Nell'arco di una giornata, andiamo incontro a numerosissime tentazioni che, inconsapevolmente, alterano quelli che sono i nostri obiettivi ed i nostri piani per la giornata. Un fattore importante per il perseguimento degli obiettivi del giorno è la motivazione: quanto siamo determinati a raggiungere dei traguardi? Altro fattore è la capacità di resistere alla tentazione di svolgere attività che sappiamo essere una perdita di tempo: è tutta una questione di autocontrollo da esercitare nel momento in cui ci troviamo di fronte ad una scelta.
Una delle ragioni per cui l'uomo si stabilisce delle scadenze è per far fronte alla procrastinazione e concentrare il maggior numero di attività possibili in un tempo limitato; con questo tipo di strategia si possono ottenere due risultati distinti : l'ottimizzazione delle attività o l'ottimizzazione dei risultati. Una strategia serve, in particolar modo, per massimizzare il maggior numero di compiti da poter portare a termine in poco tempo, ma questo andrà senza dubbio a discapito dei risultati; non sempre più produttività è sinonimo di efficacia.
Ad oggi l'uomo avverte l'esigenza di essere occupato il maggior tempo possibile al punto che aspira ad avere un'agenda impegnata, piuttosto che avere una vita spensierata e piacevole; questa operosità è diventata addirittura uno status simbolo. A tal proposito, un recente sondaggio del "The Gallup Poll" rivela che circa il 44% degli americani si lamenta di "non avere abbastanza tempo" per portare a termine i propri progetti; voler fare troppo e non concludere nulla può avere delle conseguenze negative che sfociano nello stress, insonnia, altri effetti indesiderati legati a peggioramenti fisici e di salute.
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Questo fenomeno inizia a diventare sempre più comune, al punto che le persone si vantano di essere occupate, come fosse una moda. Il punto è che la gente reputa importante compiere più attività possibili, ma il più delle volte non ne è all'altezza; ecco perchè pianificare potrebbe essere la miglior soluzione.
Come descritto nello studio When an hour feels shorter:
future boundary tasks contract the perception and
consumption of time, possiamo distinguere due tipi di pianificazione:
Pianificazione a intermittenza: è un tipo di organizzazione in cui tra un'attività e un'altra si ha un breve intervallo di tempo libero, quindi non programmato, dove l'efficienza di ciò che si fa è sicuramente scarsa in quanto si è già proiettati verso l'azione futura, non massimizzando quella presente;
Pianificazione back-to-back: in questo tipo di organizzazione, l'intervallo di tempo non programmato tra un'attività e un'altra, è più vasto e di conseguenza il rendimento sarà migliore.
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Ma nel pianificare e portare a termine dei compiti, incombono due varianti fondamentali che condizionano la nostra produttività, si tratta di scadenze esterne e scadenze auto-imposte.
E' stato provato che le scadenze imposte dall'esterno, hanno un rendimento e una puntualità migliore rispetto alle scadenze auto-imposte. Se ci pensiamo, preferiremo di gran lunga portare a termine un incarico che ci è stato commissionato dal nostro capo piuttosto che andare dall'estetista entro la settimana.
Ad ogni modo si tratta di scegliere di portare a termine determinati compiti e accantonare le cose più futili; avere delle priorità è indispensabile non solo a livello di prestazioni ma anche di tempo, che purtroppo tutti noi tendiamo a sottovalutare.
Tuttavia, pianificare ogni cosa non sempre può essere un bene. Nel maggio 2018, una ricerca pubblicata sul Journal of Consumer Research dalla professoressa Tonietto della Rutgers Business School, ha descritto attraverso una serie di esperimenti, come le persone con tanti appuntamenti/compiti, percepiscono il tempo a disposizione come ridotto, e per tanto si adeguano portando a termine pochi compiti. Queste persone tendono, inoltre, ad essere meno inclini a lavorare su mansioni lunghe anche se queste sono fattibili nel tempo a disposizione.
💡Sapevi che...?
Nel nostro cervello il tempo viene percepito in modo relativo e non assoluto. Infatti, le ore ed i secondi non vengono percepiti come un costante fluire, ma il nostro cervello misura il tempo come se fosse una frazione di un intervallo. Un gruppo di ricercatori dello Champalimaud Neuroscience Programme di Lisbona, si è dedicato ad esaminare una parte della sostanza grigia nel nostro cervello, più nello specifico dello striato, dimostrando come questa regione encefalica sia coinvolta nell'analisi del tempo. I neuroni dello striato sono in grado di coordinare le attività motorie con quelle temporali; è grazie alla risposta di questa popolazioni di neuroni che avviene la rappresentazione del tempo.
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Nella cultura americana contemporanea, l'uomo occupato è sinonimo di "uomo ambizioso" che punta ad avere un capitale più grande. Ma le cose stanno cambiando in quanto una volta raggiunto un certo reddito , il lavoratore tenderà a lavorare meno tempo; questo fenomeno viene indicato come "effetto reddito" e implica che coloro che avranno più tempo libero, di conseguenza avranno uno status sociale più elevato e un beneficio economico maggiore. Il risultato è che chi lavora più tempo ha una capacità economica inferiore e, quindi, è un fattore più sfavorevole rispetto al caso precedente.
Ma uno stile di vita più impegnato comporta l'influenza del tempo libero e del divertimento che possono essere minati in diversi modi; avere delle scadenze da portare a compimento implica fissare dei tempi piuttosto rigidi di inizio e fine che devono essere rispettati. Un rimedio per non intaccare eccessivamente il proprio tempo libero è quello di non impostare numerose scadenze e ridurre i tempi di inizio e fine; avere un pò di tempo per se stessi è molto importante per non perdersi di vista, ricordiamo che non siamo delle macchine.
Vorrei concludere riportando una citazione di Seneca: << Non è vero che abbiamo poco tempo: la verità è che ne perdiamo molto. Si usa il tempo senza risparmio, quasi non costasse nulla. >>
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