Amigos, en Linkedin conseguí el curso "Gestión de proyectos con un café" y aquí les dejo mis apuntes.
Etapas de la gestión eficaz de proyectos.
Primero lo primero, y esto es saber qué es lo que se va a realizar.
- Definición del proyecto, debe ser específica. No podemos dejar espacios a la interpretación, hay que definir desde el color hasta el tamaño.
Luego entramos en la etapa de planificación.
- Enumerar las tareas necesarias, toca desglosar de forma minuciosa el proyecto en una serie de actividades.
- Estimar tiempos y costos de cada actividad. Aquí es donde haber desglosado el proyecto en diferentes actividades cobra valor, porque es más fácil hacer esta estimación actividad por actividad.
- En un diagrama sencillo tratar de visualizar la duración de las actividades. ¿Qué actividades pueden realizarse en paralelo?¿Qué actividades preceden a otra?¿Qué equipos, materiales y personas hacen falta para cada actividad?
- ¿Si el tiempo de una actividad es mucho? Hay que buscar formas de acelerar el plan, alternativas o vivir con ello.
- Diagrama de Gantt. ¿Quién va a hacer qué? y ¿cuánto tiempo se tarda? Bien acomodadito en una tablita de excel, este diagrama será nuestra fiel guía durante la supervisión y ejecución de la obra.
- Calcular los requisitos durante el desarrollo del plan, estimación de los recursos necesarios.
- Evaluación de riesgos, probabilidades, gravedad y cómo enfrentarlos.
Aprobada la planificación y estudiadas las alternativas se pone en marcha la ejecución del proyecto. En esta etapa es importante un estricto control y supervisión.
- Supervisar el progreso del proyecto y que las actividades se vayan realizando a tiempo.
- Monitorizar los costes del proyecto y asegurar que se adaptan al presupuesto establecido.
- Reprogramar y hacer las modificaciones oportunas en caso de necesitar más tiempo o más dinero y comunicar a los propietarios o jefes inmediatos del proyecto en cuestión. Lo mejor es evitar este paso tratando de apegarse al presupuesto y cronograma inicial.
- Evalúa y analiza el proyecto terminado, aprende de los errores, felicita a quién haya destacado y al grupo completo de ser posible. Esta parte es bastante motivadora y puede dejar grandes lecciones de vida.
Fuente
Instructora Clara Vega, Instructor en finanzas y gestión de proyectos.
Para la planificación de un proyecto que involucre a diferentes elementos (Ente contratante, Proveedores, Gerencia del proyecto, Empresa contratista) se recomienda el siguiente hilo:
Reunión inicial, con todos los interesados, conformar el equipo del proyecto, planteamiento del proyecto, recabar información.
Con la información recaudada se procede a la elaboración de la planificación y presentación de la propuesta planteada.
Segunda reunión, aprobar la planificación, actividades, equipos, personal, costes y tiempo necesarios. Consolidar los objetivos. Al fin de está reunión es importante enviar de forma física o digital a todas las personas involucradas en la realización del proyecto, las conclusiones y pautas establecidas.
Si la planificación no es viable, se puede: 1) Disminuir el alcance y calidad del proyecto o 2) Aumentar el presupuesto y fechas establecidas. Como encargado de la gestión de un proyecto no podemos dejar espacio a dudas, si no se puede no se puede. No debemos crear expectativas con respecto al logro de objetivos que no se puedan cumplir en el tiempo establecido o con el presupuesto asignado.
Fuente
Instructor Pedro Lambán Castillo, Facilitador de procesos, gestión de equipos y aprovechamiento del tiempo.
"La construcción e ingeniería civil es lo que me interesa, estoy decidido a ser un profesional de calidad y para ello estoy reafirmando mi aprendizaje y dejando para las futuras generaciones."
