan yang berkaitan langsung dengan sistem administrasi dalam setting perkantoran. Posisi ini dibutuhkan untuk mendukung keberlangsungan suatu kegiatan atau pekerjaan lain secara efektif. Sebelum melangkah jauh pada penjelasan administrasi perkatoran maka ada baiknya jika kita menyimak terlebih dahulu pengertian dari administrasi perkantoran agar nantinya pemahaman mengenai administrasi perkantoran bisa lebih baik lagi.
Administrasi perkantoran sering diartikan sebagai serangkaian kegiatan sehari-hari yang berhubungan dengan perencanaan keuangan, pencatatan, penagihan, personalia, dan distribusi logistik serta barang dalam suatu organisasi. Seseorang yang melakukan tugas ini pada umumnya, disebut sebagai administrator kantor atau manajer kantor. Tugas pada posisi ini cukup bervariasi tergantung dengan pimpinan yang memberikan kerja dan juga tergantung dengan pendidikan yang dimiliki administrator. Untuk lebih jelasnya, Anda bisa mengetahui beberapa pengertian dan penjelasan berikut yang akan menambah pemahaman Anda mengenai administrasi perkantoran.
Pengertian administrasi perkantoran secara umum
Mengetahui pengertian dari administrasi perkantoran merupakan langkal awal agar kita bisa lebih mudah lagi dalam memahaminya. Berdasarkan etimologinya, kata administrasi berasal dari bahasa Latin yakni Ad yang berarti intensif dan ministrare yang mempunyai arti membantu, memenuhi dan melayani.
Secara sempit, kita bisa mengartikan administrasi perkantoran sebagai semua aktivitas yang berupa teknis dan memiliki peranan pokok dalam pengerjaan aktivitas operatif, menyajikan laporan bagi direksi dan berkontribusi untuk menciptakan organisasi perusahaan yang lebih efektif.
Secara luas, administrasi perkantoran merupakan sebuah kegiatan yang merencanakan, mengorganisir, mengarahkan, menyelenggarakan, dan mengawasi bermacam-macam pekerjaan yang berkaitan dengan ruang lingkupnya di kantor serta tata usaha yang tertib.
Ternyata, administrasi perkantoran sendiri memiliki arti yang cukup bervariasi tergantung dari mana kita melihatnya atau sudut pandang kita. Pada dasarnya, semua pengertian itu benar tinggal bagaimana kita meramu pengertian tersebut hingga akhirnya memiliki pemahaman yang mudah dan tepat. Penjelasan mengenai pengertian di atas akan lebih lengkap jika kita juga mengetahui bagaimana pendapat para ahli mengenai administrasi perkantoran ini.
Pengertian administrasi perkantoran menurut Para Ahli
Setelah mengetahui pengertian dari administrasi perkantoran secara bahasa, luas dan sempit, pastinya kita sudah memiliki sedikit gambaran mengenai pekerjaan ini sehingga kita akan lebih mudah dalam memahami pengertian menurut para ahli yang akan dibahas setelah ini. Administrasi perkantoran tidak luput dari perhatian para ahli sehingga mereka pun ikut menyumbangkan pemikiran mereka dalam administrasi perkantoran. Berikut ini adalah beberapa para ahli dengan berbagai pendapatnya mengenai administrasi perkantoran:
• Edwin Robinson dan William Leffingwell
• Administrasi perkantoran merupakan turunan dari ilmu dan seni manajemen yang berkaitan dengan operasional tugas kantor secara tepat.
• Suparjati
Administrasi perkantoran adalah suatu proses kerja sama dalam lingkup kantor guna mencapai tujuan yang telah disepakati bersama dengan melakukan fungsi manajemen.
• Arthur Granger
Administrasi perkantoran berfungsi untuk melaksanakan komunikasi pekerjaan kantor dengan tepat dan tata pelayanan kegiatan dokumentasi.
• William Spriegel dan Ernest Daview
Administrasi perkantoran ialah pemberian yang tertuju pada semua kegiatan operasional seperti transportasi, manufacturing, produksi, pengelolaan gudang, dan marketing.
• Berbagai pendapat para ahli mengenai pengertian dari administrasi perkantoran memiliki beberapa kesamaan sehingga kita dapat ambil benang merahnya. Berdasarkan ulasan di atas maka administrasi perkantoran memiliki peranan yang penting atau bisa dikatakan sebagai nyawa dari keberjalanan suatu perusahaan.
