SER MEJORES ES UN RETO DIARIO
Siguiendo con los temas de Gerencia hoy les hablare de la Mejora Continua, de seguro alguna vez has caído en el círculo “como lo hago está bien”, la resistencia al cambio es uno de los enemigos más poderosos a vencer para cualquier empresa, ya que las personas se niegan constantemente a buscar una manera de hacer mejor los procesos, en especial si se obtienen “buenos resultados”.
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Sin embargo siempre estamos llamados a buscar una manera más eficaz de realizar las tareas, de allí parte el concepto de Mejora Continua, que se define como la actividad recurrente realizada para aumentar la capacidad en pro de cumplir los requisitos su objetivo principal es incrementar la probabilidad de aumentar la satisfacción de los clientes y de otras partes interesadas, es decir ir más allá de lo esperado.
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De acuerdo a la Norma ISO las actividades de mejora pueden variar desde las pequeñas mejoras continuas a través del análisis y solución de problemas en el lugar de trabajo hasta las mejoras significativas de toda la organización. El proceso de mejora debería seguir un enfoque estructurado, como la metodología “Planificar-Hacer-Verificar-Actuar” (PHVA-PDCA). La metodología se debería aplicar de manera coherente con el enfoque basado en procesos para todos los procesos.
Esto significa que la Mejora Continua abarcas desde las actividades más pequeñas hasta las actividades más complejas de una organización, por tanto, toda actividad que aporte mejora es relevante. La Metodología PHVA nos recuerda que siempre debemos tener un plan de acción antes de comenzar un proceso, el orden y cronología de procesos cumplen un papel fundamental para aplicar un cambio.
Para realizar la Mejora Continua es Necesario utilizar algunas herramientas de las cuales haré mención a continuación:
1. Tormenta de Ideas: esta es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado, la cual debe llevarse a cabo en un ambiente relajado, sin estrés y que inspire confianza para que todos sus participantes se sientan motivados al dialogo y al aporte de ideas, entendiendo que ninguna de estas por muy tonta que parezca es insignificante. La tormenta de ideas es excelente para iniciar el proceso de exploración de las posibles alternativas ya sea de causas de un problema o de soluciones a éste, puesto que cada persona tiene una perspectiva o visión diferente de los problemas y sus causas aparentes. Sin embargo por sí sola no aporta tanto valor, una vez que se generan la ideas es necesario la implementación de otras herramientas o metodologías para su organización, procesamiento y posteriores resultados.
2. Técnica de 4x4x4: es una técnica grupal que permite que las ideas generadas para el análisis de problemas, sean evaluadas y en consenso organizadas para obtener las soluciones, es decir previo a realizar esta actividad se recomienda hacer una tormenta de ideas, o pedirle individualmente a cada participante anote sus ideas para luego discutirlas y priorizarlas. El Método para realizar esta técnica es el siguiente: primeramente cada miembro del grupo debe generar 4 ideas , luego en parejas deben discutir y obtener solo 4 ideas, posteriormente en dobles parejas obtener solo 4 ideas para finalmente, todo el grupo involucrado obtendrá solo las 4 ideas en consenso. Esta Herramienta sirve para sintetizar de forma objetiva y consensuada las posibles soluciones a un problema.
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3. Diagrama de Ishikawa o Espina de Pescado: El Diagrama Causa-Efecto es una representación gráfica que muestra la relación cualitativa e hipotética de los diversos factores que pueden contribuir a un efecto o fenómeno determinado, para realizar este diagrama es necesario seguir secuencialmente los siguientes pasos:
Definir claramente el efecto o síntoma cuyas causas han de identificarse.
Encuadrar el efecto a la derecha y dibujar una línea gruesa central apuntándole.
Usar la tormenta de ideas para identificar las posibles causas.
Distribuir y unir las causas principales a la recta central
Añadir sub-causas a las causas principales a lo largo de las líneas inclinadas.
Descender de nivel hasta llegar a las causas raíz o fuente original del problema.
Comprobar la validez lógica de la cadena causal.
Comprobación de integridad
4. 5 Por qué: este es un método basado en realizar preguntas para explorar las relaciones de causa-efecto que generan un problema específico, hasta llegar a la causa raíz del problema. Para utilizar esta técnica se debe tener claro cada uno de los factores que inciden directamente en el problema. Por ejemplo Si un artículo llega roto al cliente hay varios factores que están relacionados con esa entrega como el embalaje, la distribución, y la descarga tendríamos que preguntarnos progresivamente el Porqué de la falla: ¿Por qué Se rompió? : Mal Embalaje, ¿Por qué mal embalaje?; Porque se utilizó el material inadecuado, ¿Por qué se utilizó este material?: Porque no había en existencia otro material, ¿Por qué? : Por falta de proveedores. Y así progresivamente hasta llegar a la causa del problema.
5. Diagrama de Proceso de Decisión: Es una herramienta cuyo objetivo es identificar y representar todos los posibles acontecimientos y contingencias que pueden suceder durante la realización de un proyecto o en el proceso de resolución de problemas, es decir esta herramienta se utiliza para realizar anticipadamente un análisis profundo de la actividad o proyecto, para luego de forma sistematizada controlar los acontecimientos no deseados, desarrollando las medidas específicas para evitar los riesgos asociados a dichos acontecimientos. Esta herramienta se utiliza sobre todo antes de un proyecto o de un cambio profundo en los procesos.
Les he mencionado algunas de las herramientas más utilizadas en la Mejora Continua, existen muchas más pero lo más importante para que podemos aplicarla en nuestros trabajos es reconocer que si las cosas están bien aún podrían estar mejores. Cuando se trabaja con Mejora Continua nos encontramos con muchos paradigmas que no permiten a las Empresas crecer, por tanto es necesario identificar todos estos hitos que me impiden avanzar, debemos tomar en cuenta la experiencia pero también las nuevas capacidades del recurso humano con el que contamos, es decir sí bien es cierto que la experiencia tiene un valor agregado, muchas veces la oportunidad de mejora se ve coaccionada por una persona que lleva demasiado tiempo haciendo las cosas de una misma forma sin darse cuenta que no está obteniendo los mejores resultados o que sí los obtiene es a costa de muchos procedimientos que podrían acortarse. Por tanto la principal para mejorar es aceptar lo que no estamos haciendo bien, la honestidad es la clave del éxito de la Mejora Continua.