La gestión de proyectos supone una planificación precisa de todos aquellos aspectos que intervienen en él. Además de describir los objetivos, analizar los recursos necesarios o diseñar las actividades, es preciso gestionar eficazmente el tiempo.
El tiempo es un factor primordial en la gestión de proyectos, pues todo proyecto se encuentra limitado por una o varias fechas de entrega que hay que respetar y cumplir. Para sujetarse al calendario establecido, es necesario planificar adecuadamente cada una de las actividades que componen el proyecto y distribuir el tiempo de la manera más eficaz, teniendo presente todos los elementos que intervienen y los posibles imprevistos que puedan surgir.
Este tipo de planificación suele representarse a través de cronogramas de actividades, gráficos en los que se reflejan el principio y fin de cada actividad que componen el proyecto.
Gracias a esta herramienta, puedes visualizar de forma clara y rápida la evolución del proyecto, y realizar un seguimiento preciso sobre el mismo. Este seguimiento, imprescindible en la gestión de tiempos, te ayudará a comprobar si se están cumpliendo los plazos establecidos y a tomar las decisiones necesarias en caso contrario.
Métodos y herramientas para elaborar el cronograma de actividades
Existen diversos métodos y herramientas de los que te puedes ayudar para elaborar los cronogramas de actividades. Su elección dependerá de las características del proyecto y sus necesidades.
Diagrama de Gantt: El diagrama de Gantt es uno de los métodos más populares, ya que sirve para cualquier tipo de proyecto, con independencia del tamaño y sector de la empresa. Esa sencilla herramienta permite plasmar de manera gráfica el cronograma, a través de una serie de barras horizontales, que señalan el inicio y fin da cada una de las actividades del proyecto y su evolución. Este tipo de método facilita el seguimiento de las tareas y la toma de decisiones.
Diagrama PERT: el diagrama PERT (Project Evaluation and Review Techniques) es otra de las herramientas más utilizadas para la gestión de proyectos. Este tipo de método es muy útil para proyectos complejos y el complemento ideal para el resto de métodos. Este diagrama permite representar las relaciones entre cada tarea y calcular el inicio y fin da cada actividad.
Método CPM: el método CPM (Critical Path Method) o método del camino crítico, facilita el cálculo de la ruta más corta para completar el proyecto en general y simplifica su seguimiento y control.
Pasos para elaborar un cronograma
Con independencia de los métodos y herramientas seleccionadas para gestionar el tiempo, los pasos que deberás realizar para elaborar el cronograma de actividades son:
1-/Recopilar la información clave para elaborar el cronograma. Lo primero que necesitas es conocer el alcance del proyecto, todos aquellos requisitos y características que lo definen, la fecha de inicio y fin o las entregas pactadas, e identificar los posibles obstáculos y limitaciones que puedas encontrarte.
2-/Identificar y definir las actividades. Tras analizar toda la información, llega el momento de determinar qué actividades se llevarán a cabo para elaborar el proyecto y el grado de prioridad de cada una. Estas actividades deben ser planificadas, teniendo en cuenta todos los factores y circunstancias que puedan poner en riesgo al proyecto.
3-/Secuenciar las actividades, ya que algunas actividades dependen de otras, mientras que otras tareas pueden desarrollarse simultáneamente y otras que no.
4-/Establecer los recursos necesarios para cada actividad, tanto personales, materiales como económicos. No sólo necesitas conocer qué materiales vas a necesitar para el desarrollo de cada una de las actividades, también quién o quienes lo van a llevar a cabo y el coste que tendrá. Una ineficaz previsión de los recursos puede provocar retrasos en las entregas y poner en riesgo el proyecto.
5-/Estimar el tiempo para cada actividad. Una vez definida cada tarea, es el momento de calcular el tiempo de duración.
6-/Distribuir las actividades. Cada miembro o equipo del proyecto debe responsabilizarse de una serie de actividades, según su naturaleza.
7-/Seguimiento del cronograma. Una vez elaborado el cronograma, debe ser revisado constantemente y mejorado siempre que sea posible.
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