Vous arrive-t-il souvent d'attendre le dernier moment pour commencer un devoir, réviser pour un examen, renvoyer des documents administratifs ou faire le ménage chez vous avant de recevoir des invités ? Si oui, vous êtes probablement du genre à procrastiner. Pour lutter contre ça, il y a une solution qui peut être efficace : mettre en place des deadlines.

Pourquoi les deadlines nous rendent plus efficaces

Quand vous avez commencez à rédiger un devoir quelques jours avant la date limite, c'est parce que vous n'avez pas envie d'avoir une sale note.
Quand vous vous mettez à réviser quelques jours avant un examen, c'est parce que vous vous rendez compte que vous êtes en retard et que vous commencez à avoir peur de vous planter.

Quand vous vous dépêchez de renvoyer vos documents pour les impôts, c'est parce que vous n'avez pas envie de voir votre impôt majoré si vous payez en retard.

En gros, ce qui nous motive quand il y a une deadline, c'est surtout la peur des conséquences d'un travail pas fait ou bâclé. Dans certains cas, ça peut être l'envie d'avoir quelque chose qui va nous motiver. Mais si on sait qu'on a un temps limité pour faire le travail qui nous permettra d'avoir cette chose qui nous fait envie, on aura peur de passer à côté.

Comment mettre en place des deadlines

Certains d'entre vous vont peut-être me dire que quand ils se mettent des deadlines pour un projet, ils n'arrivent pas à s'y tenir. Si c'est le cas, c'est peut-être parce que vous n'avez pas assez d'autodiscipline, ou pas suffisamment de contraintes pour vous pousser (ou forcer) à avancer.

Visualisez

Si vous vous imaginez en train de travailler sur un projet, si vous visualiser les choses, ça peut vous motiver à passer à l'action. Certaines études de psychologie ont montré que parfois, pour faire quelque chose, le plus difficile, c'est de prendre la décision et de commencer.

Engagez-vous

Une des premières choses à faire, c'est de vous engager (ou du moins de vous pré-engager) à faire les choses. La première chose à faire de ce côté-là, c'est de vous engager auprès de vous-même. Si vous avez un truc personnel à faire, écrivez-le sur votre planning, dans votre agenda ou sur votre to-do list du jour. Ça peut paraître vraiment anodin, mais le simple fait d'écrire les choses sur papier incite davantage à passer l'action.

L'autre chose à faire, c'est de vous engager auprès de quelqu'un d'autre. Si vous avez quelqu'un pour vous rappeler régulièrement que vous devez bosser sur un projet, vous avez plus facilement vous mettre au travail, surtout si cette personne peut faire un suivi de l'avancement du projet. Si vous avez un produit ou un service à fournir à un client, vous savez que vous avez intérêt à respecter vos délais, parce que si le client est mécontent à force de trop attendre, la prochaine fois, il ira chercher un autre fournisseur ou un autre prestataire. De plus, s'il y a un contrat pour la fourniture d'un produit ou d'un service, il se peut qu'il y ait des pénalités de retard pour le prestataire. Si vous êtes le prestataire, vous n'avez pas envie de perdre de l'argent parce que vous êtes en retard. C'est la peur de perdre de l'argent, des clients ou des parts de marché qui fait qu'une entreprise essaye de tenir ses délais. Et c'est l'envie de conquérir de nouveaux clients et d'augmenter son chiffre d'affaires qui fait qu'une entreprise va essayer de s'améliorer.

C'est pour ça que vous certains projets, il faut que vous vous engagiez à tenir une date limite, même si elle est approximative. Si vous ne respectez pas cette date, vous risquez de passer pour quelqu'un de non fiable, et vous n'avez pas envie de ça. Pire, dans certains cas, vous risquez même de perdre de l'argent ou des clients. Mais vous devez aussi voir les aspects motivants qu'il y a avancer : vous gagnez en efficacité, vous effectuez davantage de travail, vous passez pour quelqu'un de sérieux et vous gagnez confiance en vous.

