GAMBAR UMUM APLIKASI
Aplikasi tata kelola keuangan desa ini pada awalnya dikembangkan Perwakilan BPKP Sulawesi Barat sebagai proyek percontohan di lingkungan BPKP pada bulan Mei 2015. Aplikasi ini telah diimplementasikan secara perdana di Pemerintah Kabupaten Mamasa pada bulan Juni 2015. Keberhasilan atas pengembangan aplikasi ini selanjutkan diserahkan kepada Deputi Kepala BPKP Bidang Pengawasan Penyelenggaran Keuangan Daerah setelah melewati tahapan Quality Assurance (QA) oleh Tim yang telah ditunjuk. Terhitung mulai tanggal 13
Juli 2015 aplikasi keuangan desa ini telah diambil alih penanganannya oleh Deputi
Pengawasan Bidang Penyelenggaraan Keuangan Daerah BPKP di Jakarta.
Aplikasi keuangan desa ini menggunakan database Microsoft Acces sehingga lebih portable dan mudah diterapkan oleh pengguna aplikasi yang awam sekalipun. Secara teknis transaksi keuangan desa termasuk dalam kelompok skala kecil, sehingga lebih tepat ditangani secara mudah dengan database acces ini. Penggunaan aplikasi dengan menggunakan database SQLServer hanya dikhususkan untuk tujuan tertentu atau volume transaksi sudah masuk dalam kategori skala menengah.
Penggunaan aplikasi keuangan desa harus mendapatkan persetujuan dari BPKP selaku pengembang aplikasi. Pemerintah Daerah dapat mengajukan permohonan penggunaan aplikasi ini kepada Perwakilan BPKP setempat. Pengajuan penggunaan aplikasi agar dikoordinasikan oleh Pemerintah Daerah sehingga dapat diterapkan pada seluruh desa yang ada pada pemerintah daerah yang bersangkutan.
Persetujuan penggunaan aplikasi dilakukan dengan cara memberikan kode validasi dan sml pemda yang dikeluarkan secara resmi oleh BPKP.
B. DATABASE DAN SISTEM KONEKSI DATA
Koneksi database harus dilakukan pada saat pertama kali aplikasi digunakan. Koneksi database disimpan dalam file config.ini pada folder aplikasi keuangan desa. Koneksi database secara default menggunakan tab koneksi Microsoft Acces Database seperti tampak pada gambar berikut.
Pada inteface koneksi data tersedia 2 pilihan opsi koneksi, via ODBC (Open Database Connectivity) atau Direct Acces. Dengan koneksi via ODBC, aplikasi keuangan desa melakukan pembacaan data tidak secara langsung ke Driver MsAcces akan tetapi menggunakan mesin ODBC pada sistem operasi windows. Sedangkan Direct Acces pembacaan file langsung dilakukan pada file database yang bersangkutan.
Penggunaan opsi koneksi ODBC mengharuskan sistem komputer terinstall Microsoft Jet OleDB 4.0 pada Microsoft Office 2000-2003. Sehingga untuk komputer yang tidak terinstall office 2003 tidak dapat menggunakan fitur ini. Apabila ingin tetap menggunakan fitur ini adalah dengan cara menambahkan instalasi Office Acces 2003 atau Acces Database Engine. Untuk memastikan apakah fitur ini dapat digunakan dapat dilihat pada Control Panel Windows pada tab System & Security
=> Adminstratif Tools => Datasource (ODBC seperti tampak pada gambar berikut.
Secara teknis penggunaan opsi via ODBC lebih disarankan dan lebih menjamin keamanan data dari kerusakan (corrupt) dan dapat digunakan pada mode multiuser dengan cara melakukan sharing folder database “DataAPBDes.mde”.
