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¿Tienes muchas ideas sobre temas de tu blog u otro contenido en Steemit u otras dApps? ¿A veces olvidas las ideas que tuviste en un viaje, en el baño, en el trabajo o en el gimnasio? Si es así, obviamente, necesitas algún sistema para registrar, seleccionar y organizar estas ideas.
Algunos están llenando simplemente pedazos de papel y los recolectan en su mesa, o están pegando “postits” en sus muebles, pantallas. Más y más personas usan su teléfono con cualquier programa para escribir textos. Los usuarios más avanzados aplican algún software especial de toma de notas, como Sticky Notes, Google Keep, Evernote o similar. Estas últimas también son buenas soluciones, las probé todas.
Un método famoso japonés
Hay quienes están organizando su trabajo en su escritorio antiguo de madera. Por ejemplo, poniendo papeles, carpetas, archivos que son para procesar a la izquierda. Están trabajando en algo en el medio. Y guardan las cosas ya hechas a la derecha de la mesa.
Así funciona un método de origen japonés también, llamado “kanban”. Utilizaron una tabla, letrero (cartón o pizarra) en la pared para organizar las tareas. La tabla se dividió en tres columnas: en la primera, deberes por realizar. En el segundo, las tareas en curso, y en el tercero, las tareas ya realizadas. Usaban pequeños papeles o tarjetas para representar cada tarea.
En este sistema basado en papel, las tarjetas o notas pueden ser de color: rojo para importante, amarillo para urgente, por ejemplo. Su altura en el tablero también puede tener algún significado. Las personas responsables, fechas de vencimiento u otra información también pueden ser anotadas en las tarjetas.
¿Cómo puede ayudarte Trello con Steemit?
La firma Trello modernizó este sistema “kanban”, aprovechando las posibilidades mucho más amplias de las computadoras. El sistema Trello también tiene tableros, listas (las columnas en kanban) y tarjetas. Pero aquí puedes tener tantas tablas como desees, tantas listas y tarjetas como necesites.
Cada tarjeta puede almacenar una cantidad aparentemente ilimitada de información. Textos, listas largas, fotos, archivos agregados, cuantos necesites.
Simple o complicado, tú decides
Las tarjetas pueden ser complicadas, pero también muy simples: solo una o dos palabras para recordarte que hagas algo como “llamar a mamá”, “regar las plantas”. Las partes exteriores (las portadas) de las tarjetas indican qué tipo de información contienen. Por ejemplo muestran cuántos puntos de las listas están completados ya y cuantos no. También ves la fecha de vencimiento y el número de archivos adjuntos.
La tarjeta que creas sobre tus tareas, ideas, actividades se puede modificar, mover (arrastrar y soltar) fácilmente con el ratón, o con el dedo en la aplicación móvil. No más caos en tu escritorio, menos caos en tu cabeza. Según mis experiencias.
Gratis, pero no para todos
Trello es intuitivo, puede ser muy simple, como las tres pilas de papel en tu mesa antigua. Pero también puedes administrar tareas complicadas, y también está diseñado para trabajar en equipo. Lo que escribí hasta ahora es solo la punta del iceberg.
Lamentablemente, la compañía hace unos meses limitó el número de tableros usados en grupos de trabajo en 10. Eso no es suficiente, en mi opinión, prácticamente mataron al “modo de equipo” gratis. Pero aún puedes tener tableros, listas, tarjetas ilimitadas para el uso personal.
De tarea a proyecto
Para algunas tareas simples, unas listas simples son suficientes. “Llamar a mamá.” ¿Llamaste? Sí/no. Tareas más complejas, como organización de un evento o una serie de publicaciones no pueden administrarse con notas o listas simples, por lo tanto, muchos programas están usando “proyectos”, y estos “proyectos” pueden contener varias sub-tareas adentro. Como varias listas de tareas, notas, comentarios, archivos adjuntos, etc. También “grupos de proyectos” existen.
Trello tiene tablas (board), listas (list) y tarjetas (card). Un proyecto puede ser una lista, o una tabla entera. Una tabla puede contener un grupo de proyectos.
Los competidores
Trello tiene docenas de competidores también, como Asana por ejemplo. Al buscar el “mejor software kanban 2019” o el “mejor software de productividad 2019”, obtienes muchos artículos y listas, pero cada uno de ellos es diferente. Trello, por ejemplo, a veces está en el primer lugar, en otra lista, tercero, en otro, el número 8.
Algunos programas de productividad tienen ventanas de chat o canales de chat, gráficos o reportes para evaluar el progreso de proyectos y la administración de los miembros de los equipos. Calendarios, área de almacenamiento de archivos y muchas otras herramientas son posibles. Cada programa es diferente, como cada usuario o grupo también.
Mi otro post sobre gestión de tiempo en español:
Tomates y listas – ¿Cómo puedes aprender a organizar tu tiempo?
Wikipedia sobre gestión de tiempo en inglés
Este artículo se basa en mis tres posts anteriores en inglés:
My posts in English about productivity:
How Can Trello Help You With Steemit And Blogging?
Lifehack: Do You Know Who You Are?
Why I Love Tomatoes And Hate Eisenhower?