Thư giới thiệu là gì?
Tưởng tượng bạn đi du lịch tới một vùng đất xa lạ. Bạn có người bạn từng sống ở đó, giới thiệu bạn với một trong những người dân ở đó. Người dân này giúp bạn tìm chỗ nghỉ tốt nhất, chỗ ăn ngon nhất, và các kinh nghiệm du lịch hữu ích khác. Lời giới thiệu của bạn bạn đóng vai trò như thư giới thiệu (letter of recommdation hay còn gọi là LOR) trong xin học bổng. Nó nhằm mục đích tạo dựng niềm tin đối với người nhận thư đối với ứng viên.
Mỗi hồ sơ học bổng đại học nói chung và ở Úc và cả New Zealand nói riêng, yêu cầu từ 2-3 thư giới thiệu. Mỗi thư giới thiệu đại diện cho một ý kiến đánh giá của một người (uy tín) về bản thân ứng viên. Những người cung cấp thư giới thiệu thường gồm 3 nhóm:
- (1) Thầy cô giáo có thâm niên, danh tiếng, uy tín trong ngành hẹp, đã từng hướng dẫn, giám sát, kèm cặp mình về mặt chuyên môn/học thuật;
- (2) Lãnh đạo của đơn vị công tác mà mình từng/đang làm việc;
- (3) Những người uy tín đã từng gặp, quen biết trong hoạt động xã hội nào đó.
Nhóm 1 thì giúp làm rõ các phẩm chất học thuật và khả năng làm việc chuyên ngành của mình. Nhóm 2 giúp làm rõ các phẩm chất thực hành nghề nghiệp, tính kỷ luật và khả năng đáp ứng các yêu cầu khác nhau. Nhóm 3 làm rõ các ảnh hưởng của mình đối với các hoạt động xã hội, cộng đồng. Đối với bộ hồ sơ TS thì nhóm 1 là quan trọng nhất, rồi đến nhóm 2. Đối với hồ sơ thạc sĩ thì nhóm 3 có khi cũng quan trọng nếu chương trình đó nhấn mạnh đến vai trò xã hội của ứng viên. Đối với hồ sơ Tiến sĩ, bạn thường phải xin được LOR từ giáo sư hướng dẫn luận văn thạc sĩ (đại học nếu bạn chưa học).
LOR cực kỳ quan trọng đối với hồ sơ học bổng TS. Nó là tấm thẻ bài đưa bạn qua cánh cửa "niềm tin" của hội đồng trường mình xin học và giáo sư mình xin hướng dẫn. Chẳng hạn mình nhớ hôm đầu tiên qua Melbourne gặp giáo sư hướng dẫn PhD cô có nhắc bảo tao có biết và ngưỡng mộ giáo sư hướng dẫn luận văn thạc sĩ của mình và tin tưởng vào sinh viên cô ấy hướng dẫn. Thế mới thấy thư giới thiệu quan trọng ra sao!
Khó khăn khi xin thư giới thiệu?
Để có được thư giới thiệu chất lượng hoàn toàn không phải dễ. Nó cần một quá trình lập kế hoạch tỉ mỉ. Chẳng hạn, bạn dự tính xin ai, bạn định xin ai cho học bổng nào, nội dung gồm những gì, lúc nào cần xin, cần viết thư xin người ta như thế nào, v.v. đều là những vấn đề phải cân nhắc kỹ trong quá trình xin thư giới thiệu. Các khó khăn trong quá trình xin LOR thường là:
- Không tìm được đủ người để xin LOR
- Không tìm được đúng người để xin LOR
- Xin mà người ta không cho
- Phải tự viết LOR cho mình
- Không biết phân bố nội dung trong các LOR khác nhau như thế nào
- Thời gian nộp của từng học bổng eo hẹp
- Vấn đề kỹ thuật khi nộp LOR (phải scan có chữ ký tươi, phải gửi qua bưu điện, hay phải đăng nhập và gửi qua hệ thống trực tuyến, v.v.)
- v.v.
Xin thư giới thiệu thế nào cho hiệu quả?
Sau đây xin tổng kết một số kinh nghiệm trong việc xin LOR.
