El presupuesto constituye una herramienta fundamental en la administración de la empresa su estructura, está formada por centros de responsabilidad y debe mostrar los costos y gastos controlables separadamente de los que no lo son, esto es, costos y gastos fijos, conocidos también como de estructura, que se generan por el transcurso del tiempo y no por el volumen.

La preparación de un presupuesto depende de la planificación siendo así el presupuesto el instrumento de planificación fundamental de muchas compañías ya que las obliga a realizar por anticipado una recopilación numérica del flujo de efectivo, gastos e ingresos, desembolsos de capital, utilización de trabajo o de horas-máquina esperado.

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Elaboración E.G Herrscher

Ventajes y Limitaciones:

Se determina si los recursos están disponibles para ejecutar las actividades y/o se procura la consecución de los mismos.
Se escogen aquellas decisiones que reporten mayores beneficios a la empresa.
Se aplican estos estándares en la determinación de presupuesto (materiales, de mano de obra y costos indirectos de fabricación).
Se pondera el valor de estas actividades.
Quienes emplean el presupuesto como herramienta de dirección de sus empresas, obtendrán mayores resultados que aquellos que se lanzan a la aventura de manejarlas sin haber previsto el futuro, sus ventajas son notorias.

Cada miembro de la organización pensará en la consecución de metas específicas mediante la ejecución responsable de las diferentes actividades que le fueron asignadas.

Presupuesto de Operación:

Incluye la planeación de las actividades de la empresa para un período de tiempo que, en la mayoría de los casos, cubre un año.

Parte del diagnóstico de los factores externos e internos que pueden afectar, en forma positiva o negativa, a los objetivos y metas que desea alcanzar la dirección. El diagnóstico externo tiene como finalidad precisar los factores del entorno que pueden incidir sobre el futuro de la organización, en particular la política macroeconómica del gobierno. El diagnóstico interno determina las fortalezas y debilidades que tiene la empresa para competir.

Cuando se desea formular un presupuesto de operación, lo primero y lo más importante es el pronóstico de ventas esperadas en un período, las cuales se pueden predeterminar dentro de límites aceptables de exactitud en la mayor parte de los negocios.

Los procedimientos que emplea cada empresa son variables sin embargo, existe una serie de factores que son necesarios analizar, los cuales influyen en la predeterminación de las ventas, como por ejemplo:

Tendencia de las ventas en años anteriores.
Comparación de las tendencias con la industria en su conjunto.
Política de la compañía en la cual las ventas mostraron una tendencia mejor o peor que la industria en su conjunto.
Qué hizo o dejo de hacer la compañía que pueda señalarse como la causa de aumentos y disminuciones de las ventas respecto a la tendencia general.
De qué manera pueden relacionarse con las condiciones de los mercados nacionales.

Las tendencias y variaciones se basan en dos grupos de condiciones:

Internas (controlables por la empresa)
Externas (que pertenecen a la economía total, por lo cual afectan a todas las empresas)

A pesar de que cada compañía es diferente, se debe elaborar un patrón general de diagnóstico como procedimiento racional, ya que las empresas dependen de las condiciones internas y del mercado en general. Dicho patrón debe basarse en los siguientes elementos esenciales:

Agentes de ventas: Por su contacto con los clientes.
Gerentes de ventas: Están familiarizados con la empresa y conocen el mercado, así como sus fortalezas, debilidades y tendencias de crecimiento.
Gerencia de producción: Se obtiene la información de posibles mejoras de los productos, de calidad, posibles reducciones de costos, desarrollo de productos y asuntos técnicos que ejercen influencia sobre las ventas.

Presupuesto de Ventas:

Son estimados que tienen como prioridad determinar el nivel de ventas real y proyectado de una empresa, para determinar límite de tiempo.

Es el punto de apoyo del cual dependen todas las fases del plan de utilidades. Existen una multitud de factores que afectan a las ventas, como las políticas de precio, el grado de competencia, el ingreso disponible, la actitud de los compradores, la aparición de nuevos productos, las condiciones económicas, etc.

La responsabilidad de establecer el presupuesto de ventas queda a cargo del departamento de ventas. El pronóstico puede realizarse en diferentes niveles de la compañía.

