Spanish
Primer Acto
En mi trabajo, diariamente envío muchos correos electrónicos: invitaciones, respuestas, solicitudes de apoyo, envío de documentos, etc.
Con los años, fui aprendiendo formas de escribir el cuerpo del texto que acompaña el motivo de un correo. Usaba frases repetitivas tales como:
"Saludos cordiales. Espero que se encuentre bien."
"Sirva la presente para informarle que..."
"Buenos días. Por medio de la presente, solicito el apoyo para..."
"Saludos, le envío lo indicado."
Con los años, sentía que escribir algunos correos era "aburrido"; eran repetitivos y seguían un formato estándar en cada frase que utilizaba.
Luego, me di cuenta de que cuando trabajaba con algunas personas más jóvenes que yo, ni siquiera saludaban y solo enviaban los archivos acordados y ya... Eso me dejaba perpleja porque yo buscaba esmerarme con cada correo que escribía.
Entonces me dije: yo estoy en el extremo de escribir correos muy explicativos, quizás hasta redundantes. Otras personas están en el otro polo, sin escribir casi nada. ¡Tiene que existir un equilibrio!, me dije.
Este no es un post para explicar cómo escribir un correo "correctamente". Por el contrario, pienso que los correos electrónicos tienen personalidad, y por eso quiero compartirte que mi mayor error fue que siempre los mantenía fríos y distantes. Tenía la vieja idea de que los correos debían ser formales y muy corporativos; ahora me doy cuenta de que les faltaba humanidad.
Segundo Acto
Pienso que los correos más efectivos deben transmitir información concreta, tener, por supuesto, un objetivo, y ser eficientes en su logro.
El mundo está sobresaturado de información, la gente tiene menos tiempo para leer un correo. Así que ya sabemos: o no los leen, o si lo hacen, necesitan que sean lo más directos posibles. Por eso, hay que aprovechar para escribir solo lo necesario.
¿Cómo identifiqué por primera vez mi error?
Siempre estoy atenta a lo que mis compañeros/as comentan, y una vez una compañera dijo: "De todos los correos, los de tal persona me encantaban, nunca los olvido."
Por primera vez, me di cuenta de que los correos podían distinguirse, es decir, podían tener autenticidad. ¿Y yo qué?
😲😲😲😲😲
Luego, comencé a identificar patrones y a distinguir entre los muy fríos y los que tenían alma. Una directora, a quien llamaré Alicia, escribía correos muy únicos; tenían incluso incisos cómicos y podías leer el correo de manera muy amena. Era muy explicativa y, a su vez, muy directa con su objetivo.
Esto me hizo decirme a cambiar la mentalidad y vi la luz.
Me topé con una copywriter increíble que sugería formas de darle vida a los correos y otra que hiperespecificaba el manejo de correos en la coordinación y gestión de proyectos sociales.
Admito que yo jamás me había detenido a pensar en la importancia de escribir un simple correo y elevar el nivel de efectividad tomando en cuenta pequeños ajustes cotdianos... siendo más yo.
Tercer Acto
Maider Tomasena es una española que propone textos fuera de la comodidad, me encanta su ingenio para la escritura. Particularmente, sobre los correos corporativos afirma que muchas veces nos quedamos en el protocolo y dejamos a un lado la propia voz, la personalización, ella dice "nos enseñaron a sonar profesionales, pero a veces eso se traduce en sonar irreconocibles ".
Vaya que pude ver luz: caí en cuenta de muchas cosas que hasta ese momento ignoraba, la posibilidad de equilibrar el profesionalismo con mi personalidad genuina. ¿Cómo podía ser esto posible?
Luego me encontré con una página increíble llamada Profesional Social Pro. El título decía: "Escribe correos como una social pro". Y me dije hey, eso es lo que estoy buscando. Este proyecto lo impulsa Karen González, es una chilena y se dedica al desarrollo social.
Sugiere que los correos son más que un saludo cordial, son una oportunidad de toma decisiones, invita a reemplazar el correo chiché para generar acciones concretas mediante el texto que no suma, si no que consume tiempo.
La fórmula que ella sugiere al escribir un correo consiste en:
✔️Tener el objetivo claro
✔️Asignar responsable y acción
✔️Establecer fecha y horas exacta.
✔️Fórmula: Qué, quien, cuándo y para qué.
Ella aporta una estructura enfocada al logro y consecución de los objetivos y eso me encanta. De allí que, pienso que lo concreto del correo se sume con la personalidad en la comunicación y que aplique en los correos, mensajes de textos "formales", etc, principalmente para encontrar respuestas efectivas.
