When you have so much to do but so little time, you avoid doing your tasks and you procrastinate. And you won't be productive. In this post, I'll teach you how to manage your time better to get the things you need to do fast with high quality. The secret is in breaking down the task, and having a plan for each hour.
For example, you need to watch and learn a 12-hour course, but you don't have time. The solution is to put an hour aside for that task in your daily routine. If you do one hour for 12 days, you can finish the course in 12 days. And, begin another course. You can do many courses in a year's time. You wouldn't believe how organized this method makes you.
Ok, let's do it.
The first thing I do is to write the tasks (based on my priority) I have to do on a piece of paper. Like this:
1- Doing my 5000 words translation project-Long term task (I translate each day of a week)
2- Watching a movie (Name the movie)- short term task: This is fun task and I do it because I like watching movies but if you don't have time to do this, it is okay
3- Reading 20 pages from my book (Name the Book)- long term task ( because when I finish one book, I start another and I have a list of books that I calculated for one year)
4- Writing an article for Hive-Long term task
5- Learning programming (Name the course)- Long term task
6- Editing the translation (if I edit the translation while I am translating, this task is automatically eliminated, and I don't have to edit it, or do highlights of specific parts that I need to take another look later)
Don't overwhelm yourself with too many tasks. 6 is enough. Just write down those tasks that need to be done today. And do it one big task and then one small task, or one difficult task and then one fun task. This should be the order. One difficult, one easy.
I am a translator and I need to translate 5000 words each day. The first thing that I do is I write down on a piece of paper the hours I plan to work on this project. For example, from 7 a.m to 12 p.m. I have 17 hours to do this 5000 words translation project. That's about 20 pages. This is my top priority. I need to do it today, otherwise all my plans for other days will be postponed.
So, so far, I have one project to be done and 17 hours to do it. Now, what you do is write down on a piece of paper the hours, like this:
1- 7-8 a.m
2- 8-9 a.m
3- 9-10 a.m
4- 10-11 a.m
And so on till you reach 12 p.m.
And then you write the tasks you have to do for each hour.
1- 7-8 a.m- 400 words translation
2- 8-9 a.m- Breakfast
3- 9-10 a.m -400 words translation
4- 10-11 a.m -Going for a walk in the park
And so on. You write your plan for each hour of the day.
Now, Let's suppose you know how many words you translate in each hour. Or, if you are a programmer, you know how much time it takes to do a certain task. Write that down.
For example, I can translate about 400 words per hour. That's the average. I don't translate the whole hour. I do the translation and then rest for the rest of the hour or do other tasks like writing content for blogs and other stuff like studying a hobby. Things I like to do, like searching the web, or even shopping online.
When the hour passed, you cross it. That means you accomplished task one. Then the second hour starts. And you go on until the last hour. Note that if an emergency happened, don't cross the task you never did, instead continue based on your plan for that hour.
You can plan an entire week like this. Having a plan for each hour is beneficial for accomplishing tasks. That's how I do my task. You have no choice but to postpone your task for the day after. But, since emergencies don't have often, you should be fine for most days.
This method eliminates doing unnecessary tasks.
Important Note #1: Only accept those tasks that you can finish in time. Because if you accept the tasks that are difficult to do, or take a long time, your productivity decreases, and you will be disappointed in yourself.
Important Note #2: Always have breaks between tasks. This makes you not get a headache because of the overload.
Important Note #3: Always have time to learn new things.
That's it. I hope you got something out of this. This is not hard.
The Spanish Version
Cuando tienes tanto que hacer pero tan poco tiempo, evitas hacer tus tareas y las dejas para más tarde. Y no serás productivo. En este post, te enseñaré a gestionar mejor tu tiempo para hacer las cosas que tienes que hacer rápido y con calidad. El secreto está en dividir la tarea y tener un plan para cada hora.
Por ejemplo, necesitas ver y aprender un curso de 12 horas, pero no tienes tiempo. La solución es reservar una hora para esa tarea en tu rutina diaria. Si haces una hora durante 12 días, podrás terminar el curso en 12 días. Y, empezar otro curso. Puedes hacer muchos cursos en un año. No creerías lo organizado que te hace este método.
