Wer sich als Gründer um seine Buchhaltung kümmert, schafft die Voraussetzungen für ein gesundes und auf Dauer liquides Startup. Doch allzu viele Gründer kümmern sich um die lästige Buchhaltung ungefähr genauso stiefmütterlich, wie schon zuvor um ihre private Steuererklärung. Hier kommen daher die wichtigsten NoGos:
Termine nicht einhalten: Deadlines, Zahlungsziele und Steuerfristen
Es gibt drei Fristen, die Gründer ernst nehmen sollten: neben Deadlines eigener Projekte sind das bei der Buchhaltung zum einen Zahlungsziele: Wer seine Schulden vor sich herschiebt, Dienstleister oder eigene Mitarbeiter nicht oder verzögert honoriert, muss mit Mahngebühren rechnen. Viel schlimmer aber: Oftmals entscheiden sich Dienstleister ebenfalls dafür die kommende Lieferung unpünktlich abzugeben oder ganz auszusetzen. Im schlimmsten Fall beenden sie die Zusammenarbeit – und dann muss man sich wieder auf die Zeit fressende Suche nach neuen qualifizierten Leuten begeben. Ist bei der Zahlungsmoral der Wurm drin, steht das gute und gesunde Geschäftsverhältnis in jedem Fall auf wackeligen Füßen. Und die Schulden häufen sich.
Zweitens: Abgabefristen von Steuerangelegenheiten
Wer das Finanzamt warten lässt, muss mit Ärger rechnen. Wer außerdem etwa die Umsatzsteuer Voranmeldung falsch oder nur so nebenbei angeht, nicht im Blick hat, ob die Steuern pünktlich vom Geschäftskontoabgehen oder – auch das soll es geben – gar nicht im Blick hat –, bekommt den dicken Knüppel dann zeitversetzt über gezogen. Beispielsweise wenn am Jahresende alle auf einmal nachgezahlt werden müssen. Wer dem Finanzamt obendrein eine Einzugsermächtigung gewährt, bei dem läuft vieles automatisch ohne Reibungsverluste. Wer dagegen bei der Datenabgabe immer zuverlässig ist, bekommt, wenn es hart auf hart kommt, auch schon mal eine Dauerfristverlängerung.
Mangelnde Debitorenkontrolle
Neben den eigenen Zahlungszielen gelten natürlich auch die der Kunden als wichtige Ecksteine, die in der Buchführung so mancher Gründer vernachlässigt werden. Viele machen hier Fehler, die sie teuer zu stehen kommen: wie beispielsweise Zahlungseingänge nur sporadisch zu kontrollieren und blind darauf zu vertrauen, dass die Rechnung irgendwann schon gezahlt werde – ganz einfach, weil die Debitorenkontrolle zugegebenermaßen mühsam ist. Frisch gewonnene Kunden abzumahnen raubt zudem Nerven. Man will sie ja nicht verlieren.
Lieber mahnen als warten
Wer seine Kunden freundlich telefonisch oder per Mail erinnert, wird in der Regel seine Zahlungen schnell erhalten. Dabei hat übrigens eine freundliche Zahlungserinnerung rechtlich gesehen denselben Wert wie eine Mahnung. Reagiert der Kunde nicht auf die Zahlungserinnerung, solltest Du eine Mahnung senden. Doch bereits durch die erste Zahlungserinnerung gerät der Kunde in Zahlungsverzug. Im Klartext bedeutet das: Du hast Anspruch auf Verzugszinsen und Mahngebühren von in der Regel acht Prozent des Gesamtbetrags im B2B-Bereich und fünf Prozent im B2C-Bereich. Bleiben die Zahlungen länger und kontinuierlich auf der Strecke, oder lässt die Zahlungsmoral von vornherein zu wünschen übriglässt, ist der Kunde eine langfristige Zusammenarbeit ohnehin nicht wert.
Die Zettelsammlung im Schuhkarton
Das Klischee der überquellenden Zettelbox mit Belegen ist gar nicht so abwegig. Und daher kommt sie auch mit in unsere Aufführung. Denn gerade Gründer, die zu Beginn wenig Ausgaben haben, sind der Meinung die lose Sammlung würde schon reichen – und behalten die Angewohnheit auch noch bei, wenn das Geschäft läuft und die Ausgaben steigen. Aber der Schuhkarton kosten auf Dauer ein Vermögen, wenn er erst mal an den Steuerberater oder Buchhalter weitergereicht wird, der dann lange Zeit damit beschäftig ist. Und man hat wirklich gar keinen Überblick über die eigene Finanzlage mehr. Unser Tipp: Belege regelmäßig sortieren, scannen und in einer Buchhaltungssoftware wie Debitoor erfassen.
Zu spät Hilfe suchen
Zum Gründen gehört es einfach dazu, sich mit Finanzen auseinanderzusetzen. Nicht ohne Grund ist das ein wichtiger Teilbereich bei allen Gründercoachings. Trotzdem haben viele Gründer es aus eigener Sicht nicht nötig, sich eigehender mit der Buchhaltung auseinanderzusetzen. Und dann gibt es die Kopf-in-den-Sand-Stecker, die das Chaos in ihren Betriebszahlen verdrängen. Dabei muss man ja nicht alles selber machen. Steuerberater, Buchhalter und Buchhaltungssoftware bringen schnell Licht ins Dunkel. Sie kennen sich mit Steuern, Buchungen und Formalien aus – und letztlich kann man durch das Outsourcing an den Fachmann so manch teures Lehrgeld vermeiden – und so letztlich sparen.
3 Tipps: Das ist auch noch wichtig
- Möglichst alles vom Firmenkonto zahlen
Durch den Kontoauszug entsteht ein zweiter Beleg. Wer dagegen beispielsweise beim Tanken oder im Restaurant bar zahlt, weiß ein Steuerprüfer im Zweifel ob das zu prüfende Startup wirklich selbst gezahlt hat oder sich den Beleg sich einfach „ausgeborgt“ hat.
- Keine Einnahmen verschweigen
Wenn bei einer Prüfung rauskommt, dass das die ein oder andere Private Rechnung doch in die Firma gerutscht ist, dann ist das zwar störend und führt zu entsprechenden Nachzahlungen, aber es ist noch kein Drama. Viel Schlimmer und sehr schnell mit Anzeige geahndet wird das Verschweigen von Einnahmen.
- Keine Buchung ohne Beleg
Für jede Buchung in der Buchhaltung muss es einen Beleg geben, ansonsten ist die Buchung ungültig. Die Rechnung ist noch kein Beleg! Erst wenn z.B. durch eine Kontobewegung oder durch eine unterschriebene Bestätigung (Betrag erhalten) die Zahlung Quittiert wird, erst dann kann es verbucht werden.