Duy trì mối quan hệ với người giới thiệu: Bạn không muốn sáng ngày mai nộp hồ sơ học bổng và tối hôm nay gọi điện nhờ một người lâu năm không nói chuyện viết giùm LOR. Trường hợp này thì đầy rẫy. Đặc biệt đối với các bạn đã tốt nghiệp đại học đã lâu, muốn quay lại xin thầy cô giáo cũ LOR, hoặc các bạn đi làm chán chê hết chỗ này đến chỗ kia rồi quay lại xếp cũ xin. Thường ngày bạn chả bao giờ quan tâm đến mấy người này, nhưng đùng một cái bạn muốn xin họ giúp đỡ. Có dễ vậy không? Dĩ nhiên không! Họ là những người thường rất bận rộn, cực kỳ khó tính, yêu cầu cao, và chuyên nghiệp. Đang ở trong một mối quan hệ công việc hoặc chuyên môn mà xin họ đã khó, nói chi cả năm cả tháng không nói chuyện thì khó mà xin được. Do đó, việc cần thiết phải làm là luôn duy trì một mối quan hệ với những người quan trọng như vậy. Bạn cần xác định nếu bạn muốn đi học, chắc chắn một ngày bạn sẽ cần xin họ LOR, do đó duy trì một mối quan hệ thường xuyên là quan trọng. Sau khi tốt nghiệp trường cũ, mình vẫn thỉnh thoảng gửi email chúc mừng, hỏi thăm các giáo sư từng quen biết vào các dịp Christmas hoặc có tin gì mới.
Xin ngay thư giới thiệu khi vừa kết thúc học/làm việc (học xong, làm xong, chuyển chỗ, v.v.): Không có mối quan hệ nào bên nhau lâu dài. Bạn cần chuẩn bị càng sớm càng tốt cho việc xin học bổng trong tương lai bằng cách xin luôn một LOR của thầy, cô giáo khi vừa học xong, của xếp cũ khi vừa làm xong chỗ họ. Vì sao? Vì lúc đó mối quan hệ còn nóng hổi, ấn tượng của họ về bạn/phẩm chất (nếu có ) của bạn còn đong đầy, nhiều cảm xúc để viết. Còn nếu bạn để vài năm quay lại thì lúc đó có khi họ không nhớ bạn nữa chứ đừng nói đến việc viết cho bạn LOR. Các LOR họ đã viết từ ngày xưa có thể giúp họ gợi nhớ lại về bạn và đem ra để tham khảo cho các lần viết mới này.
Tạo ấn tượng tốt để họ nhớ: Để viết LOR thì người được xin cần có một ấn tượng nào đó về bạn hay phẩm chất vượt trội của bạn (để mà ca ngợi). Nhưng nếu trong quá trình xây dựng mối quan hệ với họ mà bạn quá trầm, không có gì ấn tượng, thì họ sẽ rất khó biết nên viết cái gì về bạn. Do đó, bạn cần ngay lúc này, đối với ai là đối tượng bạn nghĩ sẽ giúp bạn viết LOR sau này, bạn cần phải tạo ấn tượng với họ. Chẳng hạn làm việc nghiêm túc, chăm chỉ, đúng giờ, hay cười nhiều (just kidding).
Tự viết LOR: Đôi khi, đặc biệt là đối với các giáo sư, xếp trong nước, bạn là người tự chuẩn bị LOR và họ chỉ việc ký. Vậy bạn viết như thế nào? Nên nhớ, tất cả LOR phải ở tiếng Anh. Nếu mình tự viết tiếng Anh cho các LOR của mình thì người đọc sẽ thấy được sự giống nhau về giọng văn của các LOR, từ đó đánh giá thấp hồ sơ của mình. Để làm cho LOR khác nhau, kinh nghiệm mình lượm lặt được từ thầy mình là nên viết LOR bằng tiếng Việt trước, nhấn mạnh đến các phẩm chất khác nhau, sau đó tự dịch một bản, rồi nhờ bạn bè dịch các bản thư khác, rồi mình hiệu đính chỉnh lỗi. Như vậy giọng văn sẽ khác nhau.
Phân bố người viết LOR với các học bổng: Các bạn cũng biết là mỗi trường/học bổng cần ít nhất hai lá thư, mà mình apply đến 6-7 học bổng, nên mỗi người mình phải xin 2-3 lá. Mỗi trường lại yêu cầu một form để trả lời các câu hỏi riêng về ứng viên. Do đó, bạn cần phải phân loại các hồ sơ ra, phân bố người viết thư vào các loại học bổng khác nhau, đừng để có người phải viết quá nhiều thư. Thường thì mình cũng cân đối cả giáo sư trong nước và nước ngoài để cân bằng về sức nặng của LOR. Giáo sư nước ngoài thường có trọng lượng hơn giáo sư trong nước vì họ được biết đến nhiều hơn. Bên cạnh đó, đặt người nào vào học bổng nào cũng quan trọng. Có người phù hợp với học bổng này, có ngừoi phù hợp học bổng kia. Tóm lại, bạn có thể lập một cái bảng để gắn người viết LOR vào các học bổng phù hợp. Điều này gíup bạn lập kế hoạch tốt hơn.
