La Administración como ciencia social, en cualquiera de sus menciones, cumple etapas que se van realizando para obtener el logro de los objetivos planteados, cada etapa tiene su importancia, deben ejecutarse metódicamente y cada una antecede el desenvolvimiento de la otra, estas etapas son: Planificación, Organización, Dirección, Ejecución y Control.
Quiero hablarles de la primera etapa, la cual considero es la más importante, de ella depende todo el éxito o el fracaso de lo que se está llevando a cabo, claro que las otras fases también conllevan su cuota de responsabilidad pero insisto en la primera puesto que allí es donde todo tiene su origen.
La Planificación es la 1ª etapa del proceso administrativo que tiene como finalidad establecer por anticipado las metas que se quieren alcanzar, así como también la definición de cuáles son los recursos: económicos, materiales y humanos que van a emplearse para el logro de esas metas.
Esta etapa cumple con unos principios fundamentales que le permiten
La Racionalidad: exige que se establezcan objetivos claros y precisos; que sean realistas y que respondan a la dinámica social. Implica la mejor utilización de los recursos materiales y humanos para una mayor efectividad y una mayor eficiencia.
La Unidad: principio ligado estrechamente al proceso de coordinación, establece que los planes formen una integración orgánica, armónica y coherente, esto se debe a que la planificación, como tal, se descompone en una serie de planes, programas, proyectos o subproyectos, estos deben ser coordinados para integrarlos armónicamente, evitando así duplicidades y malgasto de recursos.
La Previsión: implica la fijación de plazos definidos para ejecutar las acciones que se planifican, envolviendo, además, las previsiones del futuro en lo referente al manejo de los recursos y el tiempo a utilizar en las actividades que se van a realizar.
La Flexibilidad: aquí se establece que el plan o los planes tienen que ser flexibles y adaptables, lo cual significa que se deben tomar las previsiones necesarias a fin de dotarlos de mecanismos de ajustes ante los cambios que puedan ocurrir en las condiciones sociales, económicas o de otra naturaleza.
La Continuidad: los planes deben ser un proceso continuo todo el tiempo; una vez finalizado uno deben formularse otros, sin perder de vista las metas establecidas, aprovechando el aprendizaje positivo y tomando en cuenta la rectificación por los errores cometidos.
La planificación se realiza mediante la ejecución de un conjunto de procesos coherentes y relacionados.
Dichos procesos son:
- Diagnóstico.
- Pronóstico.
- Diseño del Plan.
3.1 Fines, objetivos y metas
3.2 Tiempo
3.3 Tareas
3.4 Estructura - Discusión y aprobación del plan.
- Evaluación del plan.
Diagnóstico: es la 1ª etapa de la planificación, consiste en el estudio que se le hace a una empresa para determinar las condiciones en las cuales se encuentra, en fin, es la fotografía de la empresa actual.
Su estudio es realizado por el método de investigación.
Pasos del diagnostico.
a) Estipular cuál es el tamaño o alcance de la investigación, ésta puede ser total, la cual trata una investigación exhaustiva y/o general; o puede ser parcial, la cual trata una investigación selectiva.
Estas investigaciones dependen del tiempo que se tiene para realizarlas y del tamaño de la empresa.
b) Determinar cuál va a ser el equipo que va a hacer la investigación.
c) Definir metodología o cronograma.
d) Establecer las fuentes de información, que son los materiales o datos que serán útiles para la elaboración del diagnóstico, estos puedes ser internos (informes, libros, documentos, etc) o externos (áreas económicas, políticas y sociales que rodean a la empresa)
Pronóstico: 2ª etapa de la planificación que consiste en una proyección sobre las tendencias económicas, administrativas, políticas y sociales que posiblemente determinarán el rumbo de la empresa, del país y del mundo en el futuro, específicamente en el tiempo en que se va a ejecutar el plan.
Los cálculos estadísticos de probabilidades es el método del pronóstico.
Diseño del plan: consiste en la elaboración del plan.
Pasos para diseñar un plan
a) Definir las metas, los objetivos y los fines del plan.
- Las metas: son la cuantificación de los objetivos.
- Los objetivos: son las grandes aspiraciones básicas del plan y de la empresa.
- Los fines: son los grandes lineamientos del plan.
b) Establecer el tiempo que dura el plan.
Este puede ser:
- A corto plazo: 6 meses a 1 año.
- A mediano plazo; 1 año a 3 años.
- A largo plazo: más de 3 años.
c) Determinar las tareas que deben cumplirse para conseguir las metas.
d) Definir cuál es la estructura organizativa más conveniente de acuerdo al plan a ejecutar.
Esto va a depender del tipo de empresa a la cual se le esta elaborando el plan.
- Empresa establecida: a este tipo de empresa hay que revisarle la estructura.
- Empresa nueva: a este tipo de empresa hay que diseñarle la estructura.
e) Implementación de los planes alternativos, lo cual ayudará a la empresa en caso de eventualidades.
f) Establecer la cuantificación del plan
Implica la determinación del valor del costo del plan, distribuidos específicamente en todas las operaciones a ejecutarse.
Discusión y aprobación del plan: esto se debe realizar conjuntamente con todo el personal, a fin de aportar ideas y aprovechar las opiniones de los demás, además esto ayuda a conocer las resistencias a los planes.
Ejecución del plan: una vez establecidos los pasos anteriores se procede a la aplicación y ejecución del plan.
Evaluación del plan: aquí se evalúan si las metas se cumplieron o no; si el pronóstico fue el correcto o no; si el diseño del plan fue apropiado o no; si la estructura de la empresa fue la conveniente o no; etc.
La evaluación del plan que termina es el diagnóstico del plan nuevo a ejecutarse, así se da cumplimiento al principio de continuidad.
La planificación es muy importante por ser un sistema de trabajo que elimina la improvisación, permite el mejor aprovechamiento de los recursos humanos, aprovecha al máximo todos los recursos materiales y económicos de la empresa, el hecho de establecer metas de forma anticipada permite el establecimiento de sistemas de control, esta favorecida por el desarrollo de la informática (software y hardware), que ha optimizado la capacidad para generar, almacenar, procesar y transportar información y caracterizarse por ser una herramienta de posicionamiento anticipado que permite a la organización saber las amenazas y oportunidades para ganar clientes, posicionar, lanzar y/o retirar productos, en síntesis anticiparse y adecuarse a los cambios del mercado y de la sociedad (sobre todo en un país como el nuestro) y un factor relevante es que no solo sirve para las empresas sino que puede ser aplicado en cualquier circunstancia de la vida.
Para finalizar con este interesante tema, se puede decir que la calidad del trabajo de planificación no se mide solo por la capacidad de hacer predicciones correctas, sino por el cuestionamiento de los modelos mentales aplicados y la transformación de las personas implicadas en el proceso, el desarrollo de habilidades para coordinar y concertar estrategias, y el estímulo a la instrucción y los procesos cognitivos que coadyuven a comprender y conducir una acción eficaz, en beneficio de los hombres del mañana.
Saludo cordial.
