Jedes Unternehmen ist bestrebt seine Mitarbeiter so gut wie möglich auszulasten (Kosten-Nutzen-Verhältnis), doch bei zu hoher Auslastung kann es zu bekanntlichen Stress, Chaos, Krankheit und Kündigung führen. Das gleiche gilt auch für Selbständige, im übrigen. Daher ist es wichtig eine gute Balance zu finden. Die Warteschlangenformel beschreibt sehr gut, wie viel Auslastung für ein Unternehmen gut ist.
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Auf diese Formel bin ich in dem Buch Schwarmdumm: So blöd sind wir nur gemeinsam gestoßen. Gunter Dueck beschreibt darin sehr anschaulich, welche Auswirkungen auf das Geschäft die Länge der Warteschlange hat. Diese ist übrigens nicht auf den Kassenbereich beschränkt!
Das ist die Warteschlangenformel:
Formel 1: Anzahl erwarteter Kunden = Auslastung in Prozent / (1-Auslastung in Prozent)
Das bedeutet bei einer Auslastung von 80 % ergibt sich: 0,8 / (1-0,8) = 4. Es werden also 4 Kunden erwartet, diese kommen nicht alle zeitgleich, sondern über einen bestimmten Zeitraum verteilt. Deshalb wird noch eine zweite Formel benötigt:
Formel 2: Warteschlange = Auslastung * erwartete Kunden
Also: 0,8 * 4 = 3,2. Bei einer 80 % Auslastung warten also im Durchschnitt 3,2 Personen darauf bedient zu werden. Wenn ich so in einen Laden gehe und 3 Leute vor mir warten, dann ist das noch akzeptabel, oder wie siehst du das?
Der Chef des Geschäftes könnte das vielleicht anders sehen. In seinen Augen wäre es möglich, dass er sagt "Mein Personal macht 20% der Zeit nichts, das geht doch nicht!". Also versucht er die Auslastung zu steigern.
Effekt bei 95% Auslastung
Irgendwie gelingt es nun dem Chef, dass mehr Kunden in das Geschäft kommen, damit sein Personal besser ausgelastet ist. Überprüfen wir mal, welche Auswirkung das auf die Warteschlange hat. Nehmen wir an, die Auslastung ist nun 95%.
Formel 1 : 0,95 / (1-0,95) = 19
Formel 2: 0,95 * 19 = 18,05
Das heißt nun würden im Durchschnitt rund 18 Personen an der Kasse anstehen. Ich weiß nicht wie dir es dabei geht, aber wenn 18 Menschen bereits warten, dann habe ich keine Lust mich auch anzustellen und verlasse das Geschäft. Somit verliert das Geschäft Kunden, die nicht warten wollen und das Kassenpersonal ist auch völlig am Ende, weil sie ziemlich gestresst sein wird - und das obwohl sie immer noch nicht 100 % ausgelastet ist.
Welche Auslastung ist denn nun gut?
Das hängt jetzt natürlich von der Position im Unternehmen ab. An der Kasse sind wohl ca. 80 % Auslastung in Ordnung. 3 Kunden lösen beim Personal noch keine Stressreaktionen aus und die Kunden sind auch zufrieden.
Bei einem Abteilungsleiter wird das ganze schon etwas heikler. Die Kunden bei einem Abteilungsleiter sind die Mitarbeiter, die für ihn arbeiten. Das heißt er sollte auch Zeit für deren Probleme haben, da diese meist auch auf das Unternehmen wirken. Außerdem sollte er geistige Ressourcen frei haben, um sich über die Entwicklung der Abteilung Gedanken machen zu können. Bei ihm wäre also eine geringere Auslastung besser.
Solltest du in der Managementebene, als Unternehmer oder Selbständiger tätig sein, dann sollte deine Auslastung deutlich weniger als 80 % haben - vielleicht so etwa um die 60%.
Ergebnis bei 60%: 0,6 / (1-0,6) = 1,5 erwartete Kunden. Daraus ergibt sich bei 0,6 * 1,5 = 0,9 Kunden in der Schlange. Damit könnte jedes anstehende Problem in Ruhe gelöst werden und es blieben noch Ressourcen frei, um sich mit der Entwicklung des Unternehmens zu beschäftigen.
Die Realität
Die Realität sieht allerding oft anders aus. Viele Selbständige, Freiberufler, Manager sind mehr als 100 % ausgelastet. Die Folge ist, dass sie ständig am Rad drehen, keinen Freiraum für Kreativität haben und immer das Gefühl haben nicht genug zu leisten - eigentlich traurig, oder?
Auch mir geht es manchmal so, dass mir zu viel auflade, doch so Tools wie die 1-Minuten-To-Do-Liste helfen mir, mich auf das Wichtige zu konzentrieren. So erreiche ich, was wichtig ist und der Rest kann warten...
In diesem Sinne wünsche dir viel Aufwind in allen Lebensbereichen!
Liebe Grüße
Yvonne
