En un episodio reciente del podcast, titulado "Cómo decir que no de forma sencilla", expliqué la enorme importancia de basarse en algo real para decir sí o no a una propuesta. A raíz de este episodio, me consultaron cómo hago yo las revisiones semanales.
Esto es algo que contesté ya hace tiempo en una lección extra del método C.A.R. Igualmente, voy a explicarlo en abierto porque creo que es un tema interesante.
La influencia de GTD
En primer lugar, hay que decir que la expresión "revisión semanal" te traslada rápidamente al universo GTD. Por desgracia, la mayoría de personas que conocen algo sobre organización personal, solo conocen GTD. Me vale hace años, cuando no había tanta información sobre este tema, pero me sorprende actualmente que todavía sigamos aferrándonos a un solo método. E incluyo aquí a algunos comunicadores sobre productividad que solo hablan de GTD. Por simple contraste, tengo un listado de más de 40 metodologías distintas.
Es como si siguiéramos pensando que solo circulan por la carretera vehículos de la marca Ford.
Por otro lado, hay bastantes sistemas que "beben" de GTD. No en vano fue una disrupción en su momento, con muy buen marketing, por qué no decirlo. Esto ha provocado cierto estándar, para mi gusto, algo distorsionado.
Así, normalmente, cuando alguien habla de la revisión semanal, se refiere a esta práctica de esta metodología en concreto. Muy muy resumido, se trata de pasar por las cinco fases del sistema con todas nuestras listas para tener una visión general de cómo está todo lo pendiente. Esta revisión es una revisión del sistema y te obliga a volcar lo que quede en tu mente, procesarlo y organizarlo para que todo esté en su lugar correspondiente. La revisión consta de 5 fases que no comentaré aquí porque no es el objetivo.
Solo decirte que, bajo mi experiencia y según las sensaciones de otras personas a las que conozco, la revisión semanal, o la amas o la odias. Es bastante habitual hacerla el fin de semana, por lo que requiere disciplina y organizarse bien. Conozco gente que prefería quedarse en casa para hacer la revisión un sábado por la tarde en vez de ir a la playa con la familia. Ya te adelanto que no son 5 minutos, aunque obviamente, cuantas más veces la realicemos, más fluida será.
Cuando practiqué GTD, ya hace años, decidí que, aunque me iba bien, aquello era demasiado complicado, y estaba seguro de que había formas de hacerlo más simple. Un punto en particular que no me gustaba es que la revisión era una revisión del sistema. Y ya sabemos que, cuando dedicas más tiempo a un sistema de lo que te ahorra, es mal asunto. Obvio que los defensores del GTD dirán que esta revisión es vital y que a la larga te ahorra tiempo. Ok, pero... ¿había algún modo más amable? Y, si el sistema se simplificaba, ¿era realmente necesario revisarlo semanalmente?
De estos y otros pensamientos, poco a poco, surgió el método C.A.R.
Cómo hago las revisiones semanales
¿Y cómo hago yo las revisiones semanales con el método C.A.R.? Pues la respuesta rápida es que en el método C.A.R. no hay revisiones del sistema. Ni semanales, ni mensuales, ni anuales, ni nada.
Al ser un sistema simple, no necesita ser revisado. Además, dado que todas tus actividades pendientes acaban en el calendario, es muy sencillo hacer un "zoom out" (esa famosa vista de pájaro) y ver cómo está tu vida. Que es de lo que se trata, por cierto.
Otro mecanismo que evita las revisiones típicas de GTD, es que una de las bandejas de entrada que se analizan diariamente es el propio calendario. No es posible explicar la importancia de esto en unas líneas. Creo sinceramente que este punto es como la tuerca que cierra y hace girar todo el sistema. Al analizar el calendario, no solo clarificamos las próximas acciones, sino que dejamos un registro muy detallado de todo lo realizado en el pasado. Gracias a esto, te puedo decir con total exactitud cuándo llamé a mi jefe para pedirle vacaciones hace 5 años, y también cuándo tengo programado pedir cita para renovar el DNI dentro de 8 años. Mola, ¿no?
Las revisiones en C.A.R.
- Pero, espera. Sé que en el método C.A.R., la "R" es de revisar, ¿no?
Correcto. Pero no es una revisión del sistema. Es una revisión de las próximas acciones. Yo recomiendo revisar tu agenda antes de dormir, al levantarte, o en ambas ocasiones. Esto sería una revisión lenta, que podría durar 2 o 3 minutos. Se trata de visualizar lo que harás la siguiente jornada. Luego, durante el día, vas realizando acciones y revisando las siguientes. Estas ojeadas son revisiones rápidas, que te llevarán unos segundos.
Pero, ¿y si el sistema empieza a fallar? Lo vas a ver en tus análisis diarios, ya que el calendario te dirá que no hay huecos o que no estás cumpliendo con las tareas programadas. Pero ten una cosa clara. El sistema no está fallando. El que estás fallando eres tú al meter demasiado trabajo en tu día a día, o en no cumplir con lo que tú mismo te propones. Es una cuestión de mala planificación, no de que el sistema falle. Y, por suerte, el sistema te lo dirá con muuucha claridad.
Aún así, el método C.A.R. tiene otro mecanismo de seguridad. Al iniciar el curso te pediré que redactes tus principios o prioridades. Y también te recomendaré que pongas un bloque de tiempo periódico para repasar esto. Puede que, con el tiempo, tu agenda se llene de tareas que poco tienen que ver con tus verdaderas prioridades, y te toque hacer una poda. Nuevamente, esto no es una revisión del sistema, sino de tu forma de trabajo.
Se me quedan muchas cosas en el tintero. Si quieres saber más, te animo a hacer el curso con el método, o a unirte a la academia donde tendrás acceso a este curso y a mucho más.
Resumiendo mucho lo visto hasta ahora, la idea detrás del telón es simplificar al máximo, mientras funcione. ¿Revisiones semanales? No, gracias.
Foto de cabecera: Steve Buissinne from Pixabay
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Este artículo se publicó originalmente en https://www.efectivida.es/blog/como-hago-revisiones-semanales/ y se ha compartido en Hive con el plugin Exxp.