꼼꼼한 L대리의 보고서는 어떤 문제가 있는 것일까?
직장생활을 시작한지 4년차인 L대리가 일종의 고민상담을 해왔다. 새로 팀장이 되신 부장님께서 특별한 이유도 설명해주지 않으시고 보고서를 새로 작성해오라는 말씀만 하신다는 이유에서였다. 평소 성격이 꼼꼼했던 L대리가 보고서 양식이라던가 맞춤법 같은 부분을 틀렸다고 보긴 어려웠다. 그래서 그동안 보고하였던 보고서를 모두 가져다 줄 수 있느냐고 물었더니 역시 꼼꼼한 성격인지라 날짜별로 잘 정리해서 보관하고 있었다.
L대리가 내게 보여준 보고서를 본 나는 혀를 내둘렀다. 꼼꼼해도 너무 꼼꼼했다. 좋게 말하면 꼼꼼 그 자체이고, 나쁘게 말하면 군더더기도 많고 쓸데없이 자세했다. 총 7장 분량의 보고서를 보고 숙제를 내주었다.
"L대리, 혹시 이거 한장으로 줄여볼 수 있어?"
"한장으로요? 3장에서 4장이라면 몰라도.....1장으로는 불가능할 것 같은데요......"
L대리는 당황하는 모습이 역력했다. 7장의 보고서를 한장으로 줄여보라는 내 숙제가 꽤나 어려웠던 모양이다.
"내가 보기엔 한 장이면 충분할하 것 같아. "
"한장이요? 보고드릴게 아주 많은데 한장으로 줄인다니요. 팀장님 그건 무리예요."
L대리에게 왜 한 장의 보고서가 중요한지 이야기해주었다.
- 상위 직급일 수록 보고서를 읽는 시간에 자신의 소중한 시간을 많이 할애할 수는 없다. 짧은 시간동안 많은 결정을 내려야하기 때문에 시간이 별로 없다.
- 비전문가가 아닌 전문가에게는 자세한 설명은 필요없다. 중요 포인트만 나열해주고 우선순위만 정해주면 된다.
- 보고서를 뒷받침할 자세한 설명 및 데이터는 보고서의 순서대로 일목요연하게 정리해둔다.
이것 말고도 L대리에게 왜 간략한 보고서가 중요한지 상세한 설명을 해주었다. L대리는 많은 생각에 고민해보겠다는 말을 하고는 돌아갔다. 다음날 오후, L대리는 두 장의 보고서를 가져왔다. 분명 7장의 보고서는 보기도 좋고 간략하게 잘 정리되어 있었다. 부장님이 원하던 보고서라는 말을 듣고서야 많은 고민이 해결되었다고 한 L대리. L대리는 다음엔 꼭 한 장의 보고서로 정리보겠다는 우스운 다짐까지 보였다.