Ok, vamos a hacerlo.
Lo primero que hago es escribir las tareas (según mi prioridad) que tengo que hacer en un papel. Así:
1- Hacer mi proyecto de traducción de 5000 palabras-Tarea a largo plazo (traduzco cada día de una semana)
2- Ver una película (Nombra la película)- tarea a corto plazo: Esta es una tarea divertida y la hago porque me gusta ver películas, pero si no tienes tiempo para hacer esto, está bien.
3- Leer 20 páginas de mi libro (Nombra el libro)- tarea a largo plazo ( porque cuando termino un libro, empiezo otro y tengo una lista de libros que calculé para un año)
4- Escribir un artículo para Hive-Tarea a largo plazo
5- Aprender programación (Nombre del curso)- Tarea a largo plazo
6- Editar la traducción (si edito la traducción mientras estoy traduciendo, esta tarea se elimina automáticamente, y no tengo que editarla, o hacer resaltados de partes concretas que necesito volver a mirar más tarde)
No te abrumes con demasiadas tareas. Con 6 es suficiente. Simplemente anota las tareas que hay que hacer hoy. Y haz una tarea grande y luego una pequeña, o una tarea difícil y luego una divertida. Este debería ser el orden. Una difícil y otra fácil.
Soy traductora y tengo que traducir 5000 palabras cada día. Lo primero que hago es anotar en un papel las horas que tengo previstas para trabajar en este proyecto. Por ejemplo, de 7 de la mañana a 12 de la noche tengo 17 horas para hacer este proyecto de traducción de 5000 palabras. Eso son unas 20 páginas. Esta es mi máxima prioridad. Necesito hacerlo hoy, de lo contrario todos mis planes para otros días se pospondrán.
Así que, de momento, tengo un proyecto por hacer y 17 horas para hacerlo. Lo que hay que hacer es anotar en un papel las horas, así
1- 7-8 a.m
2- 8-9 a.m.
3- 9-10 a.m.
4- 10-11 a.m
Y así sucesivamente hasta llegar a las 12 p.m.
Y luego escribes las tareas que tienes que hacer para cada hora.
1- 7-8 a.m- Traducción de 400 palabras
2- 8-9 a.m- Desayuno
3- 9-10 a.m - Traducción de 400 palabras
4- 10-11 a.m -Ir a dar un paseo al parque
Y así sucesivamente. Escribe tu plan para cada hora del día.
Supongamos que sabes cuántas palabras traduces en cada hora. O, si eres programador, sabes cuánto tiempo tardas en hacer una determinada tarea. Anótalo.
Por ejemplo, puedo traducir unas 400 palabras por hora. Esa es la media. No traduzco toda la hora. Hago la traducción y luego descanso el resto de la hora o hago otras tareas como escribir contenidos para blogs y otras cosas como estudiar un hobby. Cosas que me gusta hacer, como buscar en Internet o incluso comprar por Internet.
Cuando pasa la hora, la cruzas. Eso significa que has cumplido la primera tarea. Entonces empieza la segunda hora. Y así hasta la última hora. Ten en cuenta que si ocurre una emergencia, no cruces la tarea que nunca hiciste, en lugar de eso continúa basándote en tu plan para esa hora.
Puedes planificar así toda una semana. Tener un plan para cada hora es beneficioso para realizar las tareas. Así es como yo hago mis tareas. No tienes más remedio que posponer tu tarea para el día siguiente. Pero, como las emergencias no se dan a menudo, deberías estar bien para la mayoría de los días.
Este método elimina hacer tareas innecesarias.
Nota Importante #1: Sólo acepte aquellas tareas que pueda terminar a tiempo. Porque si aceptas las tareas que son difíciles de hacer, o te llevan mucho tiempo, tu productividad disminuye, y te sentirás decepcionado contigo mismo.
Nota importante #2: Haz siempre pausas entre tareas. Esto hace que no te duela la cabeza por la sobrecarga.
Nota importante # 3: Ten siempre tiempo para aprender cosas nuevas.
Esto es todo. Espero que hayas sacado algo de esto. No es difícil.