Desde entonces, inicié mi práctica cotidiana, cambié mi chip mental y estoy en el trabajo permanente de superar el protocolo coporativo por acciones más concretas y que tengan vida, eso me hace sentir libre y feliz. 😍
Una de las cosas que más me encanta de mi trabajo es la posibilidad de accionar y cambiar pequeñas costumbres cotidianas en mi sistema laboral.
Si trabajas con comunicacines diarias ¿qué consideras te funciona más?. Te leo. 👀
English
Act One
In my job, I send many emails every day: invitations, replies, requests for support, sending documents, etc.
Over the years, I learned how to write the body of the text that accompanies the reason for an email. I used repetitive phrases such as:
“Best regards. I hope you are well.”
“Please be advised that...”
“Good morning. I am writing to request support for...”
“Best regards, I am sending you the requested information.”
Over the years, I felt that writing some emails was “boring”; they were repetitive and followed a standard format in every sentence I used.
Then I realized that when I worked with some people younger than me, they didn't even say hello and just sent the agreed-upon files and that was it... That perplexed me because I tried to take great care with every email I wrote.
So I said to myself: I tend to write very explanatory emails, perhaps even redundant ones. Other people are at the other extreme, writing almost nothing. There has to be a balance, I told myself.
This isn't a post about how to write an email “correctly.” On the contrary, I think emails have personality, and that's why I want to share with you that my biggest mistake was always keeping them cold and distant. I had the old idea that emails should be formal and very corporate; now I realize that they lacked humanity.
Act Two
I believe that the most effective emails should convey specific information, have a clear objective, and be efficient in achieving it.
The world is oversaturated with information, and people have less time to read emails. So we know that either they won't read them, or if they do, they need to be as direct as possible. That's why we have to take advantage of this and write only what is necessary.
How did I first identify my mistake?
I always pay attention to what my colleagues say, and once a colleague said: “Of all the emails, I loved the ones from that person, I never forget them.”
For the first time, I realized that emails could stand out, that is, they could have authenticity. What about me?
😲😲😲😲😲
Then I began to identify patterns and distinguish between the very cold ones and those that had soul. One director, whom I'll call Alicia, wrote very unique emails; they even had humorous asides and were very enjoyable to read. She was very explanatory and, at the same time, very direct with her objective.
This made me change my mindset and see the light.
I came across an incredible copywriter who suggested ways to bring emails to life and another who hyper-specified email management in the coordination and management of social projects.
I admit that I had never stopped to think about the importance of writing a simple email and raising the level of effectiveness by making small daily adjustments... being more myself.
Artista: Josué Benjamin
Third Act
Maider Tomasena is a Spanish writer who proposes texts that are outside the comfort zone. I love her ingenuity in writing. In particular, when it comes to corporate emails, she says that we often get caught up in protocol and leave our own voice and personalization aside. She says, “They taught us to sound professional, but sometimes that means sounding unrecognizable..”
Wow, I could see the light: I realized many things that I had been unaware of until then, such as the possibility of balancing professionalism with my genuine personality. How could this be possible?
Then I came across an incredible website called Profesional Social Pro. The title said: “Write emails like a social pro.” And I said to myself, hey, that's what I'm looking for. This project is led by Karen González, a Chilean woman who works in social development.
She suggests that emails are more than just a cordial greeting; they are an opportunity to make decisions. She invites us to replace clichéd emails with concrete actions through text that doesn't add value but consumes time.
The formula she suggests for writing an email consists of:
✔️Have a clear objective.
✔️Assign responsibility and action.
✔️Set an exact date and time.
✔️Formula: What, who, when, and why.
She provides a structure focused on achieving and accomplishing objectives, and I love that. That's why I think that the specificity of the email adds to the personality in communication and applies to emails, “formal” text messages, etc., mainly to find effective answers.
Since then, I started my daily practice, changed my mindset, and am constantly working to overcome corporate protocol with more concrete and lively actions, which makes me feel free and happy. 😍
One of the things I love most about my job is the possibility of taking action and changing small daily habits in my work system.
If you work with daily communications, what do you think works best for you? I'll read your comments. 👀
Sources:
Traductor: DeepL (mi idioma nativo es el español)
Imagenes propias
Banner editado en canva
Obra de foto de portada: Josué Benjamin
Sources:
Translator: DeepL (my native language is Spanish)
Own images
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Cover photo credit: Josué Benjamin
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