Ruang lingkup administrasi perkantoran
Administrasi perkantoran memiliki tugas yang mencakup perencanaan kerja bagi staf, mengawasi staf, serta meminta sarana dan prasarana yang baru atau meminta perbaikan pada peralatan yang sudah ada. Administrator juga akan menangani pekerjaan-pekerjaan, seperti melaksanakan perubahan atau kebijakan di departemen dan payroll. Mereka akan membicarakan masalah kinerja dengan pegawai atau karyawan dan bekerja dengan pihak manajemen lebih tinggi guna mempekerjakan pegawai baru ataupun memecat mereka jika sudah tidak dibutuhkan lagi. Ruang lingkup kerja administrator ini akan berkaitan erat dengan tugas apa yang dimiliki. Namun, penjelasan di atas merupakan ruang lingkup pada umumnya karena ada beberapa perusahaan yang bisa lebih luas ataupun sempit karena tergantung dengan baik faktor, terutama keadaan perusahaan, apakah besar atau kecil.
Tugas administrasi perkantoran
Begitu juga dengan bagian perkantoran yang lain, administrator ini juga memiliki beberapa fungsi atau tugas yang harus dijalankan agar keberlangsungan organisasi bisa berlangsung dengan baik. Berikut ini adalah beberapa tugas administrasi perkantoran:
- Mengawasi tugas perkantoran dan administrasi guna memastikan kepatuhan pada standar kualitas, prosedur yang tepat dan tenggat waktu yang diberikan agar kinerja karyawan bisa lebih optimal sehingga hasil yang didapatkan juga lebih maksimal.
- Menangani pertanyaan pelanggan atau keluhannya mengenai prosedur dan kebijakan yang dimiliki perusahaan sehingga administrator harus tahu dan paham benar mengenai segala ketentuan yang ada di organisasi perusahaan tersebut.
- Menginstruksikan atau melatih karyawan dalam pekerjaan atau tugasnya, terutama bagi karyawan baru yang harus mendapatkan bimbingan dari mereka yang lebih tahu agar ke depannya, mereka bisa melaksanakan tugas sebagaimana mestinya.
- Memberi bimbingan pada karyawan dalam menangani masalah yang kompleks atau sulit dan menyelesaikan perselisihan, terutama jika terjadi antara pegawai satu dengan lainnya maka akan sangat mempengaruhi kinerja dan hasil perusahaan. Administrator harus tahu bagaimana gejala pegawai yang sedang menghadapi suatu masalah sehingga bisa segera ditangani.
- Membicarakan masalah prestasi kerja pegawai untuk mengetahui penyebab atau permasalahan yang ada serta berusaha menyelesaikan masalah itu sehingga jika ada pegawai yang memiliki masalah diharapkan masalah itu tidak akan dibawa dan belarut-larut di kantor dimana hal ini akan mengganggu kinerjanya.
- Merekrut karyawan dengan wawancara dan memilihnya yang kemudian akan ditempatkan sesuai dengan keahlian masing-masing pegawai baru.
- Menyusun laporan yang berhubungan dengan kegiatan seperti penggajian, pengiriman untuk memverifikasi rincian, produki, mengevaluasi kinerja dan memantau aktivitas kerja.
- Menerapkan kebijakan departemen atau perusahaan dan standar pelayanan yang berkaitan dengan manajemen sehingga semua yang terjadi dan berlangsung sudah sesuai dengan kebijakan yang ada.
- Menafsirkan dan mengomunikasikan tata cara kerja dan kebijakan perusahaan pada staf sehingga para karyawan, baik yang baru atau lama bisa lebih paham mengenai kebiajakan yang ada di organisasi tersebut.Penjelasan di rasa sudah cukup untuk membuat kita paham dan tahu apa itu administrasi perkantoran. Posisi ini memiliki peran penting dalam keberlangsungan perusahaan sehingga tugasnya harus dilakukan dengan baik dan tepat. Bagaimana tidak? Administrasi merupakan tugas atau pekerjaan yang berkaitan dengan semua bagian perusahaan sehingga penting bagi kita untuk menjaga administrator agar bisa menyelesaikan tuganya sebagaimana seharusnya. Perusahaan yang baik tidak hanya memikirkan satu bagiannya saja sehingga Anda bisa memperhatikan administrasi perkantoran maka Anda sudah berarti menjaga kelancaran kinerja perkantoran menuju visi dan misi yang sudah ditentukan.