Hoe schrijf je een zakelijke brief? Welke onderdelen horen thuis in zo’n brief? En hoe bouw je een zakelijke brief lezersgericht op? Op de website van Loo van Eck vond ik drie blogs die samen het antwoord op deze vragen geven. Superhandig als je weleens een formele brief moet schrijven.
Denk na voordat je begint te schrijven
Als je wilt dat je zakelijke brief klantgericht is, moet je niet zomaar gaan schrijven. Denk eerst na. Dat is het belangrijkste advies uit de eerste blog. Het gaat erom dat je zowel je boodschap, je doelgroep, als je verwachtingen van de lezer goed duidelijk hebt. In totaal staan er in de blog 9 adviezen die je daarbij helpen.
Zet alle verplichte onderdelen in je zakelijke brief
Zeker als je brief een formeel karakter heeft, wil je geen belangrijke onderdelen vergeten. Adressering, datum, aanhef, afsluiting etc het hoort allemaal in een zakelijke brief te staan. In de tweede blog lees je welke onderdelen je niet mag vergeten in een formele brief en wat de regels zijn.
Vertel je boodschap duidelijk
Je wilt niet direct met de deur in huis vallen. Maar je wilt de lezer ook niet vervelen met een ellenlange opsomming van al je overwegingen voordat je hem of haar eindelijk laat weten wat hij of zij moet doen. Het is dus zaak je zakelijke brief netjes op te bouwen met een inleiding, kern en slot. Niet al te moeilijke taal te gebruiken. En aan de juiste tone of voice te denken.