ESPAÑOL
Con anterioridad he escrito como la nueva normalidad ha venido posicionándose nuevamente sobre la cultura organizacional en las empresas venezolanas. A muchos líderes y gerentes, como que los cambios que produjo la pandemia le pasaron, por un lado, y para ellos solo fue un paréntesis en su larga y caduca forma de ejercer el liderazgo en sus empresas. He hablado sobre la necesidad de incorporar nuevas narrativas y nuevas maneras de comunicarse con los integrantes de sus organizaciones, hoy, sin embargo, me voy a referir a una antigua practica organizativa como son las reuniones. Esta metodología para la discusión, análisis y asignación de responsabilidades se fue convirtiendo en una pesada carga burocrática. Llegando a tal punto que tan solo decir que hay reunión, la apatía y el desánimo se apodera del cuerpo de los trabajadores.
En muchas organizaciones, tanto públicas como privadas, un supervisor o líder de mediano nivel puede dedicar casi la mitad de su horario de trabajo a asistir a tediosas reuniones convocadas por los jefes. Peor ocurre si este jefe es electo por la voluntad popular, entonces las reuniones son a todas horas, sin respeto de horarios ni de la vida familiar.
En nuestro país quizás una de las razones que llevo a exacerbar los beneficios organizativos de las reuniones fue el exceso de protagonismo y la participación protagónica de actores que no tienen nada que ver en los procesos organizativos ni productivos de una empresa. Me recuerdo hace unos 6 u 7 años en una empresa del sector hidrocarburos situada al oeste de mi Estado, las reuniones operativas duraban más de ocho horas. Como se dice coloquialmente, hasta el gato hablaba. Luego se debía convocar otra reunión para poder tratar los puntos operacionales.
En Europa, durante la pandemia, uno de los tantos estudios que se realizaron fue como afecto al funcionamiento de la empresa el no realizar reuniones presenciales. Estas investigaciones vienen a corroborar la necesidad de flexibilizar la toma de decisiones y de establecer canales fluidos para la transmisión de información. Atrás debe quedar ese estilo que el jerarca quiere controlarlo todo.
Estas investigaciones comenzaron en el 2021 y se han extendido durante dos años, habiendo ya presentado algunos resultados en el mes de Diciembre pasado veamos a continuación algunos beneficios de disminuir ir el número de reuniones en la organización:
- Un aumento de la autonomía: Los supervisores y líderes sintieron que podían hacer mejor su trabajo.
- Una mejora de la comunicación: La cantidad de medios de comunicación permiten trasmitir información de manera instantánea.
- Más cooperación y confianza con otros miembros del equipo.
- Mayor satisfacción.
- Una reducción de los niveles de estrés, al no sentirse controlado y vigilado a cada rato.
- Un notable aumento de la productividad: Más tiempo para ocuparse de las tareas propias de la organización que pasar rato oyendo discursos.
Recuerde apreciado lector más aún si ejerces un papel de liderazgo, ya las reuniones no son la única forma de controlar a tu personal. Y si tienes que realizarlas, procura que sean breves, directas al objetivo, que tengan un propósito claro y que las personas salgan con las responsabilidades claramente asignadas. El cambio de paradigma es posible siempre cuando comience por ti.
INGLES
I have previously written about how the new normal has been repositioning itself once again over the organizational culture in Venezuelan companies. For many leaders and managers, it seems that the changes produced by the pandemic have passed, on the one hand, and for them it was only a parenthesis in their long and outdated way of exercising leadership in their companies. I have spoken about the need to incorporate new narratives and new ways of communicating with the members of their organizations, today, however, I am going to refer to an old organizational practice such as meetings. This methodology for discussion, analysis and assignment of responsibilities became a heavy bureaucratic burden. To such an extent that just by saying that there is a meeting, apathy and discouragement takes over the body of workers.
In many organizations, both public and private, a supervisor or mid-level leader can spend almost half of his or her working hours attending tedious meetings called by the bosses. Worse happens if this boss is elected by popular will, then meetings are held at all hours, with no respect for schedules or family life.
In our country, perhaps one of the reasons that led to exacerbate the organizational benefits of the meetings was the excess of protagonism and the protagonist participation of actors that have nothing to do with the organizational or productive processes of a company. I remember some 6 or 7 years ago in a company of the hydrocarbon sector located in the west of my State, the operational meetings lasted more than eight hours. As they say colloquially, even the cat would talk. Then another meeting had to be called in order to deal with operational items.
In Europe, during the pandemic, one of the many studies that were carried out was how the absence of face-to-face meetings affected the operation of the company. This research corroborates the need to make decision making more flexible and to establish fluid channels for the transmission of information. The style in which the manager wants to control everything must be left behind.
These investigations began in 2021 and have been extended for two years, having already presented some results last December, let's see below some benefits of reducing the number of meetings in the organization:
- An increase in autonomy: Supervisors and leaders felt they could do their job better.
- Improved communication: The number of means of communication allowed information to be transmitted instantaneously.
- More cooperation and trust with other team members.
- Increased satisfaction.
- A reduction in stress levels, as you no longer feel controlled and watched at all times.
Remember, dear reader, especially if you are in a leadership role, meetings are no longer the only way to control your staff. And if you have to hold them, make sure they are short, direct to the objective, that they have a clear purpose and that people leave with clearly assigned responsibilities. The paradigm shift is possible as long as it starts with you.
