업무 중의 많은 부분을 차지하지만 중요하지 않은 비생산적인 회의를 피할 수 있는 방법은 무엇일까, 2018년 3월 HBR에서 그 방법을 찾아보자
회의 초대를 받는 순간 그 회의가 비생산적으로 진행될 것이라 알아차릴 수 있는 경우가 있다. '팀 업데이트'회의에서는 지난 일주일 간 팀원들이 각각 무슨일을 했는지 두 시간 내내 들어야 하는가 하면, '계획 수립' 회의에서는 다른 부서에서 담당해야 하는 구체적 세부사항까지도 논의해야 한다. '브레인 스토밍 세션'에서는 말 많은 사람들이 마구잡이로 쏟아내는 아이디어를 들어야 한다.
이런 비생산적인 회의는 운 좋게 피할 수도 있지만 피하기가 진짜 어려울 때도 있다. 특히 상사나 주요 고객, 영향력 있는 동료가 초대를 한 경우에는 피하기 어렵다. 필자(도리 클락)는 비생산적으로 진행 될 것이 뻔한 회의를 빠져 나가거나, 그런 회의가 당신의 생산성과 일정 관리에 끼칠 피해를 최소화할 수 있는 다섯 가지 방법을 소개하고자 한다.
첫째. 회의의 종류별로 중요도를 분명히 따져봐야 한다. 내가 꼭 참석해야 하는 회의는 많지 않다. 가장 중요한 회의는 의사 결정을 해야 하는 회의다. 만약 팀에서 프로젝트A와 프로젝트 B 중 하나를 선택해야 하는 상황이라면 그 결정을 이메일로 내릴 수는 없을 것이다. 모든 사람이 자기 관점을 공유하고, 우려사항을 논의해 힘을 모아 해결 방안을 함께 수립해야 한다. 이를 위해서는 직접 만나거나 적어도 원격 화상회의를 통해 회의하는 것이 최선이다.
회사나 팀의 전반적 전략 방향을 수립하는 회의도 참석할 필요성이 크다. 예컨대 '8월 1일 신제품을 출시한다.'는 식으로 회의에서 구체적 의사결정이 내려지진 않을 수 있지만, 모두가 어떤 방향으로 나아가야 할지 단일한 시각을 개발할 수 있다. 프로젝트 킥 오프 회의, 브레인스토밍 세션, 주요 단계 별 확인 회의 등이 이런 종류에 해당된다. 브레인스토밍 세션에서는 어떤 아이디어가 올바른 방향이고 어떤 아이디어가 그렇지 않은지에 대한 대략적 감을 얻을 수 있다.
관계를 구축하려고 호의 때문에 회의에 참석하는 것은 부차적이지만 수용 가능한 목적이다. 회의 내용 자체는 지루하거나 불필요하더라도, 중요한 사람과 실제로 만나 시간을 함께 보내며 관계를 강화할 수 있다면 그 결과 자체는 나쁘지 않다. 하지만 무슨 수를 써서라도 반드시 피해야 하는 회의는 '업데이트 회의'다. 업데이트는 이메일로 회의의 10분의 1정도의 시간만 들여도 충분히 진행할 수 있다.
둘째. 회의를 소집하기 어렵게 만들어라. 회의를 소집한 사람들은 당신을 초대하기가 쉬워도 너무 쉽다. 내가 코칭하는 임원 고객 중 한 면인 한 미디어 회사 CEO는 계속해서 불필요한 회의에 끌려 다녔다. 모든 사람이 자신의 일정표를 공개하는 것이 그 회사의 문화였기 때문이다. 사람들은 그녀가 언제 시간이 되는지 알고 있었기 때문에 그녀 비서에게 회의에 참석해 달라고 요청하기가 쉬었다. 나는 그녀에게 일정표를 '비공개'로 전환하고 비서에게 보다 꼼꼼하게 일정을 점검하는 절차를 거치도록 했다.회의 참석을 위한 시간은 특정 업무에만 할애하도록 조언했다. 그 이후 그녀의 일정은 크게 바뀌었다.
셋째. 회의 소집자에게 당신의 시간과 관심을 얻기 전에 일종의 '숙제'를 하도록 만드는 것도 일정을 점검하는 좋은 방법이다. 이렇게 되면 정말 회의사 필요한 사람 외에는 회의 소집을 포기하게 될 것이다. 내가 코칭하는 CEO 고객은 회의 참석을 요청하는 사람은 누구든지 직접 혹은 비서를 통해 다음의 질문에 답하는 것을 표준 절차로 만들었다.
