Al final del día, poco importan nuestras habilidades y conocimientos si no logramos organizar nuestras tareas de manera adecuada. Por eso me enfoco todo lo que puedo en mantener mi productividad tan alta como sea posible.
¿A qué me refiero con productividad? Simplemente a efectividad y eficiencia al completar las tareas que me propongo con un mínimo de estrés (seamos honestos, siempre queda algo).
Para muchos, basta con una lista de tareas y recordatorios, para otros, es necesario (o al menos eso les gusta creer) un conjunto de páginas de Notion con fórmulas personalizadas e integración con Airtable. Sistemas y tips hay muchísimos.
Yo voy por la vía de tener varias apps dedicadas a propósitos específicos. Cada una excelente en su rango. Por eso, te voy a presentar las apps que conforman mi universo de productividad personal y profesional, y también partes del proceso, el workflow típico que utlizo. Espero que saques buenas ideas 🤓.
Herramientas principales
La base de todo. Joplin.
Función: Tomar notas, planificar proyectos, escribir.
Pues sí, no es a través de Notion u otra sofisticada app que todo se conecta, sino a través de Joplin. Eventualmente casi todo termina saliendo de allí, pero es la cuna de todo lo que hago.
Joplin es una app de notas que permite utilizar Markdown. Es gratuita, de código abierto, multiplataforma y extremadamente personalizable. ¿Qué más se puede pedir?
Unos ejemplos de lo que puedes hacer. Lo simple: Guardar notas (a través de etiquetas y carpetas) y sincronizarlas a través de varios dispositivos. Lo verdaderamente hermoso: Instalar plugins creados por la comunidad, modificar el estilo mismo de la app con CSS, cambiar la fuente, añadir íconos personalizados a las carpetas, y un largo etc.
Notion. El repositorio por excelencia.
Función: Planificar proyectos, gestionar proyectos.
Creo que todos conocemos Notion. El uso que le doy se solapa bastante con Joplin. La diferencia es que un proyecto solo pasa a Notion cuando va ser ejecutado. Allí se termina de planificar y organizar, y se estructura la gestión.
En Joplin se anotan las ideas primitivas, y se organizan mínimamente, pero cuando ya tiene forma la idea, pasa a Notion y allí se cuece.
Así puedo organizar de mejor manera, con las muchas capacidades de Notion, y también en una interfaz más bonita. Ah, y puedo crear y compartir un link para que cualquiera pueda ver mi página de Notion.
Notion te permite tener casi todo. Probablemente solo le falte crear mapas mentales para apoderarse del mundo.
Gmail. No necesita introducción.
Función: Cliente de correos.
Llevo años usando Gmail, y no creo que cambie. La integración con las apps de Google (que veremos más adelante) y su buen funcionamiento e interfaz me mantienen cómodo.
Google Tasks. Para TODAS mis tareas.
Función: Tareas por hacer, planificar mi semana, recordatorios rápidos.
No creo que un sistema de productividad personal pueda funcionar sin un medio para gestionar las tareas pendientes y crear recordatorios rápidos. Para eso utilizo Google Tasks. Es simple y a la vez lo suficientemente flexible como para usarla para planificar todas las tareas agendadas para mi semana.
Aunque algunas veces uso una herramienta dedicada para planear la semana, muchas veces trabajo fuera de mi escritorio y necesito la portabilidad.
Te preguntarás, ¿y por qué no planificas la semana en tu calendario? La respuesta fácil es: sí lo hago. Google tasks se integra con mi calendario, cualquier tarea que añado especificando una fecha y/o una hora, se añaden al calendario. Aparecen en ambos lugares con una sola entrada por mi parte. ¡Genial!
Google Calendar. El gestor de tareas secundario.
Función: Visualizar y gestionar tareas.
La forma en que uso el calendario creo que no es común. Rara vez introduzco algo, casi siempre que lo abro (o miro su widget) es para ver lo que ya está añadido. Si añado algo, irónicamente, es solo para que aparezca en Google Tasks.
Toggl Track. Controlar mi horario y mi tiempo
Función: Time tracking, controlar si aproveché o no cada día.
Esta lleva pocos días en el arsenal, pero ya veo los beneficios. Hay algo en mi cabeza que hace que, si veo en Toggl que he trabajado o estudiado menos de una hora en el día, inmediatamente hago algo de provecho para no defraudarme a mí mismo.
Es como dice David Allen en "Getting things done", nuestras tareas son compromisos con nosotros mismos.
Además es útil para ver a qué le estoy dedicando tiempo, y si es el adecuado.
Herramientas secundarias
Acá no me extenderé mucho, son herramientas que aunque utilice a menudo, en el flujo de trabajo y estudio son secundarias.
Primero, Raindrop, una app para guardar marcadores, archivos, webs, cualquier cosa, como Pocket, pero mucho mejor.
Segundo Weje para mapas mentales. Conozco Mindomo y Miro, pero Weje tiene un uy buen plan gratuito, y no hago tantos mapas mentales como para pagar por ello.
Y tercero, Ora, una herramienta de gestión de proyectos que solo uso por temas de trabajo, no personales.
Ahora que me siento a escribirlas, son más de las que parece. Tal vez pudiera lograr lo mismo con menos, utilizando la versatilidad de alguna de ellas, pero así tengo un sistema con el que me siento cómodo y me da buenos resultados, que he venido perfeccionando por meses a través de pruebas y errores.
El de la productividad personal es un tema muy amplio, y los que entramos a conocer sus entrañas nos aficionamos. Muchas veces las herramientas y métodos se vuelven un tema de estudio, una afición, y hay que ser fuerte para no dejarse distraer usando cosas innecesarias.
Me encantaría leer cómo organizas tu propio sistema. Tal vez piensas que ni siquiera tienes uno, pero sí lo tienes, aunque sea poco desarrollado o eficiente, todos lo tenemos. Compártelo en los comentarios, o contáctame en Telegram o Twitter, y así tendré más ideas y herramientas para probar 😎.