Ciao!
Al giorno d'oggi l'esaurimento da troppo lavoro è sempre più diffuso.
Questo fenomeno conosciuto come "Bornout" è in realtà evitabile, basta imparare a pianificare nel medio termine inserendo in calendario prima di tutto gli appuntamenti più importanti: quelli con il nostro riposo.

Che cos’è il burnout: il circolo vizioso dell’esaurimento e la necessità di adottare una prospettiva più flessibile

Il nostro corpo di fronte ad un elemento di potenziale pericolo risponde accendendo dei campanelli d’allarme invisibili che ci aiutano a mettere in salvo la nostra stessa vita.
Questa è la risposta “normale” che dovrebbe avere il corpo in una situazione di pericolo, ma se protratta per un periodo troppo lungo questa normale risposta può diventare un problema e causare l’esaurimento delle nostre risorse mentali e fisiche provocando il burnout.
Il problema è particolarmente diffuso tra i lavoratori della conoscenza e in particolare tra chi lavora in campo creativo e tecnologico - che si tratti di dipendenti delle startup o di aziende giganti della tecnologia - e si può manifestare con sintomi sia mentali che fisici che vanno dagli sbalzi d’umore alla vera e propria disperazione. Nei casi estremi può spingere le persone anche a lasciare il proprio lavoro, o il lavoro in quello specifico settore.
Diverse persone sono consapevoli che una certa cultura del lavoro non è sostenibile, ma pochi fanno passi concreti per cambiare le cose. Molte aziende mettono l’equilibrio tra vita e lavoro ai primi posti nella classifica dei valori in cui credono - scrivendolo a chiare lettere anche negli annunci di lavoro - ma poi i manager continuano a vedere di buon occhio le persone che inviano e-mail a mezzanotte, anziché incoraggiare i dipendenti a staccare alle 18:00.
I lavoratori vivono spesso in ambienti aziendali malsani, si sentono in dovere di mostrarsi sempre pronti e operativi, anche ben oltre l’orario d’ufficio, perché sanno che i manager lo faranno, che i colleghi li ringrazieranno e che tutto questo forse li porterà ad avere una promozione. Si instaura così un circolo vizioso di accelerazione costante, e siamo noi stessi ad alimentarlo quando, ad esempio, non appena riceviamo un'e-mail da qualcuno rispondiamo immediatamente. In questo modo abituiamo le persone a pretendere la nostra attenzione immediata, ma se ci comportiamo come se non dovessimo stancarci mai, gli altri si sentiranno in diritto di chiedere sempre di più. In questo modo il nostro calendario, la casella e-mail, l'elenco delle priorità non saranno mai davvero sotto il nostro controllo, bensì in balia degli altri.
Per evitare l’esaurimento dovremmo imparare ad adottare una prospettiva più gentile, o quantomeno più flessibile: a volte dobbiamo saperci dare una spinta per fare le cose, ma a volte dobbiamo solo dirci che va bene fare una pausa e riprendere fiato.