Penggunaan opsi Direct Acces membuat aplikasi langsung melakukan pembacaan file pada database keuangan desa. Opsi ini digunakan apabila dalam komputer tidak tersedia Microsoft Jet Oledb4.0 untuk “*.mdb” pada komputer yang hanya terinstall office2007, 2010 atau 2013. Penggunaan opsi ini tidak disarankan karena pada kondisi tertentu, seperti komputer lambat, low memory atau komputer terinfeksi virus dapat membuat database rusak atau corrupts. Penggunaan opsi ini hanya untuk single user atau dengan kata lain hanya untuk komputer PC atau Laptop secara stand alone (tidak menggunakan jaringan).
Penggunaan aplikasi dengan mode ODBC lebih disarankan bila dibandingkan
dengan mode Direct Acces demi keamanan data. Untuk komputer yang sudah terlanjut terpasang Office 2007 s.d 2013 agar menambahkan office acces 2003 sehingga dapat menggunakan fitur ODBC. Penggunaa n aplikasi dengan menggunakan database SQLServer agar menghubungi Tim Pengembang. Tatacara pengoperasian dan penggunaan aplikasi pada dabase SQLServer sama seperti tatacara penggunaan database pada aplikasi Simda BPKP.
Untuk pemeliharaan data keuangan desa pada database microsoft acces, pengguna aplikasi agar melakukan compact and repair database secara berkala untuk
memampatkan database. Proses ini dapat dilakukan minimal 1 bulan sekali. Cara melakukan compact and repair database adalah dengan membuka database aplikasi keuangan desa “DataAPBDes.mde” pada folder aplikasi dan memilih menu yang tersedia seperti tampak pada gambar dibawah ini.
Proses pemampatan data hanya dapat dilakukan ketika aplikasi sedang tidak aktif. Oleh karena itu aplikasi keuangan desa harus ditutup dengan sempurna terlebih dahulu sebelum proses compact and repair database dilakukan.
C. ADMINISTRASI DATA USER
Menu administrasi data user digunakan untuk menentukan user_id, password dan level pengguna aplikasi keuangan desa. Menu Parameter Data hanya boleh diakses oleh user_id dengan level administrator yang ditempatkan pada Kabupaten/Kota. Sedangkan menu lain diakses operator pada tingkat desa dan kecamatan.
Dalam menu ini juga ditetapkan batasan kewenangan pengguna aplikasi untuk mengakses fitur-fitur yang tersedia dalam aplikasi. Administrator menetapkan batasan menu yang dapat diakses oleh user/operator aplikasi desa
D. PARAMETER UMUM
Pengisian data umum adalah proses pertama yang harus dilakukan. Tanpa pengisian data umum, maka akan ada beberapa proses yang tidak dapat dilakukan serta dalam output/laporan yang tidak dapat terinformasi secara lengkap.
Hal yang harus diperhatikan adalah bahwa parameter data umum dikelola oleh adminstrator pada tingkat Kabupaten/Kota. Pemerintah Desa tidak diperbolehkan melakukan pengubahan atau penambahan tanpa ijin dari administrator pada tingkat Kabupaten/Kota.
- Parameter Data Umum Pemda
Menu Data Umum Pemda digunakan untuk melakukan penginputan data umum pemerintah daerah yang akan menggunakan aplikasi keuangan desa ini, seperti nama pemda, alamat, ibu kota, dan tahun anggaran.
Langkah-langkah pengisian Data Umum Pemda adalah sebagai berikut:
Pilih Parameter => Data umum Pemda
Klik pada tombol selanjutnya isi data dibawah ini dan diakhiri dengan tombol , sebagai contoh:
Nama Pemda : Pemerintah Kabupaten Mamasa
Ibu kota : Mamasa
Alamat : Jl. Poros Mamasa Polewali Km 1 Mamasa
Menu parameter data umum pemda pada kolom Nama Pemda tidak dapat diganti atau dikunci dengan kode provinsi dan kabupaten kota beserta tahun anggaran. Hal ini terkait dengan monitoring pengguna aplikasi keuangan desa secara berjenjang dan kepentingan kompilasi data keuangan desa secara nasional.
