Wer sich, wie in unserem Fall mit einer Imkerei, selbstständig macht benötigt natürlich auch ein Büro in dem der anfallende Papierkram erledigt werden muss. Das hat in den seltensten Fällen mit der eigentlichen gewollten Tätigkeit zu tun. Vom Brief bis zur Preislisten müssen etliche Dokumente erstellt werden, Lieferscheine, Rechnungen müssen ohne viel Aufwand gestellt und mit Bankauszügen abgeglichen werden sowie für das Finanzamt steuerlich erfasst werden. Dazukommen diverse Dinge für den Firmen-Auftritt wie Logo, Visitenkarte, Flyer bis hin zur Webseite / Onlineshop, Socialmedia usw usw (!)
Da schont es die Nerven enorm wenn das Ganze möglichst zeitlich rational und kostenschonend zu erledigen ist – heutzutage selbstverständlich digital.
Neben dem nötigen Raum braucht man dazu auch die nötige Hardware und auch geeignete Software. Da gibt es auf dem Markt endlose, zum Teil recht kostspielige Lösungen. Für ein Rechnungs-Software, ein Bankprogramm oder eine Bildbearbeitung oder Office-Lösung kann da schon mal ein mehrstelliger Betrag für die Lizenzen, einmalig oder auch jährlich anfallen. Von gecrackter Software sollte man gerade als Firma die Finger lassen. Neben dem Risiko sich eine Software mit erheblichen Sicherheits-Mankos einzufangen, kann das auch sehr teuer werden wenn man damit erwischt wird.
Anfangs haben wir auch das ein oder andere Programm angeschafft. Auch im Free- & Shareware-Sektor konnten wir einige Programme für unsere Zwecke finden.
Letzten Endes waren wir genervt von Werbung in Freeware, Einschränkungen bei Shareware und die kommerziellen lizenzierten Programme waren kostspielig und auch oft zu groß und kompliziert für unsere Anforderungen.
Da es sich bei der Büroarbeit eher um ein nötiges Übel als um eine Passion handelt haben wir uns im Laufe der Jahre ein alternatives, preisgünstiges und dennoch praktikables System überlegt, dass unsern Ansprüchen entspricht und uns hilft die Arbeit komfortabel zu erledigen:
Die Räumlichkeit:
Da man doch etwas mehr Zeit hier verbringt haben wir den Raum funktional aber angenehm gestaltet. Helle Wandfarbe, ausreichend Licht, Blick nach draußen und übersichtlich. Zwei große Tische zum Ausbreiten, Bürostühle, Regal, ein Aktenschrank und zwei Rollkontainer sind völlig ausreichend. Ein Kabelkanal mit genügend Steck- LAN-Dosen für Laptop und Drucker ersparen den Kabelsalat und sind bei Bedarf nachträglich erweiterbar.
Das Büro-Material:
Für Arbeitsutensilien gilt: auf das nötigste beschränken. Tacker, Locher, Schere, ein Aktenvernichter, ein paar verschiedene Stifte – lang! Es sammelt sich im Laufe der Zeit eh genug an und man benutzt sowieso immer die selben Dinge.
- Eine Sortierbox für die laufenden Vorgänge
- Papier und Umschläge sollen natürlich aus Recycling-Papier sein.
- Auch Ordner und Trennblätter sollen aus Pappe und nicht aus Kunststoff sein.
- Allgemein gillt: weniger ist mehr.
Die Hardware:>
Auch hierfür gilt keine unnötigen Spielereien.
- Ein Telefon
- Ein Router und Switch
- Ein Thermo-Etiketten-Drucker
- Ein Multifunktiuns-Laser-Drucker mit Scanner, Kopierer und Fax – der zweiseitig drucken und scannen kann, am besten mit Partikelfilter für den Feinstaub.
- Ein Tablet (Mittelklasse ca 200-250€) mit Kassen-App für Märkte und für Präsentationszwecke bei Kunden
- Ein (alter) PC, als Desktop im Büro
- Ein Laptop (Mittelklasse ca 500-700€) für alle aufwändigeren Aufgaben
Die Software:
Bei den alltäglichen Abläufen wohl der Dreh- und Angelpunkt. Und unter Umständen auf Dauer wohl die kostspieligste Komponente – es sei denn… Nach den oben erwähnten ersten Experimenten sind wir mit unserer Imkerei komplett auf Linux und Freeware umgestiegen. Genauer gesagt nutzen wir Ubuntu bzw Linux Mint. Das bietet uns ein zuverlässiges, stabiles und kostenfreies System.
Um die anfallenden Aufgaben zu bewältigen nutzen wir die folgenden Programme:
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