El título del este artículo nace del libro El pequeño libro de la comunicación eficaz del autor Mikael Krogerus en el cual se formula esta pregunta, la cual es una de las grandes realidades de la comunicación, que podemos extrapolar otras áreas personales.
Para nadie es un secreto que la gran mayoría vemos las reuniones como espacios agotadores e interminables, donde no se comunica sino que se tortura. Ya sean reuniones de condominio, colegio o prelatura comunitaria, asistir significa perder el tiempo.
Ahora bien, este fenómeno suele tener varias causas, la primera de ella, quienes organizamos la reunión no informamos debidamente qué tipo de reunión desarrollaremos, en palabras de Seth Godin, sólo existen tres tipos de reuniones:
• Informativa: una reunión en la cual los participantes son informados sobre alguna cosa (les guste o no).
• Debate: una reunión en la cual el objetivo es dar input o instrucciones, o recibir feedback.
• Permiso: una reunión en la cual un bando propone alguna cosa con la esperanza de que el otro diga que sí (aunque tiene también el derecho y el poder de decir que no).
Al no informar el tipo de reunión, los asistentes no sabrán en qué contexto se desarrollará la misma, eso hace que la misma se vuelva un circulo vicioso de repetir información.
A ello debemos sumar, el hecho que la mayoría de nuestras reuniones son pasivas. Es decir, quienes asisten simplemente escuchan a los demás hablar y la interacción que hay es para apoyar o no una propuesta.
Sumemos a ello el hecho que convocamos a reuniones para discutir temas donde un tema es el importante, pero como estamos reunidos vamos a aprovechar de abordar otros temas. Cuando una reunión no tiene un propósito claro, es más probable que se prolongue de manera interminable.
Una última causa que podemos citar es que en nuestras reuniones no hay un líder con experiencia comunicativa. Si quien guía la reunión no posee buenas habilidades comunicativas para animar, interactuar y conectar con los asistentes, lo más más probable es que la reunión se desvíe y se prolongue indefinidamente.
Es por ello, que para evitar este fenómeno, debemos:
- Limitar la duración de las reuniones y respetarlo religiosamente.
- Informar y explicar el propósito de la reunión. Una vez hecho de dominio público apegarse a ello, respetando la agenda construida.
- Quien esté a cargo de la reunión y guiarla debe liderarla, significa que pueda estimular la participación, rompiendo la pasividad y conectando con los asistentes.
Why are our meetings so exhausting and why do they take so long?
The title of this article comes from the book The Little Book of Effective Communication by the authors Mikael Krogerus in which this question is formulated, which is one of the great realities of communication, which we can extrapolate to other personal areas.
It is no secret that the vast majority of us see meetings as exhausting and endless spaces, where we do not communicate but rather torture each other. Whether they are condominium, school or community prelature meetings, attending means wasting time.
Now, this phenomenon usually has several causes, the first of them, those who organize the meeting do not properly inform what type of meeting we will develop, in the words of Seth Godin, there are only three types of meetings:
- Informative: a meeting in which participants are informed about something (whether they like it or not).
- Discussion: a meeting in which the objective is to give input or instructions, or to receive feedback.
- Permission: a meeting in which one side proposes something in the hope that the other side will say yes (although it also has the right and power to say no).
By not informing the type of meeting, the attendees will not know the context in which the meeting will take place, which turns it into a vicious circle of repeating information.
To this we must add the fact that most of our meetings are passive. That is to say, those who attend simply listen to others speak and the only interaction that takes place is to support or not a proposal.
Add to this the fact that we convene meetings to discuss topics where one topic is the important one, but since we are gathered we will take advantage of the opportunity to address other topics. When a meeting does not have a clear purpose, it is more likely to drag on interminably.
A final cause we can cite is that our meetings lack a leader with communication experience. If the person leading the meeting does not have good communication skills to encourage, interact and connect with the attendees, the meeting is more likely to drift and drag on indefinitely.
That is why, in order to avoid this phenomenon, we must:
- Limit the duration of meetings and respect it religiously.
- Inform and explain the purpose of the meeting. Once it has been made public, stick to it, respecting the agenda that has been drawn up.
- Whoever is in charge of the meeting and guiding it should lead it, meaning that he/she can stimulate participation, breaking passivity and connecting with the attendees.
CRÉDITOS
Traductor Deepl