Kode Provinsi dan Kabupaten/Kota mengacu pada kodifikasi wilayah yang
tercantum dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 56 Tahun 2015 tentang Kode dan Data Wilayah Administrasi Pemerintahan.
- Parameter Kecamatan dan Desa
Menu Parameter Kecamatan dan Desa digunakan untuk melakukan penginputan data Kecamatan dan Desa yang terdapat pada kabupaten yang bersangkutan. Kode dan urutan wilayah administrasi kecamatan mengacu p ada kodifikasi data administrasi wilayah sebagaimana tercantum dalam Permendagri Nomor 56 Tahun 2015. Sehubungan dengan adanya perubahan dan pemekaran wilayah untuk urutan kode, urutan dan nama desa yang belum terdaftar agar ditetapkan melalui Peraturan Kepala Daerah sesuai dengan kondisi yang terakhir.
Langkah-langkah yang dilakukan untuk menginput data kecamatan dan desa
adalah sebagai berikut :
Pilih Parameter => Tabel Kecamatan - Desa
Klik pada tombol Tambah selanjutnya isi data dibawah ini dan diakhiri dengan tombol
Simpan
Lakukan double klik pada nama kecamatan, secara otomatis akan pindah pada tab Desa. Selanjutnya lakukan pengisian kode desa dan nama desa. Untuk daerah dengan otonomi khusus penyebutan kecamatan dapat diganti menjadi distrik atau desa menjadi gampong atau kampung atau nagari.
- Referensi Bidang dan Kegiatan
Menu Referensi Kegiatan digunakan untuk melakukan penginputan data bidang dan kegiatan yang ada pada pemerintah desa.
Sesuai Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 114 Tahun 2014 tentang Pedoman Pembangunan Desa, bidang pembangunan dalam Pemerintahan Desa diklasifikasikan menjadi 5 (lima) yaitu:
a. Bidang Penyelenggaraan Pemerintahan Desa;
b. Bidang Pelaksanaan Pembangunan Desa;
c. Bidang Pembinaan Kemasyarakatan Desa;
d. Bidang Pemberdayaan Masyarakat Desa; dan
e. Bidang Belanja Tak Terduga.
Untuk membuka parameter bidang dan kegiatan lakukan langkah-langkah sebagai berikut:
Pilih Parameter => Referensi Bidang Kegiatan
Pengguna aplikasi agar tidak melakukan perubahan data bidang sebagaimana diatur dalam Permendagri Nomor 114 Tahun 2014 tersebut di atas, kecuali apabila terdapat perubahan peraturan dimaksud.
Sedangkan untuk kode dan daftar kegiatan digunakan menginput jenis
kegiatan yang akan dilaksanakan pemerintah desa dalam tahun yang bersangkutan. Untuk keseragaman dan keselarasan dalam pembangunan desa, kode dan nama kegiatan yang akan dilakukan oleh Pemerintah Desa agar mengacu pada Peraturan Kepala Daerah tentang Keuangan Desa.
Daftar kegiatan dapat ditambahkan sesuai kebutuhan daerah setempat dan
diatur dalam Peraturan Kepala Daerah.
Untuk menginput data kegiatan pada masing-masing bidang lakukan langkah- langkah berikut:
Lakukan double klik pada nama bidang yang akan diisi kegiatannya. Sehingga tampak daftar nama kegiatan yang ada dalam bidang dimaksud.
- Parameter Referensi Sumber Dana
Menu Referensi Sumber Dana digunakan untuk melakukan penginputan data Sumber Dana. Kode sumber dana diberi singkatan dengan 3 digit huruf. Jenis- jenis sumber dana terdiri dari Pendapatan Asli Desa (PAD), Alokasi Dana Desa (ADD), Dana Desa (DDS), Penerimaan Bagi Hasil Pajak dan Retribusi Daerah (PBH), Penerimaan Bantuan Keuangan Kabupaten (PBK), Penerimaan Bantuan Keuangan Provinsi (PBP), Swadaya Masyarakat (SWD), dan Pendapatan Lain- Lain (PDL).
