Información y Comunicación
La comunicación es la acción que nos permite transmitir información. En una organización es fundamental disponer de la información correcta en el momento justo y comunicarla de manera efectiva para la más idónea toma de decisiones.
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Al respecto, Mantilla (Ob. Cit.), indica:
“Cada empresa debe capturar información pertinente, financiera y no financiera, relacionada con actividades y eventos tanto externos como internos. La información debe ser identificada por la administración como relevante para el manejo del negocio. Debe entregársele a la gente que la necesita, en una forma y oportunidad que le permita llevar a cabo su control y sus otras responsabilidades”. (p. 71)
En este sentido, es primordial que la comunicación sea efectiva y para ello debe fluir tanto horizontal como verticalmente en la organización, es decir, hacia abajo, hacia arriba y a lo largo, con la finalidad de que cada trabajador se desenvuelva correctamente en sus funciones, al tener claro el rol que desempeña, la responsabilidad que conlleva y los productos que ofrece tanto de consumo interno (para otros departamentos de la entidad), como externo (para clientes, proveedores, entre otros).
Información
La información permite controlar una entidad si se logra producirla y comunicarla correctamente. Cada nivel en la estructura genera información financiera y no financiera importante, para el logro de los objetivos organizacionales. Los sistemas de información se encuentran implantados en toda la entidad, de acuerdo a las necesidades del negocio, ofreciendo una excelente herramienta de control para el seguimiento de las operaciones.
En este orden de ideas, Estupiñan (Ob. Cit.) indica “Los sistemas de información y tecnología son y serán sin duda un medio para incrementar la productividad y competitividad. Ciertos hallazgos sugieren que la integración de la estrategia, la estructura organizacional y la tecnología de información es un concepto clave para el nuevo siglo”. (p. 34)
Es por ello que se deben manejar los diferentes tipos de información que son claves para la toma de decisiones, tales como información interna y externa a la organización, información financiera, operacional y de cumplimiento, todas necesarias para el logro de los objetivos de la entidad.
La información financiera refiere básicamente a los estados financieros y reportes administrativos que permiten analizar utilidades, cuentas por cobrar por tipo de cliente, naturaleza de los reclamos, entre otros.
La información operacional se genera día a día, detallando las transacciones de compra-venta u otras operaciones que puedan modificar los inventarios, cuentas por cobrar y por pagar, siendo fundamental su registro oportuno para la obtención de los estados financieros.
En este sentido, es de suma importancia los controles que se puedan establecer en los sistemas de información. Existen controles generales, dirigidos a garantizar la continuidad de las operaciones desde el punto de vista de redes y soporte técnico; y los controles de aplicación que se enfocan en cada sistema, para que se genere información válida, autorizada y confiable que sirva de insumo para otros subsistemas.
Referencias
Estupiñán Gaitán, R., (2008). Control Interno Error y Fraudes. Colombia. Ecoe ediciones. 2da edición.
Mantilla S. (2002) Control Interno Estructura conceptual Integrada. Bogotá D.C. Facultad de Contaduría Pública, universidad Autónoma de Bucaramanga. Segunda Edición.