Desde el inicio de los tiempos los estados, iglesias, y entidades publicas o privadas tuvieron la necesidad de implementar estrategias de registro de información las cuales dieron base ha conocimientos que forjaron grandes imperios.
Los sumerios, la primera civilización del mundo. habitantes de Sumeria, antigua región del Oriente Medio fueron los primeros en tener un registro de información, utilizaban piedras de mármol entre otras para dejar constancia se sucesos importantes. luego sus vecinos los egipcios tomaron esas ideas, analizaron e implementaron es su cultura por medio de papiros los cuales eran más fácil de manipular, se podía transportar fácilmente llegando a lugares muy lejanos donde se quería enviar la información, siendo así la primera forma de comunicación entre estados.
Con el crecimiento constante de los documentos se dio la necesidad de llevar un registro debido de todos ellos los cuales tendrían utilidad en momentos futuros, se crearon lugares especiales donde se podían recopilar todos los documentos y ser solicitados cuando fueran requeridos dando origen a grandes bibliotecas y santuarios, así mismo como se fundaron lugares de almacenamiento también se necesitaban personas sabias las cuales tendrían que velar por la preservación de los documentos, en ese momento tuvo origen los archivistas quienes eran encargado de proteger, organizar y dar testimonio de los archivos cuando fueran solicitados, el deber paso de generación en generación hasta llegar a nuestros días.
Para ser un sobresaliente archivista se debe contar con cualidades que darán un plus al trabajo en la empresa.
• El archivista debe ser ordenado siendo diligente en los elementos y documentos con los que trabaja, teniendo un control absoluto sobre ellos.
• Debe ser responsable dedicando el tiempo necesario a las tareas encomendadas.
• Debe contar con sigilo profesional siendo reservado, guardando los secretos de la empresa y no divulgar la información que conoce.
• Debe mantener la concentración ejecutando las tareas con atención así mismo errores en el manojo de ellos.
No todos los archivos son iguales, estos se clasifican según el tipo de archivo, los archivos de gestión son aquellos que permanecen en una oficina mientras están en trámite, pueden estar en un lapso de 1 a 5 años. Los archivos centrales son los que después de haber cumplido su gestión o tramite pasan a un depósito, con un fin de ser conservados un tiempo predeterminado, según lo que se tenga establecido en las tablas de retención, y los archivos históricos son la selección de los documentos que reflejan la memoria institucional, con el fin de generar en una futura investigación.
La organización de un archivo satisface a la necesidad de una organización, proporcionar una estructura documental de modo que refleje las actividades que desarrolla la compañía y facilita la localización de los documentos. Los documentos son el resultado de los procesos administrativos que la compañía lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y por eso la organización del archivo es producto de los procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos de documentos. Además, debe hacer posible la rápida localización de los documentos: cada expediente o documento debe tener asignada una ubicación, de forma que su búsqueda sea ágil. En la organización de los documentos se debe distinguir varios factores como:
• La elaboración de un cuadro de clasificación que demuestre los tipos documentales y refleje la estructura dada al archivo.
a) Las secciones, división que se establece a partir de las principales actividades desarrolladas por la asesoría (contable, fiscal, laboral, mercantil, auditoría, etc.).
b) Las series documentales, conjuntos de documentos producidos como resultado de un mismo procedimiento administrativo o jurídico. En una asesoría, la documentación de los clientes se agrupará en primer lugar por áreas de negocio y después por tipos de servicio.
• La ordenación de los documentos dentro cada serie documental empleando el criterio más adecuado para cada tipo de documento. Esta operación, en tanto complemento de la clasificación, consiste en poner en orden (cronológico, alfabético, numérico…) las unidades documentales (documentos o expedientes) dentro de las series constituidas.
• La instalación física de los documentos en el depósito de archivo, mediante cajas archivadoras u otro sistema, que va a posibilitar la localización de los documentos a través del correspondiente código de archivo o signatura topográfica.
La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación. Estos documentos se conservarán debidamente ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados en la empresa. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca. Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además, sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. También el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.