Il segreto per una pianificazione trimestrale realistica a prova di burnout

Oggi molte aziende illuminate stanno combattendo il burnout promuovendo “vacanze obbligatorie”, durante le quali l'intera azienda chiude per un determinato periodo, ad esempio una settimana.
Questa è un’ottima strategia per dare alle persone la possibilità di prendersi una vacanza senza sensi di colpa. In questo modo i dipendenti si sentono autorizzati a fermarsi e non saranno tentati di controllare le e-mail o fare cose, dal momento che l’intera azienda è a riposo. Nella maggior parte dei casi, però, a prevenire il burnout non ci pensa il sistema, dobbiamo farlo in prima persona.
La buona notizia è che possiamo adottare delle strategie concrete per evitare di arrivare all’esaurimento: un passo fondamentale è imparare a pianificare la nostra vita lavorativa nel medio termine, ad esempio su base trimestrale. Considera i prossimi 90 giorni e chiediti quali obiettivi vuoi raggiungere e quali compiti vuoi portare a termine, poi inizia a pianificare. Affinché il tuo calendario per i prossimi tre mesi sia davvero a prova di burnout, tuttavia, dovrai definire in anticipo dei giorni “cuscinetto” – giorni in cui potresti avere l’emicrania, l’influenza o qualsiasi altro intoppo.
Troppo spesso, anche se pianifichiamo con tutte le migliori intenzioni, accade che i nostri sforzi siano fallimentari perché teniamo il calendario troppo pieno di impegni, senza lasciare spazi vuoti da dedicare al riposo o a possibili rallentamenti dovuti a imprevisti. Ma una pianificazione di questo tipo non è realistica, perché nella vita niente potrà mai andare esattamente secondo i piani.
Se invece partiamo da questo presupposto, considerando già in partenza che ci saranno dei giorni in cui non lavoreremo – potremo pianificare avendo un'idea realistica di quanto tempo abbiamo davvero a disposizione e saremo in grado di affrontare i nostri grandi obiettivi senza sentirci persi se un giorno qualcosa va storto e dobbiamo rallentare.
Si tratta di creare un calendario flessibile che funzioni effettivamente per te, che ti permetta di dare la priorità alle cose che contano davvero come la salute, le relazioni, il riposo, il tempo libero. Si tratta di creare un calendario a prova di burnout che permetta effettivamente di prosperare, e la chiave per farlo è dare priorità al riposo: qualunque sia la nostra cornice temporale di riferimento, dobbiamo prima di tutto bloccare dei periodi di tempo dedicati al riposo. Se ad esempio dai 90 giorni di un trimestre togliamo i fine settimana, una settimana di ferie e un’altra settimana di imprevisti, ecco che il nostro calendario lavorativo passerà improvvisamente da 90 giorni a circa 50 giorni.
In questo modo avremo un calendario umano, dove la nostra ambizione lavorativa diventa sostenibile nel lungo termine. Anche se lavoriamo in sprint di 90 giorni, non dovremo pianificare cosa faremo esattamente il tale giorno, dovremo invece avere ben chiari alcuni risultati che vogliamo raggiungere, e i tempi fisiologici di recupero di cui abbiamo bisogno. Questo tipo di struttura offre libertà e flessibilità, e rimuove molto stress perché permette di gestire il tempo in modo realistico. Si tratta di adottare una mentalità che presume che le cose semplicemente non andranno come previsto e di usare questa consapevolezza come un punto di partenza.
Diversamente, avere un calendario pieno zeppo di cose che “dovremmo fare" è il modo migliore per caricarsi di troppa pressione, fallire nei piani e andare in burnout. Inoltre, avere una visione intenzionale relativa al trimestre è importante, perché a volte potremmo ritrovarci talmente presi dai compiti quotidiani che - se non pianifichiamo con cura il tempo per portare avanti progetti collaterali o di lungo termine rischiamo di dimenticarcene.
Un’altra domanda importante da porsi è: "Quando faccio il mio lavoro migliore?" Ognuno di noi ha picchi di energia diversi durante la giornata. Se sei creativo al mattino, dovrai prevedere di inserire le attività creative come prima cosa nella giornata, diversamente se la tua mente funziona meglio la sera, prevedi di dedicare le ore pomeridiane alle attività che richiedono tutta la tua concentrazione.
Si tratta di scoprire cosa funziona meglio per noi e poi provare a organizzare il lavoro in modo adeguato in base al nostro bioritmo. L'unico sistema che funziona è quello che ciascuno di noi costruisce su misura per sé. Magari non per tutti va bene una pianificazione trimestrale, per qualcuno funzionerà una pianificazione settimanale o anche giornaliera. A questo punto puoi fare anche un passo oltre e chiederti come sarebbe il tuo calendario ideale: "Se farò tutte le cose che voglio fare, realizzerò tutti i miei obiettivi e troverò il successo, come sarà il mio calendario?". In pratica: come vorresti che fossero le tue giornate? Forse al momento non puoi ancora gestire il tuo tempo con una piena libertà, soprattutto se sei dipendente, ma farti questa domanda ti aiuterà a dare le giuste priorità alle cose.
Se ad esempio ti rendi conto che fare sport a inizio giornata ti fa stare decisamente meglio, potresti impegnarti per inserire un workout nel tuo calendario almeno due o tre volte a settimana.