Análisis de Tendencias:

Hay tres tipos de tendencias de ventas que son significativas para propósitos de predicción:

Tendencias Seculares: (a largo plazo) Pueden calcularse trazando los datos de ventas sobre una base de promedio móvil.
Tendencias Cíclicas: reflejan la presión de los ciclos comerciales sobre las ventas. Son importantes para las proyecciones de venta a largo plazo.
Tendencias Estaciónales: puede determinarse al trazar las ventas mensuales durante varios años.

Para fines de predicción, las tendencias de ventas son prácticamente inútiles en los momentos en que cambian las tendencias económicas o cuando las condiciones del mercado están cambiando rápidamente (ejemplo inflación).

El mayor beneficio que se puede derivar de un análisis de tendencias de las ventas ocurre cuando éste se emplea conjuntamente con un análisis de correlación, evaluación del potencial del mercado y juicios de los ejecutivos referentes a la competencia, nuevos productos, publicidad, etc.

Indicadores Económicos y Análisis de Correlación:

Un indicador económico es un índice estadístico (variable independiente) estrechamente correlacionado con otro índice (variable dependiente) y que puede ser usado al predecir valores para éste. El problema al pronosticar radica en descubrir cuáles son los indicadores pertinentes, determinar su confiabilidad y asegurarse si están sobre o por debajo de los índices dependientes.

La relación entre dos o más índices puede ser lineal o no. Una relación lineal existe cuando el índice de cambio entre los dos índices es esencialmente constante. Una relación curvilínea ocurre cuando el índice de cambio varía en distintas magnitudes. La línea que proporciona el mejor ajuste entre estas dos variables se conoce con el nombre de línea de regresión.

Investigación de Motivación:

Se han elaborado técnicas especiales de investigación de mercado, que se llaman investigación de motivación, para medir la motivación del cliente.

Este enfoque depende en gran parte de las ciencias del comportamiento, particularmente de la sicología, sociología y antropología.

Estimación de Vendedores:

Muchas compañías requieren que sus vendedores preparen estimaciones anuales de ventas de los productos, ya que conocen mejor las condiciones locales y el potencial de los clientes Observaciones: La base sobre la cual descansa el presupuesto de venta y las demás partes del presupuesto maestro, es él pronóstico de ventas, si este pronóstico ha sido elaborado cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal serian muchos más confiables, por ejemplo: Él pronóstico de venta suministra los gastos para elaborar los presupuestos de: Producción, Compras, Gastos de ventas, Gastos administrativos.

El pronóstico de venta empieza con la preparación de los estimados de venta, realizado por cada uno de los vendedores, luego estos estimados se remiten a cada gerente de unidad. Elaboración de un presupuesto de venta se inicia con un básico que tiene líneas diversas de productos para un mismo rubro el cual se proyecta como pronóstico de ventas por cada trimestre.

Presupuesto Financiero:

Sirve para manejar el dinero se hace mensualmente y se muestran ingresos y gastos; da una idea de dónde viene el dinero y a dónde va. Todos los gastos son revisados, y los necesarios son incluidos en el presupuesto y los innecesarios eliminados o reducidos. El presupuesto incluye los gastos previstos y un margen para los imprevistos. Los ahorros y las inversiones deben ser parte del proceso de cotización.

Este presupuesto debe ser dividido mensualmente, ya que obliga a realizar controles y ajustes en función de los hechos producidos en el mes. Incluso el presupuesto financiero del mes que inicia debe ser presentado con apertura semanal porque acorta los periodos de incertidumbre y a quien lo elabora permite definir las prioridades en función del grado de cumplimiento que vaya teniendo el mismo.

Se le llama presupuesto al cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual o plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

La Planificación Financiera implica una serie de herramientas que van a permitir con base en los análisis y observaciones correspondientes, no solo prever el futuro probable de una empresa, sino también fijar los objetivos y metas primordiales. No existe un plan perfecto, pero se puede realizar uno probable y posibles escenarios alternativos, que se pueden ir ajustando en el tiempo para tratar de obtener el mejor posible.

Resulta por demás importante señalar que la planeación financiera, es el momento más importante desde el cual se definen las metas y objetivos que la empresa pretende obtener de su operatividad.