Untuk sinkronisasi referensi sumber dana ditetapkan pada tingkat kabupaten dan berlaku secara seragam untuk desa yang ada pada kabupaten yang bersangkutan.
Langkah-langkah untuk melakukan penginputan, pengubahan, dan
penghapusan referensi sumber dana adalah:
Pilih Parameter => Referensi Sumber Dana
Klik pada tombol Tambah selanjutnya isi data dibawah ini dan diakhiri dengan tombol
Simpan
Klasifikasi sumberdana agar ditetapkan pada awal penggunaan aplikasi dan tidak diperbolehkan melakukan pengubahan kode selama tahun berjalan. Pengubahan kode sumberdana pada tengah tahun berjalan dapat mengacaukan kartu kendali sumberdana.
- Rekening Anggaran Pendapatan dan Belanja Desa
Menu Rekening APBDesa digunakan untuk melakukan pengelolaan data Rekening APBDesa. Terdiri dari 4 level data yang meliputi: Akun, Kelompok, Jenis, dan Obyek. Pengguna aplikasi tidak diperbolehkan melakukan perubahan kode Akun, Kelompok dan Jenis. Hal ini disebabkan karena level 1 s.d 3 telah diatur dalam Permendagri Nomor 113 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Keuangan Desa. Sedangkan penambahan dan pengubahan kode rekening pada level 4 agar mengacu pada Peraturan Bupati/Kepala Daerah yang mengatur tentang Pengelolaan Keuangan Desa.
Langkah-langkah yang dilakukan untuk melakukan penambahan atau perubahan kode
rekening APBDesa adalah sebagai berikut:
Pilih Parameter => Rekening APBDesa
Lakukan double klik pada setiap level Akun => Kelompok => Obyek dan
Klik pada tombol Tambah selanjutnya isi data dibawah ini dan diakhiri dengan tombol
Simpan
Khusus penambahan kode rekening belanja modal agar diselaraskan dengan kode aset tetap atau disesuaikan dengan peraturan yang mengatur tentang kekayaan milik desa. Dengah kodifikasi yang selaras diharapkan proses belanja modal langsung dapat dikonversi dalam Laporan Kekayaan Milik Desa.
- Parameter Standar Satuan Harga
Parameter standar satuan harga digunakan untuk memasukkan data standar harga yang dijadikan acuan bagi desa pada saat menyusun APBDesa. Untuk mempermudah implementasi data standar harga dibuat pada masing-masing obyek belanja. Data standar harga diisi oleh administrator Kabupaten/Kota sesuai dengan harga yang berlaku di Kabupaten/Kota setempat. Mengingat kondisi geografis yang cukup variatif pada beberapa daerah, besaran harga satuan tidak dikunci pada saat penginputan data RAB.
Langkah-langkah yang dilakukan untuk melakukan penambahan atau perubahan data
Standar Satuan Harga adalah sebagai berikut: Pilih menu Parameter => Standar Satuan Harga Sehingga tampak tampilan form sebagai berikut :
Dalam hal pemerintah daerah tidak menggunakan standar harga, fitur standar harga dapat disetting melalui menu Tools – Setting Otomasi, seperti tampak dalam form berikut:
- Parameter Belanja Operasional
Parameter belanja operasional digunakan untuk menentukan kegiatan desa yang termasuk dalam kelompok belanja operasional sebagaimana dimaksud dalam PP Nomor 43 Tahun 2014. Kegiatan yang masuk dalam kelompok belanja operasional dapat direalisasi oleh desa walaupun APBDes belum disahkan. Dalam hal ini administrator aplikasi harus memposting data anggaran dengan status “Usulan APBDesa”.
Untuk menginput data kegiatan operasional rutin klik menu Parameter –
Belanja Operasional sehingga tampak form isian berikut:
Klik tambah untuk memulai pengentrian data, pilih kegiatan yang termasuk dalam 30% kegiatan operasional dan klik Simpan bila sudah selesai.