L’importanza del recupero intenzionale nel ciclo di prestazione

Per capire davvero perché pianificare dando la priorità al riposo sia la svolta, bisogna comprendere cosa sia un ciclo di prestazione: in pratica, per poter affrontare periodi di massima prestazione avremo necessariamente bisogno di periodi di recupero intenzionale.
Non è possibile sostenere alte prestazioni a lungo termine senza un relativo tempo di recupero, perché a livello fisiologico e biologico il cervello ha una capacità limitata di svolgere compiti cognitivi intensi. Una giornata di 16 ore di lavoro non ci fa produrre di più di una giornata di 8, le nostre risorse mentali più elevate sono limitate, quindi una volta che abbiamo superato quel limite dobbiamo fermarci e far recuperare cervello e corpo.
Guardando le cose da questa prospettiva è evidente che il riposo non sia un diversivo rispetto alle alte prestazioni, ma sia complementare a esse. Per massimizzare le nostre prestazioni non dobbiamo lavorare più ore, dobbiamo essere davvero bravi a capire come possiamo recuperare al meglio. Se impariamo a pianificare il recupero in modo strategico potremo mantenere più a lungo alte prestazioni, come fanno gli atleti di successo. Il nostro ciclo delle prestazioni è uno strumento strategico: dobbiamo essere molto intenzionali su come investire le nostre energie, come strutturare la nostra giornata in modo da poterci concentrare al massimo quando è il momento, e poi prenderci il tempo necessario - un'ora o due, 40 minuti, 10 minuti – per ricaricarci e fare qualunque cosa ci faccia sentire bene.
Una volta che iniziamo a incorporare il recupero intenzionale nella nostra routine quotidiana e nella pianificazione strategica, il rischio del burnout pian piano scomparirà. Parallelamente, è fondamentale essere intenzionali con il proprio tempo. Potremmo non essere in grado di controllare alcune variabili del nostro lavoro che dipendono da altri, ma ci saranno sempre tasche di tempo che possiamo controllare, ed è una responsabilità verso noi stesso farlo. Come consiglierebbero gli stoici: concentrati davvero sulle cose che puoi controllare.
Lavorare 10-12 ore al giorno vuol dire non essere intenzionali con il proprio tempo. Se in una giornata non blocchiamo in anticipo il tempo per fare una passeggiata, incontrare un amico, preparare i pasti, fare esercizio o guardare il nostro programma preferito, finiremo per non avere limiti e il lavoro ci risucchierà. Dobbiamo anche dare il giusto peso agli stimoli che arrivano da fuori: solo perché qualcuno ci contatta non ha automaticamente il privilegio di ottenere la nostra piena attenzione in quel preciso momento.
Dobbiamo imparare a dare la priorità ai nostri compiti e al nostro tempo, preservando la nostra energia e poi gestendo in modo strategico le cose non urgenti. Puoi decidere che invece di riunioni di un'ora avrai riunioni di 25 o di 40 minuti e lascerai 20 minuti di tempo per ricaricarti, o puoi decidere che non risponderai a un'e-mail alle 21:00 se può tranquillamente aspettare fino al giorno successivo.
Questi sono piccoli cambiamenti personali di cui possiamo assumerci la responsabilità. Se non prendi il controllo del tuo calendario e non stabilisci confini con i tuoi clienti, il tuo capo o i tuoi colleghi, ti esaurirai e potrai solo puntare il dito contro di te. Guarda la tua giornata e assicurati di aver bloccato abbastanza tempo per prenderti cura della tua salute.
Assicurati di allontanarti per un po’ dallo schermo, di mangiare del cibo sano e di fare qualcosa che ti porti un po' di gioia ogni giorno, perché altrimenti ti ammalerai e non potrai più lavorare. Tieni però anche presente che non dovrai cercare di bilanciare ogni singola settimana o giornata, ma dovrai avere un equilibrio nell’arco del trimestre. A volte avrai bisogno di darti da fare e di spingere sull’acceleratore per raggiungere risultati ambiziosi, ma dovrai anche imparare a bilanciare questi momenti con il recupero. E metterlo in agenda in anticipo.