Pour vous montrer que l'engagement peut être efficace et motivant, voici un exemple personnel : récemment, on m'a demandé si je pouvais faire une courte vidéo de présentation pour une start-up. J'ai accepté, vu que je connais très bien les gens de cette start-up et que leur projet m'intéresse. On a dû tourner la vidéo samedi, et le montage devait être totalement terminé pour le mardi midi au maximum. J'ai été très actif samedi soir et dans la journée de dimanche. Malheureusement, un des logiciels que j'utilise a crashé, et quand je l'ai redémarré, le fichier du projet ne s'ouvrait plus correctement. Idem pour les fichiers de sauvegarde. J'ai donc dû recommencer une bonne partie du projet, et ça m'a pris une bonne partie de mon lundi. Mais comme la vidéo devait être finie et mise en ligne pour mardi midi, j'ai avancé, et j'ai tout réussi à tout refaire. Le montage était même mieux que dans la version précédente.

Depuis décembre, quand je veux faire une vidéo courte pour ma chaîne YouTube, je fixe des deadlines intermédiaires : je fixe une date limite à laquelle l'enregistrement audio doit être terminé, une autre pour avoir terminé les effets visuels, et un jour pour faire le montage et les dernières retouches audio. Le résultat, c'est qu'en faisant ainsi, j'arrive à produire des vidéos en 2 ou 3 jours (hors temps d'écriture) quand je m'y mets vraiment.

Et pour être franc, je ne suis pas très bon pour planifier et organiser. Mais planifier et s'organiser un minimum, c'est déjà mieux que rien. Pour réaliser la première vidéo de ma chaîne, il m'avait fallu des mois. Cela est dû au fait que j'étais parfois pas assez motivé, car je n'avais pas défini clairement les choses et comment je devais procéder, et je me retrouvais à alterner de façon un peu chaotique entre plusieurs tâches.

Vous pouvez vous imposer des deadlines pour un projet, mais vous avez aussi intérêt à vous en faire imposer. Plusieurs études ont montré que lorsqu'on se faisait imposer une deadline, on avait tendance à la respecter plus facilement, parce qu'on veut garder un certain niveau de crédibilité ou éviter de possibles conséquences négatives. Vous trouverez les liens vers ces études à la fin de l'article.

Fixez-vous des objectifs réalistes

Très souvent, quand on prévoit du temps pour faire quelque chose, on se rend compte que ça prend plus de temps que prévu. Pourquoi ? Parce qu'on imagine trop souvent le scénario le plus optimiste, en minimisant les effets des potentiels problèmes qui pourraient survenir et en imaginant que tout va glisser comme sur des roulettes. Mais très souvent, on voit que les objectifs qu'on se fixe mettent plus de temps que prévu pour être atteints. Cela correspond à la loi de Hofstadter (ou loi de glissement de planning).

Si vous attendez le dernier jour pour réviser tout un semestre d'une matière ou pour rendre un devoir, ça risque d'être... compliqué.

Éviter la procrastination avant les derniers jours avant une date limite

Même si une deadline peut vous forcer à vous mettre au travail vers la fin du temps imparti, le problème, c'est que vous risquez quand même de procrastiner au début.
Si vous mettez simplement une deadline pour un projet qui doit durer plusieurs semaines ou plusieurs mois, ça peut vous paraître trop gros, et ça peut vous décourager.
Une bonne solution pour éviter ça, c'est de découper un projet en plusieurs étapes, et de mettre des deadlines intermédiaires pour chaque étape. Cela a plusieurs avantages : votre projet vous paraître moins gros, et vous aurez un petit moment de satisfaction à chaque fois que vous atteignez un objectif intermédiaire, ce qui vous évitera de vous décourager.
Mettre des deadlines intermédiaires, c'est une façon de mieux gérer votre temps tout en restant motivé.

Commencez les choses et mettez en application ce que vous avez appris

Comme je l'ai dit précédemment dans cet article, le plus dur pour faire quelque chose, c'est souvent de prendre la décision et de commencer. Donc commencez par visualisez ce que vous voulez ou ce que vous devez faire, écrivez-le sur du papier, mettez en place des objectifs intermédiaires... et mettez-vous au travail !

Sources et compléments

Études et articles

Illustrations

Articles précédents de cette série

[FR] Devenir plus efficace #6 - Mettre en place des deadlines