¿Cómo te recuperarías de una guerra mundial en la que has salido perdiendo por goleada? Japón lo hizo con una resiliencia digna de admirar. Entre otras cosas, renovó sus sistemas de trabajo para superar en eficacia y eficiencia al método común por aquel entonces: el fordista de Henry Ford. Todavía en la actualidad admiramos muchos de los progresos asiáticos en el campo de la efectividad.
Una de las técnicas más famosas es la llamada "las 5 eses de Toyota". Hace poco, Carme, desde Telegram me sugirió hablar de este tema y ver su posible compatibilidad con el método C.A.R.
Vamos a ello. Intentaremos aplicar cada una de las "eses" a cómo atendemos los elementos de nuestras bandejas de entrada y al uso que le damos finalmente a nuestro tiempo.
Qué son las 5S de Toyota
El método de las 5 S se llama así por constar de 5 pasos que, en japonés, comienzan con la letra "S".
*Fuente: wikipedia
El método se inició en los años 1960 y ha sido ampliamente utilizado, dando lugar o siendo integrado dentro de otros sistemas de producción más modernos.
1. Seiri
Seiri consiste en clasificar y quedarse con lo útil. Para esta clasificación, se tienen en cuenta períodos de tiempo de uso.
- Si se usa menos de una vez cada 6 años: Se desecha (excepto si es difícil o imposible reponer).
- Si se usa menos de una vez cada 3 años: Se almacena.
- Si se usa menos de una vez cada 2 años: Se coloca fuera de la zona de trabajo del operario.
- Si se usa menos de una vez al año: Se deja en el puesto de trabajo.
- Si se usa menos de una vez al trimestre: Se deja en el puesto de trabajo, al alcance de la mano.
- Si se usa al menos una vez al mes: se coloca directamente sobre el operario.
Una de las primeras cosas que hacemos en el método C.A.R. es listar nuestras bandejas de entrada: direcciones de correo, redes sociales, feeds, mensajería instantánea, bandeja física, etc. Una vez hecha la lista, un objetivo es eliminar todas las bandejas de entrada que se pueda.
Una vez que hemos reducido al máximo, debemos decidir cuándo analizaremos nuestras bandejas de entrada. Lo ideal sería analizarlas todas en una única sesión diaria (de lunes a viernes). Sin embargo, dependiendo de nuestro tipo de trabajo, quizá tengamos que determinar algunos análisis extra solo para ciertas bandejas.
Por ejemplo, es posible que haya que revisar la dirección del correo que le hemos dado a los clientes cada 2 horas. Así que programaremos un bloque de tiempo cada 2 horas, para revisar esa bandeja de entrada en particular.
De esta manera, ponemos al alcance de la mano lo que más vamos a usar, en vez de tener a la mano siempre todas las bandejas de entrada.
Por otro lado, en cada análisis determinaremos si el ítem recibido debe transformarse en una acción, debe archivarse, o bien debe eliminarse. De esta manera nos aseguramos de que solo tengamos a mano lo que realmente se va a hacer.
2. Seiton
Seiton es una mezcla entre organización y orden. Organizar es poner los calcetines con los calcetines, mientras que ordenar es colocar los calcetines por colores y tallas. El objetivo de este paso, que solo puede ir después del anterior, es encontrar los materiales rápido. Para lograrlo se establecen algunas premisas:
- Organizar teniendo en cuenta la proximidad, el peso de los objetos, si tienen un soporte...
- Definir reglas para ordenar (colores, tamaño, frecuencia de uso...).
- Intentar que la forma en que se coloque el objeto sea lógica (obvia).
- Si se usan una serie de herramientas en un orden específico, tenerlo en cuenta.
- Que todos los puestos de trabajo tengan el mismo orden.
- Colocar según se termina de usar.
En el método C.A.R. se analizan los diferentes elementos de las bandejas de entrada. Ya hemos dicho que, si un elemento de una bandeja de entrada no sirve, se elimina. Ahora, con aquellos elementos que sí se van a transformar en una acción, tenemos en cuenta un orden. Al poner un bloque de tiempo en el calendario tenemos en cuenta cuándo será mejor hacerlo, si tendremos el entorno adecuado en ese momento, cuál es el orden correcto de las acciones relacionadas.
También se pueden añadir colores al calendario y usar bloques periódicos que nos ayudan a estandarizar las operaciones.
3. Seiso
Seiso es limpieza. Como se puede ver, las 5 s de Toyota siguen un orden lógico. Es difícil ordenar y organizar si tenemos muchos materiales, y es complicado limpiar si no están organizados y ordenados. Las premisas para limpiar según la metodología son:
- Limpiar y detectar puntos de mejora periódicamente
- Dejar todo como estaba después de cada limpieza
- Diseñar un entorno en el que sea fácil limpiar
Uno de los defectos del timeblocking es su tendencia a desordenarse y a llenarse de bloques innecesarios. En el método C.A.R. usamos el análisis de bandejas de entrada para planificar los bloques de tiempo. De esta manera, ya se realiza una limpieza. Es posible que algo que habíamos proyectado ya no sea necesario, o que no quepa todo en un mismo día.
