Dopo più di vent'anni a far preventivi per i settori più disparati, sono giunto alla conclusione che questo documento, dato per scontato, sia l'equivalente della Landing Page del Web. Vi invito a ragionare su quanto segue.
In passato, quando dovevo scrivere un preventivo, il primo pensiero che rimbalzava freneticamente nella mia testa era; "devo riuscire ad illustrare tutto nel modo più completo possibile (descrivere il servizio, scrivere tutte le condizioni, prezzi, vantaggi, ecc) senza però spaventare il cliente, rendendogli chiaro quello che andrà ad acquistare". Il prezzo doveva essere giustificato da lunghe ed enfatizzate descrizioni del servizio/prodotto, rendendo credibili eventuali sconti speciali.
Oggi mi sono convinto che la prima cosa che devo chiedermi quando scrivo un preventivo è: "Come verrà recapitato al cliente?". Questa domanda, all'apparenza sciocca, è fondamentale per decidere cosa scrivere.
Mettiamo il caso che sia io a consegnare il preventivo di persona, essendo io esperto sia del servizio/prodotto proposto, che della relativa trattativa commerciale, saprò sicuramente illustrarlo in modo da fugare dubbi ed incertezze. Potrò quindi utilizzare il preventivo come uno strumento a supporto della mia esposizione di fronte al cliente. Se mandassi il preventivo via email, otterrei lo stesso risultato che presentandolo di persona? La mia esperienza mi ha dimostrato che la risposta è: NO.
La soluzione migliore al problema sembra semplice: presentare ogni preventivo di persona. Questo non è sempre possibile (o consigliabile). Innanzi tutto, non avendo il dono dell'ubiquità, non potrei presentare il preventivo a più di un cliente alla volta; dovrei inoltre organizzare ogni presentazione con telefonate, mail o addirittura con altri incontri .
Non selezionando bene i potenziali clienti correrei il rischio di presentare molte volte il servizio alle persone sbagliate (perchè non interessate, poco informate, prevenute, inadeguate, ecc.). Se inviassi il preventivo (tramite email, fax o posta), senza l’ausilio della mia persona, dovrei fare in modo che sia il documento a fare le mie veci per convincere il cliente, fugando quindi ogni dubbio o preconcetto. Sarebbe indispensabile cambiare il tipo di contenuto ed il modo in cui è scritto; praticamente dovrei fare Copywriting.
Se mi appoggiassi a distributori, agenti di commercio o procacciatori, dovrei preparare modelli di preventivo (o di presentazione) che aiutino queste figure alla finalizzazione della trattativa. L'altra possibilità sarebbe formare ogni singola persona fino a farla diventare competente nel servizio ed abile nella trattativa quanto me (risulterebbe nella maggior parte dei casi infattibile o troppo oneroso).
Mi sono convinto che il preventivo faccia parte della Content marketing strategy aziendale. I punti necessari all’elaborazione di questo contenuto sono:
- sapere perchè lo sto creando (il mio obbiettivo)
- stabilire il modo di fruizione (lo espongo io, qualcun altro, viene letto dal cliente, ecc.)
- conoscere i dubbi e necessità del destinatario
- studiare la comunicazione sulla base dei precedenti punti
Per concludere, un preventivo è EFFICACE quando è studiato per ottenere il risultato desiderato in una data situazione, proprio come una Landing Page. Quindi evitate i copia ed incolla selvaggi.