Nội dung của LOR: LOR chỉ là một phần trong hồ sơ của bạn. Hội đồng đánh giá còn xem xét ở CV, các bài luận, bằng cấp, v.v. Cho nên, bạn cần tạo LOR nhấn vào các trọng điểm riêng. LOR nên kể về các trường hợp đặc biệt ưu tú, các ví dụ xuất sắc về phẩm chất của bạn mà hội đồng không có điều kiện để đọc trong CV, các bài luận hay bằng cấp. Ở điểm này LOR mang tính chất đời sống hơn, chi tiết hơn các loại tài liệu khác.
Phân bố phẩm chất vào từng LOR: Mình có thể chủ động thiết kế trọng tâm của từng LOR. Chẳng hạn bạn có 5 phẩm chất nổi bật, thì mỗi LOR nên nhấn mạnh vào nhóm phẩm chất khác nhau để tạo điểm nhấn cho LOR. LOR suy cho cùng cũng là một đánh giá cá nhân của một người, nên nếu LOR nào cũng giống nhau khen bạn tốt, đẹp, xinh cả thì không khác gì copy của nhau. Và cần chú ý nữa: giáo sư chuyên môn và xếp quản lý cần nhấn mạnh các phẩm chất khác nhau. Giáo sư nên nói nhiều hơn về các phẩm chất học thuật, còn xếp thì nói về phong cách, thái độ làm việc. Cũng như trên, bạn có thể lập bảng để kết nối từng người viết LOR vào các phẩm chất cụ thể.
Chuẩn bị sẵn thông tin cho người viết: Người viết LOR bận trăm công nghìn việc, mà mình là người đi nhờ vả. Làm sao để họ viết cho mình hiệu quả? Mình trước hết phải chuyên nghiệp đã. Cái chuyên nghiệp thể hiện ở việc giúp họ chuẩn bị sẵn tất cả thông tin cần thiết: về trường định học, về chương trình và loại học bổng, các phẩm chất của bản thân mà mình mong muốn họ viết, cách thức chuẩn bị và nộp LOR. Đầy đủ thông tin, đơn giản, dễ hiểu và ngắn gọn. Họ chỉ có việc viết và gửi đi, cơm bưng nước rót để mình lo hết.
Gửi online: Cái nhiêu khê nhất mình trải qua là phải nhờ người giới thiệu tự vào hệ thống submit thư giới thiệu (ví dụ học bổng Endeavour), có cái họ phải tự gửi đi (mất thời gian viết thư, gửi đi, có nơi phải gửi post, rồi check xem đến chưa). Do đó, bạn cần viết sẵn hướng dẫn chi tiết cách thức gửi để họ thuận tiện. Ngoài ra, cần chú ý kiểm tra email của người giới thiệu mà mình đã đăng ký trên cổng apply học bổng của trường. Có trường hợp, địa chỉ email bị sai nên không tới được giáo sư.
Đạp lên tất cả, dày mặt lên: Rất nhiều nhiêu khê, ái ngại trong quá trình xin (xỏ) LOR. Nếu bạn cảm thấy tự ái thì không bao giờ làm được. Nhưng cần phải vượt qua rào cản tâm lý này bằng cách kiên nhẫn và sẵn sang mặt dày xấu hổ (trong trường hợp bạn bị muộn, cần gấp). Khi nhờ vả họ nhiều thế quả ái ngại vô cùng (nhưng kinh nghiệm cho thấy, mình phải đạp lên tất cả, vì tương lai con em chúng ta. Đùa thôi!).
Như vậy, đến đây bạn tạm hiểu LOR quan trọng như thế nào và sự cần thiết phải chuẩn bị LOR từ sớm. Để có được LOR chất lượng, bạn không thể chờ cơ hội để quen được những người danh tiếng, uy tín, mà phải tự tạo ra các cơ hội đó bằng cách tìm cách kết nối, làm quen, xin làm việc cùng, xin trợ lý. Khi đã tạo được mối quan hệ rồi thì cần duy trì nó. Cái này cũng khó không kém. Theo mình thấy luôn thể hiện thái độ cầu tiến, ham học hỏi, và nỗ lực hết mình sẽ ghi điểm trong mắt những người này. Khi không làm việc cùng nữa thì cố gắng duy trì liên lạc (email, điện thoại, gặp mặt, v.v.). Nói tóm lại, xin LOR tùy thuộc rất lớn vào khả năng xây dựng quỹ vốn xã hội (social capital) của bản thân mình.
Mời các bạn theo dõi:
Kỳ 1 - https://steemit.com/scholarship/@essimay/scholarship-lam-the-nao-de-chinh-phuc-duoc-hoc-bong-tien-si-ky-1-gioi-thieu-va-tinh-muc-dich ; và đọc Kỳ 2 về các thành phần cơ bản của một hồ sơ