Además, una bandeja de entrada es el propio calendario. En el análisis se revisan los días anteriores y se modifican los bloques para adaptarlos a la realidad. También en ese momento se mueven aquellos bloques no realizados.
Por último, en el método C.A.R. se sugiere colocar un bloque periódico muy especial: la revisión de valores. ¿Por qué? Porque cuando comenzamos tenemos nuestro calendario limpio, ordenado, organizado y respetando nuestras prioridades. Sin embargo, a medida que pasa el tiempo, es muy posible que vayamos olvidando lo que para nosotros es importante, dando preferencia a los "debes" externos. Un periodo de reflexión y limpieza del calendario nos permitirá seguir luchando por nuestras prioridades.
4. Seiketsu
Seiketsu es estandarización. La idea es buscar rutinas que eviten fallos en los puntos anteriores. Algunos puntos a tener en cuenta son los siguientes:
- Establecer cantidades mínimas de material e identificar las zonas de trabajo.
- Favorecer que se vea con claridad las premisas anteriores.
- Estandarizar los procesos.
- Formación al personal para que todos conozcan el funcionamiento básico.
Una de las mejores formas de estandarizar es con checklists. En el método C.A.R. intentamos que todo esté en el calendario. En un bloque de tiempo se puede perfectamente poner un listado de acciones intermedias. La gran ventaja de esto es que, si el bloque se repite periódicamente, cuando modificamos el checklist, este se actualiza en todos los bloques futuros.
Otra opción es tener el checklist fuera del bloque. En ese caso, con un enlace al checklist dentro del bloque del calendario será suficiente.
5. Shitsuke
Llegamos al famoso Kaizen, la mejora continua. También se parece mucho al ciclo PDCA (del inglés Plan-Do-Check-Act, planificar, hacer, verificar y actuar). Esta etapa final permite que el sistema de las 5S de Toyota sea fiable, pues sin una revisión continua, empezaría a haber fallos, y con el tiempo, dejaría de ser efectivo.
El control de las 4 fases anteriores debe ser riguroso, sistemático y preferiblemente, se debe documentar resultados y conclusiones. El objetivo es ajustar como lo hace el capitán de un barco al comprobar los mapas.
Un punto importante es que el método es una herramienta, no el fin. Esta premisa permite modificar las primeras 4 eses las veces que haga falta para alcanzar los objetivos y seguir mejorando.
En el método C.A.R. no hay revisión semanal ni tampoco revisión anual. Es cierto que la R del acrónimo es revisar. En la revisión profunda, a última hora de la noche, a primera hora del día, o en ambas ocasiones, revisamos si todo está correcto. Sin embargo, esta revisión no afecta al sistema, sino que sirve para tener en mente las próximas acciones, visualizarlas y hacer alguna mínima corrección si es necesario.
¿Entonces? ¿Cuándo se revisa el sistema? ¿Cómo nos aseguramos de mejorar? De dos maneras.
En primer lugar, siempre que veamos un punto de fricción, un fallo, o algo que nos cueste o que nos preocupe, debemos capturarlo. Es tan sencillo como tomar una nota. (Un ejemplo: llevo tiempo sin llamar a mis padres.) En el siguiente análisis veremos esa nota, y deberemos pensar qué hacer con eso. ¿Habrá que dedicar un tiempo a pensar o a investigar? Bien. Pon un bloque de tiempo para hacerlo. ¿Tendrás que programar una llamada cada semana? Perfecto. Añade un bloque periódico.
En segundo lugar, en cada análisis, en cada acción programable, estamos revisando el sistema. ¿Por qué? Porque vamos a ver claramente si nuestra mecánica de trabajo está ordenada, organizada, si cabe todo, si estamos apretando demasiado... Si nos sobran muchos espacios vacíos en el calendario, quizá es hora de ponerse algún objetivo. Si nos falta tiempo, quizá debemos eliminar alguna rutina poco útil. Si nos están entrando demasiadas capturas, quizá debamos tomar alguna acción al respecto.
Estos dos mecanismos, junto con el bloque periódico de revisión de prioridades, es más que suficiente para que el sistema esté vivo, en continua mejora. Por supuesto, puedes poner puntos de control cuando quieras. Es tan simple como colocar un bloque de tiempo en el calendario. Incluso puedes hacerte un checklist con los diferentes puntos de revisión. Por ejemplo, en mi caso, todos los meses, durante una hora, hago limpieza en mis dispositivos (hago copias de seguridad, limpio el correo, fotos, etc.). Para ello tengo un checklist integrado en el bloque de tiempo.
En resumen
Una de las grandes ventajas del método C.A.R. es su simplicidad. Esto le da una versatilidad enorme, lo cual nos permite adaptar filosofías interesantes como las 5S de Toyota sin ningún problema. Obviamente, no podemos implementar todo tipo de metodologías al mismo tiempo, pero sí que podemos elegir una e integrarla al método.
¿Qué te parece? ¿Por qué no capturas esta idea a ver en qué termina transformándose?
Foto de cabecera: De Leandroxd777 - Trabajo propio, CC BY-SA 4.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=84846648
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Este artículo se publicó originalmente en https://www.efectivida.es/blog/5-eses-toyota-efectividad-asiatica/ y se ha compartido en Hive con el plugin Exxp.