"For every minute spent organizing, an hour is gained". Benjamin Franklin
Quizás pienses que no tienes tiempo para sentarte a organizar tu día, oye te creo, también me ha pasado. Sin embargo déjame contarte que aquellos días en que me tomaba 20 minutos para organizar mis tareas, fui mil veces más productiva. Es que es tan fácil distraerse en Instagram o TikTok... Hoy te traigo una solución simple!
You may think that you don't have time to sit down and organize your day, hey I believe you, it has happened to me too. However let me tell you that those days when I took 20 minutes to organize my tasks, I was a thousand times more productive. It's so easy to get distracted on Instagram or TikTok.... Today I bring you a simple solution!
Quizás suene contradictorio este post en Hive cuando estamos en la era de las aplicaciones, pero para algunas personas (como yo) el papel y la lápicera son nuestros mejores aliados. Por lo menos disfruto de hacerlo y me es más agradable a la vista. Comencemos...
It may sound contradictory this post written on the Hive platform when we are in the age of apps, but for some people (like me) paper and pencil are our best allies. At least I enjoy doing it and it is more pleasing to the eye. Let's start...
PASO 1: ✅Lista de Tareas / STEP 1: ✅List Tasks
Bien, antes debo aclararte algo: no esperes encontrarte con un método súper novedoso devenido de la Universidad de Harvard 😁, sólo es el diseño que he creado para hacerme la vida más sencilla. Aún así confío en que pueda ayudarte a organizar tus tareas diarias.
Well, first I must clarify something: don't expect to find a super novel method from Harvard University 😁, it's just the design I created to make my life easier. Still I trust it can help you organize your daily tasks.
- Cuaderno en mano, comienzo por anotar todas las tareas y microtareas que necesito hacer en el día. En mi caso particular que trabajo desde casa, tengo la libertad de organizar mis actividades de manera aleatoria y sin cumplir horarios específicos; si esta no es tu situación puedes distinguir tus tareas laborales de las personales por brechas horarias.
Notebook in hand, I start by writing down all the tasks and micro-tasks I need to do during the day. In my particular case, since I work from home, I have the freedom to organize my activities randomly and without following specific schedules; if this is not your situation, you can distinguish your work tasks from your personal ones by time gaps.
PASO 2: 📑Clasificación por prioridades / STEP 2: 📑Priority ranking
Para este segundo paso quiero hacer una mención especial.
"Cómo priorizar las tareas... ¿primero lo urgente o lo importante?"
Sí, lo urgente es urgente, lo sé. Sin embargo priorizar lo importante puede salvarte la vida, o al menos las finanzas.
For this second step I want to make a special mention, "how to prioritize tasks... first the urgent or the important?"
Yes, urgent is urgent, I know. However prioritizing what is important can save your life, or at least your finances.
En una ocasión me lo explicaron de la siguiente manera en un curso: si tienes un cliente que te llama para que le pidas un remolque porque se ha quedado con su auto, y al mismo tiempo te llama otro cliente que representa el 30% de tu cartera de negocios para pedirte una cotización. ¿Qué haces primero? Ya sabes lo que respondimos todos ¿no?.
Solo imagina qué pasaría si tu gran cliente se impacienta porque no le contestaste a tiempo, o con qué cliente perderías más dinero si decide irse con otra empresa. ¿Ya tienes la respuesta?
It was once explained to me in a course as follows: if you have a customer who calls you to ask for a tow truck because he has lost his car, and at the same time another customer who represents 30% of your business portfolio calls you to ask for a quote. What do you do first? You know what we all answered, don't you?
Just imagine what would happen if your big customer gets impatient because you didn't get back to him on time, or with which customer you would lose more money if he decides to go with another company. Do you already have the answer?
- En base a ese concepto es que clasifico mis actividades. En color amarillo lo importante, en color rosa lo urgente pero menos importante, y en color verde aquello que si no llego a hacer se puede postergar sin problemas para el próximo día. Este paso es imprescindible para finalmente llegar al paso 3.
Based on this concept is that I classify my activities. In yellow color the important, in pink color the urgent but less important, and in green color what if I don't get to do it can be postponed without problems for the next day. This step is essential to finally reach step 3.
PASO 3: 🕜Planificación horaria / STEP 3: 🕜Hourly planning
- Llegado a este punto puedes elegir continuar con el cuaderno o acudir por ejemplo a Google Calendar. La idea es acomodar todas nuestras actividades en el día para lograr una mayor productividad. Las reglas son sencillas: sé realista, reserva momentos de descanso y no te culpes por no llegar a hacer todo! Somos humanos y fallamos por naturaleza.
At this point you can choose to continue with the notebook or go to Google Calendar, for example. The idea is to accommodate all our activities in the day to achieve greater productivity. The rules are simple: be realistic, set aside moments of rest and don't blame yourself for not getting everything done! We are human and we fail by nature.
- Yo me organizo de acuerdo a este orden:
- Anoto mis hábitos imprescindibles, básicamente mis comidas y aseos, llevan tiempo y son importantes, de hecho es nuestro combustible. Cuántas veces suprimí mis almuerzos por llegar a completar un trabajo, gracias al cielo ya no lo hago más.
- Comienzo con la tarea más díficil o la que me gusta menos, se siente un alivio luego de terminarla y nos predispone mejor para las siguientes.
- Continúo con el resto de las importantes para el comienzo del día, si no llego sé que cuento con más tiempo para postergarlas.
- Acomodo en los huequitos las tareas urgentes.
- Si todo sale bien y aún quedan restos de mi día, sumo las tareas prescindibles, sino las anoto en el sector "para mañana".
I organize myself according to this order:
1.I write down my essential habits, basically my meals and toilets, they take time and are important, in fact it is our fuel. How many times I suppressed my lunches to get to complete a job, thank heavens I don't do it anymore.
2.I start with the most difficult task or the one I like the least, I feel a relief after finishing it and it predisposes us better for the following ones.
3.I continue with the rest of the important tasks for the beginning of the day, if I don't get there I know I have more time to postpone them.
4.I put the urgent tasks in the gaps.
5.If everything goes well and there are still some leftovers from my day, I add the tasks I can do without, otherwise I write them down in the "for tomorrow" section.
- Así se vería al final, para motivarme escribo alguna frase arriba.
En el apartado de abajo dejo un espacio para el gran logro del día, y me recompenso con algo al finalizarlo (un alfajor, una serie o un baño de inmersión por ejemplo).
También dejo lugar para las "tareas de mañana" no sólo para transcribir las que no he podido acomodar ese día, sino también para aquellas que se sumen, me sirve como un lugar rápido donde volcar todo lo que voy recordando.
This is what it would look like at the end, to motivate myself I write a sentence at the top.
In the bottom section I leave a space for the great achievement of the day, and I reward myself with something at the end of it (an alfajor, a series or an immersion bath for example).
I also leave space for "tomorrow's tasks" not only to transcribe the ones I have not been able to accommodate that day, but also for those that are added, it serves me as a quick place to dump everything I remember.
Eso es todo! Sólo resta poner la acción e ir tachando lo que vamos haciendo durante el día para sentir que falta menos. Espero que puedas aplicarlo o que al menos te haya servido algún tip para volverte más productivo.
That's it! All that's left to do is to take action and cross off what we are doing during the day to feel that there is less to do. I hope you can apply it or at least that it has helped you with some tips to become more productive.
✨See you in the next one and have a nice day or start of a nice day✨
📝Daiana.
Traducido en Deelp / Translated in Deelp
Photos taken with my Motorola G20 / Fotos tomadas con mi Motorola G20
Collages hechos en Canva / Collages made in Canva