Na dni pomiędzy 1 stycznia a świętem Trzech Króli w bibliotece szkolnej lepiej nie planować porządków, działań z zakresu promocji czytelnictwa, opracowania czy ubytkowania książek. Dlaczego? Dlatego, że w tym czasie prowadzi się coroczne podsumowania powiązane z zakończeniem roku kalendarzowego, które mają odgórnie ustalone terminy przekazania informacji właśnie na początku lub do połowy stycznia.
Czym zatem zajmuję się teraz w pracy? Jest kilka spraw "papierowych".
Pierwszy i najłatwiejszy dokument to informacja dla księgowości o wartości księgozbioru na dzień 31 grudnia. Mam gotowy formularz, w którym zmieniam tylko datę i kwotę. Kwotę kiedyś spisywało się z księgi inwentarzowej, obecnie jest to funkcja każdego informatycznego systemu bibliotecznego. W MOLu Optivum, na którym pracuję jest zakładka "Gromadzenie", a w niej funkcja "Wartość zbiorów".
Aby wartość zbiorów zgadzała się z danymi, którymi dysponuje księgowość, nie należy na przełom grudnia i stycznia zostawiać pracy typu opracowanie nabytków czy ubytkowanie. Te procesy najlepiej zacząć i zakończyć w obrębie jednego roku kalendarzowego.
Sprawdzenie, czy wszystko pod względem finansowym się zgadza, jest stosunkowo proste. Różnica pomiędzy kwotami z aktualnego i ubiegłorocznego sprawozdania powinna stanowić sumę wartości z faktur zakupów i protokołów przyjęcia darów (dodatnich) i protokołów ubytków (ujemnych) z analizowanego roku kalendarzowego. Brzmi skomplikowanie, ale takie nie jest. W ubiegłym roku nie prowadziłam ubytkowania, dwie faktury opiewały łącznie na 5000 złotych, protokół darów na 159 złotych. Zatem stan na 31.21.2021 powinien być większy o 5159 złotych od ubiegłorocznego.
Drugi dokument to tabela z danymi do SIO. SIO to System Informacji Oświatowej, który gromadzi przeróżne dane z systemu oświaty. Dane o wyposażeniu szkoły wprowadza do SIO nasza pani sekretarka i to z nią współpracuję w kwestii przekazania informacji dotyczących biblioteki. Tu również podaje się stan na dzień 31 grudnia, a czas na wprowadzenie tych danych jest zawsze do 10 stycznia.
Gromadzone są dwie kategorie danych - zbiory biblioteczne i kategorie wiekowe czytelników.
W zbiorach jest aż 9 podkategorii. Większość danych łatwo jest pozyskać z systemu bibliotecznego. Wyjątkiem jest kwestia objętości książek. W ubiegłym roku wprowadzono podział kategorii 'książki' na 'książki o objętości poniżej 49 stron' i 'książki o objętości co najmniej 49 stron', co okazało się sporą kontrowersją. Nie wszystkie systemy biblioteczne mają zaprojektowaną opcję dostępu do takich danych. Wprawdzie opracowując każdą książkę, do systemu wprowadza się liczbę jej stron, ale jest to informacja z zakresu opisu egzemplarza (karty katalogowej) i nie była dotychczas wiązana ze statystykami księgozbioru. Wystąpił silny i rozsądny opór bibliotekarzy przed liczeniem ręcznie książek "chudych". W końcu w instrukcji wypełniania SIO pojawił się zapis: W przypadku braku możliwości przyporządkowania książek do kategorii poniżej 49 stron i co najmniej 49 stron, proszę wykazać wszystkie książki w kategorii: książki o objętości co najmniej 49 stron. Korzystam z dobrodziejstw tego zapisu.
Kategorie wiekowe czytelników na razie są stosunkowo łatwe. Szkoła branżowa i technikum wpasowują się w jedną kategorię: od 15 do 19 lat. Gdy w zespole mieliśmy klasy LO dla dorosłych, to miałam też kategorię powyżej 19 lat. W przyszłym roku do szkół średnich przyjdą uczniowie, którzy rozpoczęli naukę w klasie pierwszej jako sześciolatki. Ponieważ zgodnie z RODO nie gromadzę ani nie przetwarzam żadnych nadmiarowych danych o czytelnikach (interesuje mnie tylko imię, nazwisko i klasa), dane o kategorii wiekowej uczniów będą musieli przekazać mi wychowawcy klas.
Ostatni dokument jest "nadobowiązkowy". Szkoły, które otrzymały wnioskowane dotacje na zakup nowości, muszą dokonać rozliczenia wsparcia w ramach Narodowego Programu Rozwoju Czytelnictwa w roku 2021. Nasz organ prowadzący wyznaczył termin do 12 stycznia.
Do wypełniena jest tabela w Excelu, która zawiera dwa zestawienia. Pierwsze to ilościowe - tu wpisać należy, ile zakupiono książek (i odsetek lektur w tych zakupach), jakie nowe elementy wyposażenia zakupiono, podać liczbę uczniów w szkole. Drugi arkusz to informacje o działaniach - tu trzeba napisać o konsultacjach zakupów, współpracy z biblioteką publiczną i pedagogiczną, pochwalić się działaniami z zakresu promocji czytelnictwa i projektami edukacyjnymi, uwzględnieniem w zakupach potrzeb uczniów niepełnosprawnych no i wysnuć wnioski z realizacji programu.
Nie wiem, czy ktokolwiek to czyta, ale zawsze piszę prawdę i jest ok. :)
Tak zamykam rok kalendarzowy. Koniec I semestru, który zbliża się wielkimi krokami to inne zadania i inne dokumenty, o których napiszę już wkrótce.
Pierwotnie opublikowano na Lectorium. Blog na Hive napędzany przez dBlog.