- 정확한 회의 주체가 무엇인가?
- 회의의 시간과 장소는?
- 회의 소요시간은?
- 회의 참석자는 누구누구인가?
- 회의에서 어떤 의사결정이 내려져야 하는가?(이 질문을 통해 회의의 가치가 얼마나 높은지 쉽게 판단할 수 있다.)
- 내가 회의에 참석해야 하는 이유가 구체적으로 무엇인가?(회의 소집자에게 회의 이유를 분명하게 설명하게끔 만드는 질문이다. 만약 "상황 업데이트를 위해서"라는 대답이 돌아온다면 회의 후 회의록 공유를 통해 업데이트 받겠다고 대답하면 된다.)
넷째. 회의 참석을 피하고 싶지만 거절하기 어렵다고 느낀다면 거절의 영향을 최소화할 수 있는 절충안을 제안해 보라. 회의에 참석하면 최소한 한 시간 이상의 시간을 할애해야 한다. 회의 결과를 이메일로 업데이트해 줄 수 있을지 혹은 짧은 전화 통하로 내 의견을 전달해 주는 것으로 회의를 대신할 수 있을지 회의 소집자에게 확인해 보라. 또는 회의 주제가 긴급한 것이 아니라면 시간이 안 된다고 대답하는 방법도 있다. "제가 앞으로 3주간 출장이 잦은데, 그 이후에 회의에 참석해도 될까요? 혹은, OO일에 이메일을 주시면 시간을 다시 잡아보도록 할까요?"라는 식으로 제안하는 것이다. 이럴 경우 회의 소집자는 당신에게 관심이 없어지거나 잊어버리게 되고, 회의가 긴급하다고 느꼈던 이유가 실상 그렇게 중요하지 않았음을 깨닫게 될 것이다. 상대는 당신이 도움을 준 데 감사하다고 느끼지만 당신은 결과적으로 회의에 참석하지 않을 수 있다.
다섯째. 회의 참석 요청에 동의하고 때때로 참석하면서도 상사나 동료들에게 당신의 시간이 한정적인 일종의 제로섬 게임이고, 앞으로 회의 참석 요청은 신중하게 해줘야 한다는 사실을 주지시키는 방법이 있다. 예컨대 이런 식으로 질문할 수 있다. "목요일에 프로젝트 A에 관한 회의에 참석하라고 저를 초대하셨는데, 아시다시피 저는 지금 프로젝트 B에 열중하고 있으며 마감 일정이 빠듯한 상황입니다. 전체 그림에 대해 더 잘 알고 계시니 여쭤보고 싶은데, 제가 프로젝트 B에서 잠깐 시간을 뺴서 이 미팅에 참석하는 것이 더 좋을까요? 이 회의 참석이 중요하다고 생각하신다면 당연히 참석하겠습니다." 종종 좋은 의도를 갖고 있는 관리자나 동료들 조차도 당신의 시간이 무한하지 않다는 사실을 잊어버리곤 한다. 이들이 중요한 목적 없이 회의 참석을 요청하면 어떤 결과를 초래할지를 이해하고 현실을 깨달을 수 있도록 정중하게 되물을 필요가 있다.
회의는 직원의 근로시간 중 월평균 62시간을 차지하면서 오늘날 비즈니스 생활의 골칫거리가 되고 있다. 회의 시간의 절반이 시간 낭비로 추산된다. 많은 사람들은 회의에 늦거나 회의 내용을 듣지 않고 스마트폰을 보며 딴짓 하는 식으로 회의에 소극적으로 반한한다. 그러나 이런 방식은 최악의 선택일 수 있다. 동료의 말을 듣지 않고 그들의 시간을 존중하지 않아도 괞찬다는 사무실 문화를 고착시키기 때문이다.
위에 제시한 5가지 전략은 회의 참석을 거절하거나, 자신 시간을 방어할 수 있는 훨신 좋은 방법이다. 여러 회의를 계속해서 참석하기보다 더 가치 있는 업무에 집중한다면 추후 더 좋은 평가와 보상을 받게 될 것이다.
-Dorie Clark, HBR 2018.3 -
Dorie Clark: 듀크대 푸쿠아 경영대학원의 마케팅 전략가이자 전문 연설가, 저서(Entrepreneurial You, Reinventing You, StandOut)