Comunicazione chiara e coerenza di valori: due potenti antidoti al burnout

Quando iniziamo a lavorare con nuovi referenti in azienda o con nuovi clienti come freelance, è molto utile avere una conversazione sulle aspettative reciproche: in quanto tempo si aspettano una risposta? Quali sono i vincoli reciproci? Spesso, le nostre pressioni sul lavoro derivano dal non sapere quando qualcuno ci risponderà o quando noi pensiamo di dover rispondere, ma se mettiamo queste cose in chiaro fin dall’inizio tutto filerà più liscio.
Potremmo ad esempio decidere che ci impegniamo a ricontattare un cliente che ci ha scritto via email entro la fine della giornata lavorativa, e che se c’è un'emergenza dovrà chiamarci al telefono.
Quando qualcuno ci chiede di risolvere velocemente una certa situazione, spesso non sappiamo cosa significa velocemente. Si tratta di 15 minuti, o forse il nostro interlocutore intende entro la fine della settimana? Ciò che serve per far funzionare meglio certe dinamiche professionali, soprattutto quando lavoriamo da remoto, è una comunicazione chiara unita ad una maggiore struttura.
Infine, non possiamo non considerare il fatto che il burnout è legato anche al significato che diamo al nostro lavoro. Fare un lavoro ricco di significato, con uno scopo chiaro, spesso si rivela un potente antidoto al burnout. Per questo in azienda i leader hanno la responsabilità di articolare uno scopo chiaro per il lavoro della loro organizzazione e ispirare energia positiva nei dipendenti: se c’è un reale allineamento tra i valori dell’azienda e il lavoro quotidiano di chi ne fa parte, sarà più difficile per le persone arrivare al burnout.

Bene, anche per oggi siamo giunti alla fine, a Te è capitato di vivere dei periodi di burnout? Hai una tua pianificazione a medio o anche breve periodo? Sentiti libero di commentare qui sotto, sai che i tuoi pensieri sono importanti per me.

Ti Abbraccio!

Productivity and Time Management #1 ITA-ENG

Bye!
Burnout from overwork is more and more common nowadays.
This phenomenon known as "Bornout" is actually avoidable, just learn to plan in the medium term by inserting the most important appointments in the calendar first of all: those with our rest.

What is burnout: the vicious cycle of burnout and the need to adopt a more flexible perspective

When faced with an element of potential danger, our body responds by turning on invisible alarm bells that help us save our own lives.
This is the "normal" response that the body should have in a dangerous situation, but if continued for too long a period this normal response can become a problem and cause the depletion of our mental and physical resources causing burnout.
The problem is particularly widespread among knowledge workers and in particular among those who work in the creative and technological fields - whether they are employees of startups or giant technology companies - and it can manifest itself with both mental and physical symptoms ranging from mood to outright despair. In extreme cases it can even push people to quit their job, or job in that specific sector.
Many people are aware that a certain work culture is not sustainable, but few are taking concrete steps to change that. Many companies put work-life balance at the top of the ranking of values ​​they believe in - writing it clearly even in job advertisements - but then managers continue to look kindly on people who send emails at midnight instead of encouraging employees to take a 6:00 p.m.
Workers often live in unhealthy corporate environments, they feel obliged to always show themselves ready and operational, even well after office hours, because they know that the managers will do it, that their colleagues will thank them and that perhaps all this will lead them to get a promotion. Thus a vicious circle of constant acceleration is established, and we ourselves feed it when, for example, as soon as we receive an e-mail from someone we reply immediately. In this way we get people used to demanding our immediate attention, but if we act as if we should never get tired, others will feel entitled to ask for more and more. In this way our calendar, e-mail box, the list of priorities will never really be under our control, but at the mercy of others.
To avoid burnout we should learn to adopt a kinder, or at least more flexible perspective: sometimes we need to push ourselves to get things done, but sometimes we just need to tell ourselves it's okay to take a break and catch our breath.