- Parameter Mapping Korolari
Parameter mapping korolari digunakan untuk menghubungkan belanja modal dengan penambahan asset pada Laporan Kekayaan Milik Desa. Setiap komponen belanja modal harus dihubungan dengan data asset pada laporan kekayaan milik desa sehingga otomatis terjumlah dalam LKMD pada saat ada realisasi belanja modal.
Untuk menginput data mapping korolari klik menu Parameter – Mapping
Korolari sehingga tampak form isian berikut:
Pola hubungan belanja modal dengan asset pada laporan kekayaan milik desa dapat dilihat dalam laporan berikut :
- Parameter Rekening Bank Desa
Setiap desa agar melakukan registrasi nomor rekening Kas Umum Desa sebagai rekening penampungan Rekening Kas Desa dengan mengisi nomor rekening dan nama bank tempat penyimpanan.
Sesuai dengan prinsip Treasury Single Account (TSA) dalam aplikasi hanya disediakan satu baris data rekening kas desa, sehingga hanya disediakan satu buku bank untuk setiap desa. Apabila rekening kas desa lebih dari satu maka yang terdapat dalam buku bank adalah gabungan dari semua rekening yang dimi liki oleh desa.
E. DATA ENTRI
Secara umum menu data entri dibagi dalam 3 kelompok menu yang disesuaikan dengan tahapan pengelolaan keuangan desa. Pengelompokan menu data entri dimaksud terdiri dari:
a) Modul – Penganggaran, merupakan kelompok menu yang digunakan untuk melakukan proses penyusunan anggaran dengan output utama APBDesa.
b) Modul – Penatausahaan, merupakan kelompok menu yang digunakan untuk
melakukan proses penatausahaan dalam tataran pelaksanaan anggaran
APBDesa yang meliputi pengajuan SPP, pencairan dan pertanggungjawaban. Output utama menu ini adalah buku-buku penatausahaan keuangan desa.
c) Modul – Pembukuan, merupakan kelompok menu dalam rangka menghasilan laporan keuangan Pemerintah Desa yang meliputi Laporan Pelaksanaan Anggaran APBDesa dan Laporan Kekayaan Milik Desa.
Petunjuk penggunaan masing-masing kelompok menu dijelaskan dalam Bab selanjutnya.
Menu Penganggaran digunakan untuk melakukan proses entri data dalam rangka penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Desa (APBDes). Penginputan data agar dimulai secara berurut sesuai menu yang tersedia dalam aplikasi. Berikut ini petunjuk penginputan data anggaran sebagai berikut:
A. DATA UMUM DESA
Menu Isian Data Anggaran digunakan untuk melakukan penginputan data pemerintah Desa seperti nama kepala desa, nama sekretaris desa, tanggal perdes, dan tanggal PAK.
Petunjuk Pengoperasian
1 Diisi dari menu Data Entry =>Penganggaran=>Isian Data Anggaran=>Pilih
Desa=>Kecamatan=>Desa=>Data Umum
2 Klik pada tombol Tambah dan diakhiri dengan tombol Simpan atau Batal
Contoh Data Umum Desa
Nama Kepala Desa : Johanis Abdullah Puteh
Jabatan Kades : Kepala Desa Asri Makmur
Untuk Pengisian Data Umum desa dapat diisi sesuai dengan nama desa masing-masing.
Nama Sekretaris Desa : Hery Wibowa
Jabatan Sekdes : Sekretaris Desa Asri Makmur
Nama Kaur Keu : Imam Saputra
Jabatan Kaur Keu : Kepala Urusan Keuangan
Nama Bendahara Desa : Suhartono
Jabatan Bendahara : Bendahara Desa Asri Makmur
System Requirement Penganggaran :
Status APBDesa agar diset sebagai AWAL apabila proses penyusunan anggaran baru dimulai. Sedangkan pengubahan status menjadi PAK hanya boleh dilakukan pada proses perubahan anggaran APBDesa. Pengubahan status dari AWAL menjadi PAK dilakukan sesaat sebelum melakukan input perubahan APBDesa.