Als ich vor gut einem Jahr anfing, mich intensiv mit dem Thema Zeitmanagement auseinanderzusetzen, stieß ich schnell auf das sogenannten Pareto-Prinzip, benannt nach einem Herrn mit dem Namen Pareto. 

Wenn dir das nichts sagt, solltest du hier weiterlesen, denn es wird dir tagtäglich helfen besser, schneller und entspannter zu werden, wenn es um die Erledigung von To do´s geht. Und damit sind nicht nur berufliche Aufgaben gemeint, sondern alles, was uns so im Alltag begegnet und eine Handlung von uns erwartet. Für mich war die Entdeckung des Pareto-Prinzips so eine Art Initialzündung!

Die 80-20-Regel

Das Pareto-Prinzip bezeichnet die 80-20-Regel. So heißt es: Für 80 Prozent des Ergebnisses brauchen wir meist nur 20 Prozent des Aufwands. Und umgekehrt: Für die letzten 20 Prozent des Ergebnisses brauchen wir oft 80 Prozent des Aufwands. 

Ein Beispiel gefällig? Stell dir vor du musst eine Präsentation zu einem dir bekannten Thema erstellen (für die Uni, für deinen Chef, whatever …) und hast dafür einen Tag Zeit. Vermutlich wirst du in zwei Stunden die Folien grob zusammengestellt haben, so dass diese mit Inhalt gefüllt sind und eine logische Reihenfolge haben. Damit sind gut 80 Prozent der Präsentation geschafft. Jedoch wirst du die verbleibenden sechs Stunden damit verbringen an Details zu arbeiten, z.B. weitere Statistiken raussuchen, um die Inhalte weiter zu untermauern, die Schriftart zu ändern, ein schönes Layout zu erstellen und Animationsweisen zu testen. Für die letzten 20 Prozent der Arbeit hast du dann schnell 80 Prozent der dir zur Verfügung stehenden Zeit gebraucht. 

Erkennst du dich hierin wieder?

Was jetzt kommt, kannst du dir vielleicht denken: Diese letzten 20 Prozent waren nahezu unnötig. Kaum jemandem wird auffallen, dass die Schriftart schöner war als die voreingestellte, dass du noch mehr Zahlen rausgesucht hast und die Animation ausgiebig durchgetestet hast. Du hast also im wahrsten Sinne des Wortes Zeit verschwendet, die du hättest für dich nutzen können.

Das Pareto-Prinzip ist die Basis eines guten Zeitmanagements

Wenn du es also schaffst, dir zu verinnerlichen, dass 80 Prozent oft reichen (und von anderen sowieso als 100 Prozent wahrgenommen werden), dann sparst du jede Menge Zeit. Die hast du dann für andere Dinge. Ich habe das Prinzip bereits so stark verinnerlicht, dass es mir beim Schreiben meines ersten Artikels hier zum Thema Zeitmanagement gar nicht eingefallen ist, eben WEIL ich gar nicht mehr darüber nachdenke, sondern es einfach anwende!

Klar, man kann immer etwas perfektionieren. Das ist jedoch oft total unnötig. Wenn du die 80-20-Regel anwendest, egal wo, wie wann, dann wirst du feststellen, dass das schon die halbe Miete (oder mehr) eines richtig guten Zeitmanagements ist. 

Das 80-20-Verhältnis gibt es überall. In deinem Kleiderschrank, in deiner Arbeitswelt, in deinem Freundeskreis…. Denk mal nach: Vermutlich trägst du aus deinem vollen Kleiderschrank fast immer dieselben Klamotten, also 20 Prozent deiner Kleidung zu 80 Prozent deiner Zeit. Die Firma, für die du arbeitest, verdient sicher mit 20 Prozent ihrer Kunden 80 Prozent ihres Geldes. Und deine Freizeit verbringst du sicher nicht gleichverteilt mit deinen Freunden, sondern zu 80 Prozent mit 20 Prozent deines Freundeskreises. 

Sicher geht das mathematisch nicht immer ganz korrekt auf. Was ich aber sagen will: Das Verhältnis 80-20 trifft auf ziemlich viel in unserem Leben zu. Und das zu wissen, kann dir eine echte Hilfestellung im Zeitmanagement sein. 

Perfektioniere den Imperfektionismus!

Ich selbst bin eine Perfektionistin. Schon immer hatte ich einen sehr hohen Anspruch an meine Arbeiten und Leistung, ob das nun ein Bild im Kunstunterricht in der Grundschule war oder meine jetzige Tätigkeit im Büro ist. Seitdem ich aber das Pareto-Prinzip kenne - und vor allem: lebe - weiß ich, dass man schon bei 80 Prozent perfekt ist. Ist das nicht eine gute Nachricht?

Weil ich eben ein Beispiel aus der Arbeitswelt benutzt habe, möchte ich hier noch ein Beispiel geben, das aus meinem Privatleben kommt: 

Für eine Gruppe von Freunden habe ich mich letztens bereit erklärt, das gemeinsame Hochzeitsgeschenk für ein Paar zu basteln, dass nach Bali fliegt. Ich habe mir überlegt die Insel Bali in einem Karton nachzubasteln, um dort unser Geldgeschenk unterzubringen. Also sammelte ich Material zusammen. Blaues Moosgummi für das Meer, gelbes für den Strand, grüne Pfeifenreinger als Palmen, ein paar Plastikfische usw. Als ich fertig war, sah es toll aus. Ein kleines Bali mit Reisterrassen, Palmen, einem Tempel und mehr. Angeheizt von meinem Kreativerfolg kamen mir immer mehr Ideen, was man noch machen könnte. Aber: Ich habe es dabei belassen bzw. habe mich gezwungen es dabei zu belassen. Warum? Weil es so schon toll aussah! Niemand, egal, ob die Mitschenkenden oder das Brautpaar wäre dankbarer, glücklicher oder zufriedener, wenn ich noch mehr Zeit investiert hätte. 

So, ich könnte hier jetzt noch viel mehr Beispiele nennen und etwas über den perfekten Imperfektionismus schreiben. Tue ich aber nicht. Weil es eben ausreicht, was ich geschrieben habe - die Message sollte angekommen sein! ;-)