The secret to realistic burnout-proof quarterly planning

Today, many enlightened companies are fighting burnout by promoting “mandatory holidays,” during which the entire company shuts down for a specified period, such as a week.
This is a great strategy to give people the chance to take a guilt-free vacation. This way employees feel empowered to stop and won't be tempted to check emails or do stuff, since the whole company is at rest. In most cases, however, the system doesn't take care of preventing burnout, we have to do it ourselves.
The good news is that we can adopt concrete strategies to avoid reaching exhaustion: a fundamental step is learning to plan our working life in the medium term, for example on a quarterly basis. Look at the next 90 days and ask yourself what goals you want to achieve and what tasks you want to complete, then start planning. In order for your calendar for the next three months to be truly burnout-proof, however, you'll need to define buffer days in advance — days when you might get migraines, the flu, or anything else.
Too often, even if we plan with all the best intentions, our efforts happen to fail because we keep the calendar too full of commitments, leaving no empty spaces to dedicate to rest or possible slowdowns due to unexpected events. But such planning is unrealistic, because nothing in life can ever go exactly according to plan.
If, on the other hand, we start from this assumption, considering from the outset that there will be days when we won't work - we will be able to plan having a realistic idea of ​​how much time we really have available and we will be able to face our big goals without feeling lost if one day something goes wrong and we have to slow down.
It's about creating a flexible calendar that actually works for you, that allows you to prioritize the things that really matter like health, relationships, rest, leisure. It's about creating a burnout-proof calendar that allows you to actually thrive, and the key to doing this is prioritizing rest: whatever our reference time frame, we must first block off periods of time dedicated to rest. For example, if we remove the weekends, a week of holidays and another week of unexpected events from the 90 days of a quarter, our work calendar will suddenly go from 90 days to about 50 days.
In this way we will have a human calendar, where our work ambition becomes sustainable in the long term. Even if we work in 90-day sprints, we won't have to plan what exactly we will do on that day, instead we will have to be clear about some results we want to achieve, and the physiological recovery times we need. This type of structure offers freedom and flexibility, and removes a lot of stress because it allows for realistic time management. It's about adopting a mindset that assumes things just won't go as planned and using that awareness as a starting point.
Otherwise, having a calendar jam-packed with things we “should” do is the best way to put too much pressure on yourself, crash your plans, and burnout. Also, having a purposeful outlook for the quarter is important, because at times we may find ourselves so caught up in daily tasks that - if we don't carefully plan the time to carry out side or long-term projects - we risk forgetting about them.
Another important question to ask yourself is, "When do I do my best work?" Each of us has different energy peaks throughout the day. If you're creative in the morning, you'll need to plan to input Maybe a quarterly schedule isn't good for everyone, for someone a weekly or even daily schedule will work. At this point, you can go one step further and ask yourself what your ideal calendar would look like: "If I'm going to do all the things I want to do, accomplish all my goals, and find success, what will my calendar look like?" Basically: how would you like your days to be? Maybe at the moment you can't manage your time with full freedom yet, especially if you're addicted, but asking yourself this question will help you prioritize things.
For example, if you realize that playing sports at the start of the day makes you feel much better, you could commit to including a workout in your calendar at least two or three times a week.

