Challenges come and challenges go…
The process of fulfilling a client’s order usually goes beyond just making their product; it also includes communicating properly with the client so as to give them exactly what they ordered, as well as other key things like packaging and delivery of the product. These processes are things I’ve gotten used to as an entrepreneur, so handling them is usually seamless. This, however, wasn’t the case when I got my first international client.
When I first got his message, I was so excited and ready to get right on to making and delivering his order, but upon taking the order, I found myself questioning if it wasn’t better to just stick with local clients. This was as a result of some challenges I encountered while carrying out the order.
Language Barrier:
The first challenge was a language barrier. This client's primary language is French. While he could speak and understand English, he was not very fluent, so we misunderstood each other from time to time. For instance, he would ask for prices of different samples, and I would tell him tindividually clearly and individually, but he still mistook the prices of different samples, sometimes interchanging them.
Even with choosing colours, the language barrier posed a significant challenge. When he finally chose the design and colour he wanted, I gathered materials to start working, but I instinctively thought to confirm his order, and it turned out there was indeed a misunderstanding. What I had set out to start working on wasn’t exactly what he wanted, it was a crochet polo shirt, yes, but a different type of polo shirt. So to handle this, I engaged in continuous communication with him and asking questions repeatedly to ensure clarity on what he wanted and how he wanted it. Also, AI posed a great tool because with its help I was able to come up with images of what the final product may look like.
Payment Method:
Speaking of prices, it was quite a hassle to come to terms on the payment method. First, I had to convert the prices of different products from naira to the CFA franc, the currency used in Benin Republic, and send them to him. Then, when he had finally chosen, the means of making payment proved to be another problem. He had no way of sending money directly from his bank to mine, and all my suggestions seemed not to work out for him. Luckily, after much back and forth, he eventually found a way to make payment. This just opened my eyes to the fact that I need to do more work if I truly want to grow as a brand. An indifferent client probably would have given up at this point.
Logistics:
After he placed his order and paid, I started working on it, and mid-completion, I came upon a realization; how exactly was I going to get these shirts to his country from Nigeria? Another major issue was logistics, transporting and successfully delivering the order to the client. I didn’t know what route to use: should I use a land courier service or an air courier service? To where exactly? Who was going to foot the logistics bills, since they were not part of my quotation? I reached out to him and shared these concerns, and he explained that he would be attending a seminar in Nigeria. Luckily, I was also attending this particular seminar. This turned out to be the saving grace that enabled me to deliver the order. Reaching out to share the logistics concerns also came with the added bonus of him ordering some other crochet items to add to his cart.
Ultimately, delivering an order to an international client was exhilarating and I'm really glad I got to so my first international order with such a sweet and understanding soul. I enjoyed every part of fulfilling the order, even the aspects that seemed challenging at the time. I have now garnered valuable lessons from these experiences. Lessons that will help me relate better to future clients, ensuring I ask the right questions before accepting orders from international clients and also put things in place to enable seem less transactions.
Images used belong to me and were taken with my mobile device except stated otherwise. Translated using DeepL.
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Los retos van y vienen...
El proceso de satisfacer el pedido de un cliente suele ir más allá de la simple fabricación del producto; también incluye comunicarse adecuadamente con el cliente para darle exactamente lo que ha pedido, así como otros aspectos clave como el embalaje y la entrega del producto. Estos procesos son cosas a las que me he acostumbrado como emprendedor, por lo que normalmente los gestiono sin problemas. Sin embargo, este no fue el caso cuando conseguí mi primer cliente internacional.
Cuando recibí su mensaje por primera vez, estaba muy emocionado y listo para ponerme manos a la obra y entregar su pedido, pero al aceptarlo, me pregunté si no sería mejor seguir trabajando solo con clientes locales. Esto se debió a algunos retos a los que me enfrenté al realizar el pedido.
Barrera lingüística:
El primer reto fue la barrera lingüística. El idioma principal de este cliente es el francés. Aunque podía hablar y entender el inglés, no lo dominaba con fluidez, por lo que a veces nos malinterpretábamos. Por ejemplo, él me preguntaba los precios de diferentes muestras y yo se los decía de forma clara e individual, pero él seguía confundiendo los precios de las diferentes muestras, a veces intercambiándolos.
Incluso a la hora de elegir los colores, la barrera del idioma supuso un reto importante. Cuando finalmente eligió el diseño y el color que quería, reuní los materiales para empezar a trabajar, pero instintivamente pensé en confirmar su pedido y resultó que efectivamente había un malentendido. Lo que me había propuesto hacer no era exactamente lo que él quería: sí, era un polo de ganchillo, pero de un tipo diferente. Para solucionarlo, mantuve una comunicación continua con él y le hice preguntas repetidamente para asegurarme de que tenía claro lo que quería y cómo lo quería. Además, la IA fue una gran herramienta, ya que con su ayuda pude crear imágenes de cómo sería el producto final.
Forma de pago:
Hablando de precios, fue bastante complicado llegar a un acuerdo sobre la forma de pago. Primero, tuve que convertir los precios de los diferentes productos de nairas a francos CFA, la moneda utilizada en la República de Benín, y enviárselos. Luego, cuando finalmente se decidió, la forma de pago resultó ser otro problema. No tenía forma de enviar dinero directamente de su banco al mío, y todas mis sugerencias parecían no funcionar para él. Por suerte, después de mucho ir y venir, finalmente encontró una forma de realizar el pago. Esto me abrió los ojos al hecho de que tengo que trabajar más si realmente quiero crecer como marca. Un cliente indiferente probablemente habría desistido en este punto.
Logística:
Después de que él hiciera su pedido y pagara, empecé a trabajar en él, y a mitad del proceso me di cuenta de algo: ¿cómo iba a enviar estas camisetas desde Nigeria a su país? Otro problema importante era la logística, el transporte y la entrega satisfactoria del pedido al cliente. No sabía qué ruta utilizar: ¿debía utilizar un servicio de mensajería terrestre o uno aéreo? ¿A dónde exactamente? ¿Quién iba a pagar los gastos de logística, ya que no formaban parte de mi presupuesto? Me puse en contacto con él y le comenté estas preocupaciones, y él me explicó que iba a asistir a un seminario en Nigeria. Por suerte, yo también iba a asistir a ese seminario. Esto resultó ser la salvación que me permitió entregar el pedido. El hecho de ponerme en contacto con él para comentarle las preocupaciones logísticas también tuvo la ventaja añadida de que él pidió otros artículos de ganchillo para añadir a su carrito.
Al final, entregar un pedido a un cliente internacional fue emocionante y estoy muy contenta de haber podido realizar mi primer pedido internacional con una persona tan amable y comprensiva. Disfruté de cada parte del proceso de cumplimiento del pedido, incluso de los aspectos que en ese momento parecían difíciles. Ahora he aprendido valiosas lecciones de estas experiencias. Lecciones que me ayudarán a relacionarme mejor con futuros clientes, asegurándome de hacer las preguntas adecuadas antes de aceptar pedidos de clientes internacionales y también de poner en marcha medidas para facilitar las transacciones.
Las imágenes utilizadas me pertenecen y fueron tomadas con mi dispositivo móvil, salvo que se indique lo contrario. Traducido con DeepL.