Una buena base de datos, es esencial para dar el impulso necesario a cualquier tipo de negocio. Es la información del pasado, el presente y la base de la planificación del futuro. Por eso, es tan importante la existencia de la misma.
Existen varias razones por las cuales una empresa puede fracasar, entre ellas podríamos nombrar la falta de enfoque, falta de capital, gastos innecesarios, falta de conocimiento o incluso darse por vencido.
Pero creemos, que es de vital importancia que una empresa jamás fracase por la ignorancia. Con esto, queremos resaltar la importancia de la investigación y de la correcta administración de los datos de la empresa.
Gabriel Olamendi, experto en marketing y ventas menciona “No entiendo cómo hay comerciantes que no conocen a sus clientes. Son esos que te dicen: ‘no hace falta, lo llevo todo en la cabeza’. Y no se dan cuenta del gran error que eso conlleva”
De aquí la importancia de la base de datos, la cual podríamos decir que es la memoria de una organización. El almacenaje de qué se conoce de tus clientes y de tu propio negocio para mejorar la gestión empresarial y mejorar las estrategias de marketing.
Rafael Muñiz, CEO de la consultora RMG, define el objetivo primordial de la base de datos como “el ejercicio de una gestión profesional de la cartera de clientes. Es la mejor herramienta para llegar a ellos conforme a sus perfiles”. No obstante, reconoce que “esta continúa siendo la gran asignatura pendiente de las empresas”.
Hoy en día, cada vez son más los negocios que entienden esta gran importancia y se molestan por llevar a cabo una investigación exhaustiva para poder generar una base de datos fiable.
Aquí os dejamos algunos consejos para crear una buena base de datos interna:
El volumen de datos
Primero deberíamos preguntarnos qué necesitamos en esa base de datos y qué nos puede ser útil para llevar a cabo una gestión próspera y poder llegar a analizar esa base en cualquier momento para llegar a conclusiones del negocio.
Pedro Álvarez destaca el vicio de “acumular en la base de datos poca información (sólo datos del mes, no reflejar el canal de gestión o las incidencias) o, en el caso contrario, acumular demasiada información (“lo quiero todo ahí dentro”), escenario que puede dificultar la generación de valor a partir de la base de datos por rendimiento, coste o tiempos de implantación”.
Una base unificada
Es importante que todos los datos permanezcan en un mismo lugar. Si es posible y en el caso de varias personas acumulando esos datos. Hacerlo de una forma “online” como por ejemplo un sistema en nube. Para que cualquier usuario autorizado de la empresa pueda acceder en cualquier momento y añadir los nuevos datos y éstos, sean visibles en tiempo real por el resto.
Muchas empresas reparten la información en soportes diferentes: programas informáticos como Excel, Access, el correo electrónico, agendas... Y de igual manera cada departamento tiene sus propios datos (Marketing, contabilidad, gestión, etc) de tal manera que esos datos jamás están unificados y no se pueden leer o acceder en un contexto que mejoraría la administración de la empresa y haría que se conociese mejor al cliente.
Restricción o libre acceso? En este tema hay opiniones muy dispares. Algunos defienden el acceso a la misma de todos los empleados tomando precauciones para evitar el error humano, y otros, como Rafael Muñiz, restringen su uso “a un máximo de dos personas”.
Base interna
Tanto Gabriel Olamendi como Rafael Muñiz opinan que la mejor base de datos “es la que parte de la propia empresa puesto que es la que se ajusta a las necesidades concretas”. Cualquiera puede ir al Registro Mercantil y elaborar una base de datos partiendo de esta fuente. Existen también organismos públicos como las Cámaras de Comercio que facilitan listados de empresas ya elaborados. Hay directorios impresos, anuarios, páginas amarillas, asociaciones profesionales, publicaciones sectoriales...
Mantenimiento y actualización
La base es un producto dinámico que hay que someter a continuas revisiones y actualizaciones. En muchos casos, son los comerciales quienes hacen esa tarea. “Y es ahí donde surgen los problemas”, apunta Rafael Muñiz. Primero porque muchos comerciales se niegan a hacerlo al pensar que es un trabajo adicional de administración que no les reporta beneficios inmediatos. El segundo error es que introducen únicamente aquellos datos que ellos creen importantes sin preocuparse por la obtención de un buen histórico. “Muchos comerciales consideran a los clientes de su propiedad y se niegan a compartir los datos, interpretándolos como un seguro de vida ante la empresa”, apunta Muñiz. Finalmente están quienes se muestran recelosos a elaborar informes detallados de sus visitas y el resultado de las mismas por temor a que la empresa lo asuma como un control policial a su trabajo.
¿Y tú? ¿Cómo llevas a cabo la recopilación de datos por parte de la empresa?
Fuentes:
Emprendedores.com
Noticias.universia.es
asesorame.com
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