The importance of intentional hoovering in the performance cycle

To really understand why planning prioritizing rest is the turning point, you need to understand what a performance cycle is: in practice, in order to be able to face periods of maximum performance, we will necessarily need periods of intentional recovery.
It is not possible to sustain long-term high performance without recovery time, because physiologically and biologically the brain has a limited capacity to perform intense cognitive tasks. A 16 hour day of work does not make us produce more than an 8 hour day, our highest mental resources are limited, so once we have exceeded that limit we must stop and let our brain and body recover.
Looking at things from this perspective, it is clear that rest is not a diversion from high performance, but is complementary to it. To maximize our performance we don't have to work longer hours, we have to be really good at understanding how we can best recover. If we learn to plan recovery strategically we can maintain high performance longer, as successful athletes do. Our performance cycle is a strategic tool: we need to be very intentional about how we invest our energy, how to structure our day so that we can focus when it's time, and then take our time - an hour or two , 40 minutes, 10 minutes – to recharge and do whatever feels good.
Once we start incorporating intentional recovery into our daily routines and strategic planning, the risk of burnout will gradually disappear. In parallel, it is crucial to be intentional with your time. We may not be able to control some variables in our work that depend on others, but there will always be pockets of time that we can control, and it is our responsibility to do so. As the Stoics would advise: really focus on the things you can control.
Working 10-12 hour days is not being intentional with your time. If we don't block out time in a day to go for a walk, meet a friend, prepare meals, exercise, or watch our favorite show, we'll end up running out of boundaries and work will suck us in. We must also give the right weight to the stimuli that come from outside: just because someone contacts us does not automatically have the privilege of obtaining our full attention at that precise moment.
We must learn to prioritize our tasks and our time, conserving our energy, and then strategically managing non-urgent things. You can decide that instead of hour-long meetings you will have 25- or 40-minute meetings and leave 20 minutes to recharge, or you can decide that you won't respond to an email at 9:00 p.m. if you can safely wait until the day following.
These are small personal changes that we can take responsibility for. If you don't take control of your calendar and set boundaries with your clients, boss, or coworkers, you'll burn out and only point the finger at yourself. Look at your day and make sure you've blocked off enough time to take care of your health.
Make sure you get away from the screen for a while, eat healthy food, and do something that brings you some joy every day, otherwise you'll get sick and not be able to work anymore. However, also keep in mind that you will not have to try to balance every single week or day, but you will have to have a balance over the quarter. Sometimes you will need to push yourself and push the accelerator to achieve ambitious results, but you will also need to learn to balance these moments with recovery. And put it on the agenda in advance.

Clear communication and consistency of values: two powerful antidotes to burnout

When we start working with new leads in the company or with new freelance clients, it's very helpful to have a conversation about mutual expectations: How soon do they expect a response? What are mutual constraints? Often, our pressures at work come from not knowing when someone is going to respond to us or when we think we should respond, but if we make those things clear early on, everything will go smoothly.
For example, we could decide that we are committed to getting back to a customer who emailed us by the end of the business day, and that if there is an emergency they will need to call us on the phone.
When someone asks us to quickly resolve a certain situation, we often don't know what fast means. Is it about 15 minutes, or maybe our interlocutor means by the end of the week? What is needed to make certain professional dynamics work better, especially when we work remotely, is clear communication combined with greater structure.
Finally, we cannot fail to consider the fact that burnout is also linked to the meaning we give to our work. Doing meaningful work with a clear purpose often proves to be a powerful antidote to burnout. For this reason, leaders in the company have a responsibility to articulate a clear purpose for the work of their organization and to inspire positive energy in employees: if there is a real alignment between the company's values ​​and the daily work of those who are part of it, it will be more difficult for people to burnout.

Well, even for today we have reached the end, have you experienced periods of burnout? Do you have your own medium-term or even short-term planning? Feel free to comment below, you know your thoughts are important to me.

Hug you!

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