Para iniciar este tópico, lo haremos baja la definición de sistema, considerando que es un conjunto de elementos lógicamente organizados e interdependientes, pero constituidos con el fin de obtener un objetivo común llamado presupuesto.
Para el éxito del sistema debe actuar bajo ciertas premisas:
.- Cada elemento tiene una misión específica.
.- Todos sus componentes tienen igual importancia.
.- Al producirse una variación en uno de sus elementos, esto afectará al resto de los componentes del sistema.
.- Los sistemas se pueden dividir en subsistemas, pero aun así éstos actuarán bajo las mismas premisas.
Por tanto podemos afirmar que el presupuestario es un sistema de información constituido por varios elementos, tales como: pre elaboración, elaboración, ejecución, control y evaluación, que conjugados entre sí, se logran obtener los objetivos propuestos en el plan.
Elementos necesarios para constituir un sistema presupuestario
1.- De origen externo
• La competencia: se debe considerar no solo la competencia nacional, sino la internacional, de ser preciso, tomando en cuenta su razón social, visión y misión.
• Cualidades que se estudian bajo el mercado, tales como: demanda, reputación de la organización, calidad del producto o servicio, entre otros.
• En lo económico, la inflación, el tipo de cambio y sus políticas.
2.- Según los factores internos, tenemos:
• Manual de organización y funciones: se refiere a las normas bajo las cuales se debe desarrollar la preparación del presupuesto.
• Sistema contable que soporte la estructura y desarrollo del plan.
• Sistema de control interno para garantizar que los objetivos se cumplan.
• Se debe definir el lapso de tiempo establecido en el periodo contable, lo cual determinará el periodo del presupuesto.
• Manual de presupuestos, que permita el conocimiento a todas las unidades que conforma la empresa en cuanto a la preparación, ejecución, evaluación y control.
• Comité y director de presupuestos que regirá las políticas de programación de las operaciones, bajo un conjunto de personas capacitadas y autorizadas para tal fin.
• Motivación del personal hacia el proceso, punto fundamental para mantener un ambiente de trabajo propicio para el logro de las metas trazadas, las cuales se encuentran reflejadas en el presupuesto.
• Estándares, si la empresa obtiene su producto a través de procesos estandarizados, deben estar reflejado paso a paso el presupuesto, de tal forma que se estimen sus costos.
• Normas y leyes que rigen a la organización, ningún proceso o actividad que se desarrolle en la empresa se puede llevar a cabo aislado de sus leyes, es decir, el presupuesto debe ser enmarcado, según las políticas y leyes que constituyen a la organización.
• Informes, el presupuesto debe ser regulado, de tal forma que se emitan constantemente los resultados de su avance y desarrollo.
• Condiciones económicas y financieras de la entidad, factor determinante en la conformación de los presupuestos, ya que de ello va a depender el éxito en su desarrollo, por tanto se requiere el aval y apoyo de la directiva de la empresa.
Etapas necesarias para la formulación y preparación del presupuesto
El empresario debe recurrir al presupuesto considerándolo herramienta de planeamiento y control, una vez que haya
implantado el sistema, tomando en cuenta las siguientes etapas:
- Pre elaboración
- Elaboración del presupuesto
- Ejecución
- Control
- Evaluación
Pre elaboración
Se analizan los resultados obtenidos de valores anteriores, se examinan las directrices de los principales indicadores empleados para calificar la gestión gerencial, se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la dirección y se estudia el comportamiento de la empresa.
Elaboración del Presupuesto
Se elabora el presupuesto con base a los planes aprobados para cada nivel de funcional por parte de la línea de mando, adquiriendo dimensión monetaria en términos presupuéstales.
Ejecución
Significa la puesta en marcha de todos lo planificado con el fin de alcanzar los objetivos trazados.
Control
El presupuesto es el termómetro que mide la ejecución de todas y cada una de las actividades empresariales; la etapa de control es importante para determinar hasta qué punto puede marchar la empresa con el presupuesto como patrón de medida. Ya que se enfrenta los pronósticos con la realidad.
Evaluación
En esta etapa se prepara un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrán, no solo las variaciones, sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones y actividades empresariales.
